Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Помимо сведений о местах работы, должностях и периодах занятости, в неё вносятся сведения о поощрении работника. Ниже подробно рассмотрено, что считается поощрением, какие нормативные акты регулируют его внесение, как оформляется запись и какие особенности существуют в условиях перехода на электронные трудовые книжки.

Что такое поощрение работника?

Поощрение – это форма признания заслуг сотрудника, выражаемая в материальной или нематериальной форме. Оно направлено на:

укрепление мотивации и повышение эффективности труда;
формирование корпоративной культуры, основанной на признании достижений;
подтверждение профессионального роста сотрудника.

Поощрения делятся на две основные группы:

Материальные поощрения – денежные премии, бонусы, выплаты за выслугу лет, подарочные сертификаты, ценные подарки и т.п.
Нематериальные (моральные) поощрения – объявление благодарности, грамоты, почётные звания, занесение в Доску почёта, публикация в корпоративных изданиях и др.

Важно, что любое поощрение, оформленное в соответствии с внутренними локальными актами организации и Трудовым кодексом РФ, подлежит внесению в трудовую книжку.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие внесение сведений о поощрении, содержатся в:

Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 191 – «Поощрения за труд». В ней перечислены виды поощрений и указано, что сведения о них вносятся в трудовую книжку работника.
Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в редакции, действующей на 2026 г.); В пункте 4.2 указано, что в разделе «Сведения о награждении» фиксируются все виды поощрений, предусмотренные ст. 191 ТК РФ.
Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – регулирует переход на электронный формат и сохраняет требование о внесении сведений о поощрении.
Внутренние локальные нормативные акты организации (Положение о поощрении сотрудников, коллективный договор, внутренний регламент кадровой работы). Они должны соответствовать ТК РФ и не могут ухудшать положение работника.

С 2021 г. при приёме на работу впервые оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажный вариант сохраняется для тех, кто уже имел его до указанной даты или выбрал его добровольно.

Где и как фиксируется поощрение в трудовой книжке?

В бумажной трудовой книжке существует специальный раздел:

Раздел IV. Сведения о награждении

В этом разделе делается запись по следующему шаблону:

Дата внесения записи: DD.MM.YYYY
Основание: Приказ № ___ от DD.MM.YYYY «О поощрении за …»
Вид поощрения: [премия, благодарность, грамота и т.п.]
Краткое описание: [за что присуждено – например, «за успешное выполнение проекта X», «за высокие показатели по продажам за квартал»]
Сумма (если материальное): XXX руб.
Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

В электронной трудовой книжке запись формируется в виде структурированного XML‑элемента, соответствующего утверждённому формату. Пример фрагмента:

<RewardInfo>
 <Date>2025-09-15</Date>
 <OrderNumber>123</OrderNumber>
 <OrderDate>2025-09-10</OrderDate>
 <RewardType>Премия</RewardType>
 <Description>За успешное завершение проекта «Автоматизация учета»</Description>
 <Amount>15000</Amount>
 <Currency>RUB</Currency>
</RewardInfo>

После внесения записи в ЭТК данные автоматически передаются в ПФР и становятся доступными для проверки при назначении пенсии, пособий и при приёме на новую работу.

Какие выплаты и поощрения подлежат внесению?

Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от № 14‑1/…), в трудовую книжку вносятся:

Единовременные премии, связанные с выполнением производственных планов, выполнение отдельных заданий, юбилейные выплаты.
Регулярные надбавки за выслугу лет, если они оформлены как поощрение (а не как часть оклада).
Денежные вознаграждения за рационализаторские предложения, изобретения, участие в конкурсах профессионального мастерства.
Нематериальные поощрения: объявление благодарности, вручение грамоты, почётного знака, занесение в Доску почёта, присвоение звания «Лучший сотрудник года» и т.п.
Поощрения, связанные с охраной труда (например, награды за нулевой уровень травматизма).

Не вносятся:

Обычная заработная плата, надбавки за вредность, ночные смены, если они не оформлены как поощрение.
Компенсационные выплаты (например, за проезд, питание), если они не связаны с заслугами сотрудника.
Штрафы и дисциплинарные взыскания (они фиксируются в разделе «Сведения о дисциплинарных взысканиях»).

Порядок внесения записи о поощрении

Издание локального нормативного акта (приказ, распоряжение) о поощрении конкретного сотрудника.
Оформление документа‑основания – копия приказа прикладывается к личному делу работника.
Подготовка записи кадровиком согласно установленному шаблону (см. пункт 3).
Внесение записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа.
Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печатью организации.
Информирование работника – сотруднику выдаётся выписка из трудовой книжки или уведомление о внесении записи (по запросу).

При переходе на электронный форказ запись формируется в системе кадрового учёта и автоматически отправляеться в ПФР. Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Особенности в условиях цифровизации (2021‑2026 гг.)

Обязательный переход на ЭТК с 2021 г. для всех newly hired сотрудников. Бумажная книжка ведётся только по заявлению работника или если он уже имел её до указанной даты.
Единый формат записи утверждён Приказом Минтруда от № 864н. Он включает обязательные поля: дата, номер и дата приказа, вид поощрения, описание, сумма (если есть).
Проверка данных – при приёме на новую работу новый работодатель может запросить выписку из ЭТК через ПФР, где отражены все поощрения за весь трудовой стаж.
Хранение электронных копий – организации обязаны хранить сканы приказов о поощрении не менее 50 лет (согласно Федеральному закону «О персональных данных»).

Практические рекомендации для кадровых служб

Регулярно обновлять Положение о поощрении сотрудников в соответствии с изменениями ТК РФ и разъяснениями Минтруда.
Вести журнал регистрации поощрений (номер приказа, ФИО сотрудника, вид поощрения, дата внесения в ТК). Это упрощает подготовку выписок и контроль за своевременностью внесения.
Обеспечивать обучение ответственных сотрудников работе с электронной трудовой книжкой (ввод данных, проверка корректности, выгрузка выписок).
Проводить внутренний аудит записей о поощрении раз в год, чтобы выявить возможные пропуски или несоответствия.
При наличии споров о законности поощрения (например, работник оспаривает премию) сохранять полный пакет документов: приказ, расчёт премий, подписи, протоколы комиссии.

Внесение сведений о поощрении работника в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент подтверждения трудовой стажи и профессиональных достижений. Чёткое соблюдение требований ст. 191 ТК РФ, приказов Минтруда и внутренних нормативных актов гарантирует, что запись будет иметь юридическую силу и будет учтена при назначении пенсии, социальных выплат и при приёме на новую работу.

В условиях повсеместной цифровизации процесс стал более прозрачным и доступным: электронная трудовая книжка позволяет мгновенно получать выписки, а работодатели – оперативно передавать данные в ПФР; Тем не менее, основные принципы остаются неизменными: поощрение должно быть документально оформлено, соответствовать внутренним локальным актам и быть внесено в трудовую книжку в установленные сроки.

Соблюдение этих правил укрепляет доверие между работником и работодателем, повышает мотивацию персонала и обеспечивает законность кадрового документооборота.