Поощрение сотрудников за добросовестный труд и профессиональные достижения — это важная часть кадровой политики любой организации. Помимо материальной мотивации, огромную роль играет моральное стимулирование. Однако мало просто объявить благодарность или вручить почетную грамоту: любую награду необходимо правильно оформить документально. Одним из ключевых этапов является занесение записи о поощрении в трудовую книжку работника.
В данной статье мы подробно разберем, какие именно поощрения подлежат обязательному отражению в трудовой книжке, как правильно заполнить соответствующий раздел, и какие нюансы существуют с учетом современных реалий (включая электронные трудовые книжки).
Какие поощрения заносятся в трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях за трудовые заслуги. К наиболее распространенным видам поощрений, которые необходимо фиксировать в этом документе, относятся:
- Объявление благодарности;
- Награждение ценным подарком;
- Награждение почетной грамотой;
- Награждение нагрудным знаком;
- Занесение на Доску почета;
- Присвоение почетных званий, действующих в данной организации;
- Награждение государственными наградами и присвоение государственных почетных званий.
Также в этот список входят другие виды поощрений, которые предусмотрены законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставами и положениями о дисциплине.
Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку?
Очень важно помнить: сведения о премиях и прочих регулярных выплатах, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются по результатам регулярной работы, в трудовую книжку не заносятся. Премии, выплачиваемые ежемесячно, ежеквартально или по итогам года как часть зарплаты, отражаются только в приказах и расчетных ведомостях.
Раздел «Сведения о награждении (поощрении)»
Для внесения информации о наградах в бланке трудовой книжки предусмотрен отдельный раздел, который так и называется — «Сведения о награждении (поощрении)». Заполняется он по тем же строгим правилам, что и раздел «Сведения о работе».
Как показывает практика, кадровые службы часто неохотно вносят записи о поощрениях, стараясь минимизировать бумажную работу. Однако это нарушение: если работодателем издан приказ о поощрении, запись в трудовой книжке (при ее ведении) обязательна.
Пошаговая инструкция: как внести запись
Поощрение работника необходимо отразить в нескольких кадровых документах: докладной записке, приказе и, собственно, трудовой книжке. Внесение записи происходит на основании нормативного акта работодателя (приказа).
Сроки внесения
Благодарность или иное поощрение заносится в трудовую книжку сотрудника в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. В завершение процедуры с приказом необходимо ознакомить работника под подпись.
Правила заполнения граф
В разделе «Сведения о награждении» имеется четыре графы, которые заполняются следующим образом:
- Графа 1 — проставляется номер записи (нарастающим итогом от предыдущей записи в этом разделе, а не сквозной от раздела «Сведения о работе»).
- Графа 2 — вписывается дата поощрения (награждения).
- Графа 3, указывается наименование работодателя (полное и сокращенное, если оно имеется). Если награждение производится по инициативе работодателя, в этой же графе после наименования организации вписывается вид поощрения (например: «Объявлена благодарность» или «Награжден почетной грамотой»).
- Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение), со ссылкой на его дату и номер (например: «Приказ от № 45-к»).
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
В 2026 году многие работники уже перешли на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности. Это порождает закономерный вопрос: нужно ли вносить данные о поощрении в электронную трудовую книжку?
Если сотрудник полностью перешел на ЭТК и бумажная книжка ему больше не выдается работодателем, то данные о поощрении необходимо передавать в электронном виде в Пенсионный фонд России (СФР) в рамках отчетности по форме ЕФС-1. При этом бумажную книжку (если она не была уничтожена/сдана работником) заполнять не нужно.
Однако, если работник сохранил бумажную трудовую книжку (не подал заявление о переходе на ЭТК), работодатель обязан дублировать запись: и вести бумажный носитель, и сдавать электронные отчеты. Запись о поощрении нужно внести в трудовую книжку (в случае ее ведения).
Исправление ошибок
Если при внесении записи о поощрении была допущена ошибка (например, неверно указан номер приказа или дата), исправлять ее нужно по общим правилам. Вносить исправления путем зачеркивания в разделе «Сведения о награждении» не допускается.
Для исправления необходимо признать запись недействительной. Под следующим порядковым номером вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильный вариант текста о поощрении;
Грамотное и своевременное занесение записи о поощрении в трудовую книжку, это не просто формальность, а подтверждение профессионального пути сотрудника. Для работника каждая запись в этом разделе — предмет гордости и весомый аргумент при трудоустройстве в будущем. Для работодателя, это соблюдение трудового законодательства и демонстрация внимания к достижениям коллектива. Главное — четко следовать инструкции: опираться на приказ, соблюдать пятидневный срок и аккуратно заполнять все четыре графы специального раздела.