Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовую биографию работника. Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении, в неё вносят информацию о наградах и поощрениях за трудовые заслуги. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, виды поощрений, порядок их внесения и практические примеры.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 191 ТК РФ работодатель имеет право поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Поощрение может выражаться в форме:

• объявления благодарности;
• выдачи премии;
• награждения ценным подарком;
• почётной грамоты;
• представления к званию «Лучший по профессии» и др.

Статья 191 ТК не обязывает работодателя вносить сведения о поощрении в трудовую книжку, но предоставляет такую возможность.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжек регламентируется Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила).

В соответствии с пунктом 24 Правил в трудовую книжку необходимо вносить следующие сведения о поощрении сотрудника:

1. наименование поощрения (премия, благодарность, грамота и т.п.);
2. дата вынесения решения о поощрении;
3. основание (номер и дата приказа, распоряжения, протокола и т.д.);
4. краткое описание заслуг, за которые объявлено поощрение;
5. подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).

Какие поощрения подлежат занесению

Не всякая выплата или благодарность фиксируется в трудовой книжке. Закон выделяет следующие категории:

• Поощрения, установленные локальными нормативными актами (положения о премировании, системе поощрений и т.п.), если они носят характер нерегулярных, разовых выплат;
• Почётные грамоты, благодарности, благодарственные письма, объявленные приказом руководителя;
• Награды от профсоюзных органов, государственных władстей (например, благодарность Министерства труда);
• Ценные подарки, сувениры, врученные в связи с трудовыми достижениями (при условии, что они оформлены как поощрение).

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, премии, выплачиваемые в рамках системной оплаты труда (например, ежемесячная надбавка за выслугу лет) не подлежат обязательному внесению в трудовую книжку, если они не оформлены как отдельное поощрение.

Порядок внесения записи о поощрении

1. Подготовка документа‑основания – издаётся приказ (распоряжение) о поощрении, в котором указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • вид поощрения;
   • дата и основание (например, «за успешное выполнение проекта X»);
   • реквизиты приказа (номер, дата).
2. Внесение в трудовую книжку – запись делается в разделе «Сведения о награждении» (обычно это второй раздел после сведений о работе). Запись оформляется следующим образом:
   • в первой колонке – дата внесения записи (обычно совпадает с датой приказа);
   • во второй колонке – наименование поощрения;
   • в третьей колонке – серия и номер трудовой книжки (если требуется форма);
   • в четвертой колонке – подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
3. Подтверждение факта получения – работник расписывается в трудовой книжке рядом с записью (или в отдельном журнале получения), подтверждая, что сведения ему известны и верны.
4. Хранение – оригинал приказа о поощрении сохраняется в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению документов по личному составу).

Пример записи в трудовую книжку

Ниже представлен типовой шаблон записи о поощрении в виде благодарности:

Дата внесения записи: 
Сведения о награждении: Благодарность объявлена за успешное завершение проекта «Автоматизация учета» и достижение показателей эффективности на 115 % от плана.
Основание: Приказ генерального директора № 45 от «О объявлении благодарности сотруднику Ivanov I.I.».
Подпись: _____________________ / Петров С.В. (начальник отдела кадров)
Печать: [печать организации]

Если поощрение выражено в виде премии, запись может выглядеть так:

Дата внесения записи: 
Сведения о награждении: Премия в размере 20 000 руб. за выполнение квартального плана продаж.
Основание: Приказ директора по продажам № 12 от «О выплате премии за квартал I‑2026».
Подпись: _____________________ / Сидорова А;М. (главный бухгалтер)
Печать: [печать организации]

Что не вносится в трудовую книжку

• Премии, выплачиваемые регулярно в рамках системы оплаты труда (например, надбавка за вредность, ежемесячная надбавка за стаж), если они не оформлены как отдельное поощрение;
• Поздравления с праздниками, дни рождения, юбилеи (если они не связаны с трудовыми достижениями);
• Штрафы, выговоры и другие дисциплинарные взыскания (они фиксируются в разделе «Сведения о дисциплинарных взысканиях», а не о поощрении);
• Подарки, не связанные с трудовыми заслугами (например, новогодние сувениры всем сотрудникам).

Практические рекомендации для работодателей

1. Утвердить локальный нормативный акт (положение о поощрениях), в котором четко прописано, какие виды поощрений подлежат занесению в трудовую книжку и какой порядок оформления.
2. Обеспечить единообразие оформления: использовать одинаковые реквизиты (дата, номер приказа, формулировка) для всех записей, чтобы избежать разночтений при трудовой инспекции или при переходе сотрудника в другую организацию.
3. Обучить кадровую службу правилам внесения записей согласно пункту 24 Правил и статье 191 ТК РФ.
4. Хранить приказы о поощрении в личном деле сотрудника не менее срока хранения трудовой книжки (50 лет после увольнения).
5. Информировать сотрудников о том, что запись о поощрении внесена, и предоставить им возможность проверить её правильность.

Занесение поощрений в трудовую книжку – это не только дань уважения трудовому вкладу работника, но и важный элемент кадрового документооборота, подтверждающий профессиональные достижения сотрудника. Соблюдение норм ТК РФ и Правил ведения трудовых книжек гарантирует легитимность записей, защищает интересы как работника, так и работодателя, и облегчает последующее подтверждение трудового стажа и квалификации при приёме на новую работу, назначении пенсии или получении государственных наград.

Следуя изложенным выше рекомендациям, организации смогут корректно и своевременно отражать в трудовых книжках все виды поощрений, тем самым повышая прозрачность трудовых отношений и мотивируя коллектив на дальнейшие успехи.