Вкладыш в трудовую книжку, это важный документ, который используется для расширения основного блока записей или для внесения информации, если страницы трудовой книжки закончились․ Порча вкладыша (например, ошибка при заполнении, повреждение бумаги, неправильное вшивание) — ситуация, требующая грамотного и законного решения․ Неправильные действия могут привести к признанию записи недействительной и проблемам с подтверждением трудового стажа․
Почему вкладыш может быть признан испорченным?
Испорченным вкладышем считается бланк, который:
- Содержит грубые ошибки в данных (ФИО, даты, названия организаций, номера документов)․
- Был заполнен карандашом или неразборчивым почерком․
- Имеет физические повреждения (порван, замыт, испачкан)․
- Был вшит с нарушением правил (не ровно, с перекосом, повредив обложку)․
- Не подписан или не заверен печатью, если это требуется․
Алгоритм действий при порче вкладыша
Действия зависят от того, была ли уже внесена запись в испорченный вкладыш․
Если запись в вкладыше еще НЕ внесена (ошибка при заполнении до вшивания)
В этом случае испорченный бланк не имеет юридической силы, так как не содержит заверенных данных․
- Составьте акт об уничтожении испорченного бланка вкладыша․ В акте укажите: номер испорченного бланка, причину порчи, дату и подписи ответственных лиц (обычно специалиста по кадрам и бухгалтера)․
- Уничтожьте бланк․ Порча бланков документов с защитой (к которым относятся бланки трудовых книжек и вкладышей) должна проводиться с соблюдением порядка, установленного для таких документов․ Чаще всего это методом перемалывания или сжигания с составлением соответствующего акта․
- Возьмите новый бланк вкладыша из запаса организации․
- Правильно заполните новый вкладыш и вшейте его в трудовую книжку в соответствии с правилами․
Если запись в вкладыше уже внесена и вшита (ошибка обнаружена после)
Здесь ситуация сложнее, так как испорченный вкладыш уже является частью документа․
- Не пытайтесь вырвать или склеить испорченный вкладыш! Это будет считаться подделкой документа․
- Составьте служебную записку или приказ о признании записи в данном вкладыше недействительной․ Укажите причину (ошибка, порча)․
- Оформите новый (дубликат) вкладыш; В новый вкладыш вносится та же запись, что и в испорченный, но уже без ошибок․
- Внесите сведения о новом вкладыше в ьный лист трудовой книжки․ На поле «Сведения о работе» (или в разделе «Сведения о работе» на обороте ьного листа) делается запись: «В связи с порчей вкладыша от [дата порчи] № [номер испорченного вкладыша] в настоящую трудовую книжку вшит вкладыш-дубликат от [дата нового вкладыша] № [номер нового вкладыша]»․
- Заверьте запись на ьном листе․ Подпись руководителя и печать организации․
- Привяжите новый вкладыш к трудовой книжке․ С 1 сентября 2021 года обязательное вшивание вкладышей не предусмотрено (п․ 20 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от № 667н)․ Однако для обеспечения сохранности и целостности документа, особенно если испорченный вкладыш остается внутри, рекомендуется аккуратно пришить новый вкладыш к обложке или внутреннему блоку ниткой или скрепить его с помощью корешка, не нарушая целостности испорченного․ Важно: Если испорченный вкладыш извлекается, он должен быть возвращен работнику с accompanying документом (актом) или уничтожен по акту, а в книжке остается только новый вкладыш․
- Сделайте отметку в журнале учета вкладышей․ Учтите выданный дубликат и факт уничтожения/изъятия испорченного бланка․
Ключевые документы и правила
При работе с испорченными вкладышами необходимо руководствоваться:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 62, 65, 66)․
- Приказом Минтруда России от № 667н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек․․․»․ Этот документ с отменил обязательное вшивание вкладышей, но сохранил требование об их оформлении и приобщении к книжке․
- Правилами учета бланков документов с определенной степенью защиты․ Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к таким документам․ Их получение, хранение, списание и уничтожение должны быть отражены в специальном журнале учета․
Важные нюансы на 2026 год:
- Действие бланков старого образца․ Бланки трудовых книжек и вкладышей старого (до 2021 г․) образца, имеющиеся у работодателей, действительны и могут использоваться без ограничения срока (п․ 2 Постановления Правительства РФ от № 1124)․
- Дубликат вкладыша vs․ Дубликат всей книжки․ Если испорчен вкладыш, на котором была запись о работе у текущего работодателя, то оформляется дубликат именно вкладыша․ Если же порча произошла с вкладышем, содержащим запись о работе у предыдущего работодателя, и этот работодатель больше не существует (ликвидирован), то для восстановления записи может потребоваться оформить дубликат всей трудовой книжки через орган, хранящий её архив (например, через отдел кадров текущего работодателя на основании архивной выписки)․
Образец записи на ьном листе при замене вкладыша
В разделе «Сведения о работе» (на обороте ьного листа или на первом свободном листе) делается следующая запись:
«В связи с порчей вкладыша от № 5/А в настоящую трудовую книжку вшит вкладыш-дубликат от № 5/Б․»
Дата _________________ Подпись _________________ (ФИО руководителя)
Печать организации
- Не паниковать․ Порча вкладыша, исправимая ситуация․
- Не уничтожать и не изменять испорченный вкладыш тайно․ Все действия должны быть документально оформлены․
- Составляйте акт․ Это основной документ, подтверждающий факт порчи и уничтожения/изъятия бланка․
- Ведите журнал учета вкладышей․ В нем фиксируйте все поступление, выдачу, списание и уничтожение бланков․
- Следите за актуальностью форм․ Используйте только действующие бланки установленного образца․
- При сомнениях — консультируйтесь․ Обратитесь в кадровую службу, бухгалтерию или юридический отдел вашей организации, либо в государственную инспекцию труда․
Правильное оформление замены испорченного вкладыша гарантирует, что запись о трудовом стаже будет считаться действительной и не вызовет проблем при увольнении, оформлении пенсии или при трудоустройстве в будущем․