Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональные достижения работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о наградах и поощрениях, связанных с трудовыми заслугами. Однако на практике часто встречается ситуация, когда в трудовой книжке отсутствуют записи о поощрениях. В данной статье подробно рассмотрим, почему так происходит, какие нормативные акты регулируют внесение таких сведений, что можно и нельзя фиксировать, а также как исправить отсутствие или ошибочно внесённые записи.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 191 (поощрение за трудовые заслуги).
- Правила ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 225) – п. 25, п. 46.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда РФ от № 69) – разделы о награждениях.
- Федеральный закон «О государственных наградах Российской Федерации» – перечень наград, подлежащих внесению.
Согласно пункту 25 Правил 225, в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые:
- являются наградами (грамоты, благодарности, премии, подарки и т.п.),
- оформлены соответствующим документом (приказ, распоряжение, постановление),
- выплачены или объявлены работодателем на основании ст. 191 ТК РФ.
Все остальные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (регулярные премии, надбавки, компенсации и т.д.), не вносятся в трудовую книжку (п. 25 Правил 225, п. 46 Инструкции 40).
Почему в трудовой книжке может не быть записей о поощрениях?
Отсутствие инициативы работника
Сведения о поощрениях вносятся исключительно по инициативе работника. Если сотрудник не предоставил работодателю документ о награде (например, копию грамоты или приказ), запись не делается.
Поощрение не относится к трудовым заслугам
Неформальные знаки внимания (рукопожатие, памятное фото, корпоративный сувенир без официального оформления) не считаются поощрением в смысле ТК РФ и therefore не фиксируются.
Премия, предусмотренная системой оплаты труда
Регулярные премии, квартальные бонусы, надбавки за выслугу лет – это часть оплаты труда, а не поощрение за конкретные трудовые заслуги. По п. 25 Правил 225 такие выплаты в трудовую книжку не вносятся.
Отсутствие соответствующего документа у работодателя
Если работодатель не издал приказ о награждении (например, благодарность выражена устно), то основания для внесения записи нет.
Ошибки при ведении книжки
Иногда кадровый специалист просто пропускает этап внесения сведений, считая, что запись не обязательна, либо ошибочно относит поощрение к разряду «премии по системе оплаты труда».
Что можно и нельзя вносить в трудовую книжку?
| Вид поощрения | Можно ли вносить? | Комментарий |
|---|---|---|
| Государственные награды (ордена, медали, звания) | Да | Оформляются указом Президента РФ, запись обязательна. |
| Ведомственные награды (министерства, ведомства) | Да | Требуется приказ министерства/ведомства. |
| Благодарность, грамота от работодателя | Да | Необходим приказ о поощрении. |
| Премия, выплаченная по результатам конкурса, смотра, смотра‑конкурса | Да | Если премия оформлена как поощрение (приказ о награждении). |
| Регулярная премия, надбавка, компенсация (по тарифной ставке, окладу) | Нет | Отнесена к оплате труда (п. 25 Правил 225). |
| Подарок, сувенир без официального оформления | Нет | Не считается поощрением в трудовом смысле. |
| Рукопожатие, verbal благодарность | Нет | Не документировано. |
Примечание: Если премия выплачивается разово и явно связана с конкретным достижением (например, «за успешное выполнение проекта X»), её можно оформить как поощрение и внести в трудовую книжку, при условии наличия приказа о награждении.
Порядок внесения записи о поощрении
- Получение документа о награде – приказ, распоряжение, грамота, благодарность и т.п.
- Сотрудник подаёт заявление (по желанию) с просьбой внести сведения в трудовую книжку.
- Кадровая служба проверяет документ на соответствие требованиям ТК РФ и Правил 225.
- Заполнение графы трудовой книжки:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата награждения (день, месяц, год).
- Графа 3 – кем награждено (наименование организации, орган, лицо).
- Графа 4 – вид и основание поощрения (например, «Благодарность за высокие показатели в выполнении годового плана»).
- Подпись и печать – ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если имеется).
- Внесение в электронный реестр (при ведении электронных трудовых книжек).
Если работник не предоставил документ, но считает, что заслужил поощрение, он может запросить у работодателя копию приказа о награждении (ст. 62 ТК РФ). Отказ работодателя без законных оснований может быть обжалован в трудовой инспекции или суде.
Как исправить отсутствие или ошибочную запись?
Внесение пропущенной записи
Если поощрение было, но запись не сделана, сотрудник предоставляет соответствующий документ (приказ, грамоту) и пишет заявление о внесении сведения. Кадровая служба делает запись в соответствии с пунктом 4 выше.
Исправление ошибочной записи
Ошибка может состоять в:
- неверной дате;
- неправильном указании награждающего органа;
- внесении премии, которая не относится к поощрению.
Для исправления:
- Сотрудник пишет заявление о необходимости исправления записи, указывая, в чём именно ошибка.
- Кадровая служба проверяет документы и, если ошибка подтверждается, делает запись исправления:
- В графе 1 указывается порядковый номер исправляемой записи.
- В графе 2 – дата исправления.
- В графе 3 – «Запись исправлена» и ссылка на основание (приказ, справка).
- В графе 4 – правильная информация.
- Ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.
Если ошибка связана с внесением премии, которая не должна быть в трудовой книжке, запись просто аннулируется (делается запись об исправлении с указанием, что предыдущая запись ошибочна и подлежит аннулированию).
Обращение в государственные органы
Если работодатель отказывается вносить или исправлять запись без законных оснований, сотрудник может:
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой.
- Подать иск в суд о защите трудовых прав (ст. 352 ТК РФ).
- Воспользоваться услугами профсоюзного представителя, если таковой имеется.
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников
- Храните все документы о наградах (приказы, грамоты, благодарности) в личном деле.
- При получении поощрения сразу запрашивайте у отдела кадров копию приказа или иного подтверждающего документа.
- Если запись не сделана, напишите заявление о внесении сведения в трудовую книжку – это ваше право.
- Периодически проверяйте трудовую книжку на наличие всех необходимых отметок.
Для работодателей
- Ведите реестр всех изданных приказов о поощрениях, чтобы избежать пропусков при внесении в трудовые книжки.
- Обучайте кадровых специалистов правилам пункта 25 Правил 225 и п. 46 Инструкции 40.
- При выдаче грамоты или благодарности сразу оформляйте приказ о награждении – это упростит последующее внесение сведений.
- Если работник просит внесение сведения, не отказывайте без законного основания; отказ может повлечь административную ответственность.
Отсутствие записей о поощрениях в трудовой книжке не всегда свидетельствует о недочётах работника. Чаще всего это связано с отсутствием инициативы со стороны сотрудника, неправильным пониманием того, что считается поощрением в трудовом смысле, либо с ошибками кадровой службы. Знание нормативной базы (ТК РФ, Правила 225, Инструкция 40) позволяет как работникам, так и работодателям корректно оформлять и вносить сведения о наградах, избегая споров и обеспечивая полноту трудовой истории.
Помните: трудовая книжка – это не только подтверждение стажа, но и отражение профессиональных достижений. Поэтому своевременное внесение записей о поощрениях повышает ценность документа как для самого работника, так и для будущих работодателей.