Вопрос о необходимости фиксировать факт ознакомления работника с внесённой записью в трудовую книжку возникает регулярно как у кадровых специалистов, так и у самих сотрудников; Ниже рассмотрим нормативную базу, практику применения и рекомендации по оформлению такого ознакомления.

Что говорит законодательство

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждённый Приказом Минтруда России от № 69, с изменениями и дополнениями, действующими на 2022 год). В нём указано:

• После внесения записи в трудовую книжку работник подписывается на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, подтверждая правильность внесённых сведений.
• Отдельная пометка «ознакомлен» в самой трудовой книжке не предусмотрена.
• Для подтверждения факта ознакомления достаточно подписи работника в личной карточке (или ином внутреннем документе организации).

Таким образом, законодательно требование ставить надпись «с записью в трудовой книжке ознакомлен» непосредственно в трудовой книжке отсутствует.

Практика и позиция контролирующих органов

Несмотря на отсутствие прямого предписания, на практике некоторые инспекторы труда делают замечания о необходимости фиксировать ознакомление. Это связано с:

• Желанием иметь документальное подтверждение того, что работник был извещён о внесении записи (особенно важно при увольнении).
• Внутренними регламентами организаций, где в локальных актах прописывается процедура ознакомления с записями в трудовой книжке.

Однако судебная практика и разъяснения контролирующих органов (например, ответы службы правового консалтинга ГАРАНТ за февраль 2024 г.) указывают, что:

• Запись об ознакомлении в трудовой книжке не является обязательной;
• Достаточно подписи работника в личной карточке или ином внутреннем документе, подтверждающем факт ознакомления;
• Дополнительные формулировки типа «ознакомлен», «сведения подтверждаю» и т.п. могут быть признаны излишними и даже ошибочными, если они не соответствуют установленному порядку.

Где следует фиксировать ознакомление?

Согласно разъяснениям, работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке:

1. В отделе кадров организации, где он работает (или работал до увольнения).
2. Оформление осуществляется в личной карточке работника (или в специальном журнале ознакомления).
3. При увольнении подпись об ознакомлении с записью об увольнении ставится также в личной карточке, а не в трудовой книжке.

Пример оформления в личной карточке:

Личная карточка работника № 12345
Запись в трудовой книжке: «Принят на работу инженером‑программистом».
Ознакомлен: ___________________ (подпись работника)

Образец надписи «с записью в трудовой книжке ознакомлен»

Если организация всё же решает использовать такую пометку (например, по внутреннему регламенту), то её следует оформлять следующим образом:

• Поместить надпись на внутренней стороне задней обложки трудовой книжки или на отдельном листе, приклеенном к ней.
• Формулировка: «С записью в трудовой книжке ознакомлен».
• Под подписью работника указывается дата ознакомления.
• Важно не вносить никаких дополнительных комментариев, которые могли бы быть расценены как изменение записи в трудовой книжке.

Однако, как отмечают эксперты, такая практика избыточна и может привести к недоразумениям при проверках.

• Законодательно требование ставить пометку «ознакомлен» непосредственно в трудовой книжке отсутствует.
• Достаточно подписи работника в личной карточке (или ином внутреннем документе), подтверждающей факт ознакомления с записью.
• Если организация решает использовать дополнительную пометку, она должна быть оформлена строго согласно внутренним регламентам и не должна изменять содержание трудовой книжки.
• При увольнении подпись об ознакомлении с записью об увольнении также ставится в личной карточке, а не в трудовой книжке.

Следовательно, для соблюдения трудового законодательства достаточно обеспечить ознакомление работника с записью в трудовой книжке через внутренние документы организации, а отдельная запись «с записью в трудовой книжке ознакомлен» в самой трудовой книжке не является обязательной.