С 1 января 2023 г. по 1 сентября 2027 г. действует новая форма трудовой книжки. В её составе появился отдельный вкладка, который оформляется как отдельный документ‑вкладыш. Главное отличие – необходимость указывать порядковый номер вкладыша, что упрощает учёт и контроль трудовой деятельности работников.

Что такое порядковый номер вкладыша?

Порядковый номер – это уникальный идентификатор каждого вкладыша, который нужен для:

• отслеживания количества оформленных вкладышей;
• быстрого поиска нужного документа в архиве;
• формирования отчётности по структуре трудовых книжек.

Номер присваивается последовательно, начиная с 1, и указывается в правом верхнем углу первой страницы вкладыша.

Как выглядит пример оформления?

Вкладка № 1
(далее – данные о работе, период, подпись и т.д.)

Как оформить и заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Ниже перечислены основные шаги, которые следует выполнить при подготовке вкладыша:

1. Подготовка бланка. С 2023 г. в организации используют новые формы, утверждённые Министерством труда. На листе указывается логотип организации, реквизиты и надпись «Вкладка в трудовую книжку».
2. Указание порядкового номера. В правом верхнем углу первой страницы пишется «Вкладка № X», где X – номер текущего вкладыша.
3. Заполнение реквизитов.
   • ФИО сотрудника;
   • Дата рождения;
   • Дата начала работы;
   • Должность и подразделение;
   • Сведения о трудовом статусе (полный/частичный рабочий день).
4. Запись сведений о трудовых отношениях. В каждом вкладыше указываются:
   • Трудовые договоры;
   • Периоды работы;
   • Изменения условий труда;
   • Отзывы о работе.
5. Подписи сторон. В конце документа ставятся подписи работника и руководителя (или уполномоченного лица).
6. Сдача в кадровый отдел. После заполнения вкладыш передаётся в отдел кадров для внесения в основной трудовой документы.

Важно!

Если вкладыш оформлен без указания порядкового номера, он считается недействительным для целей бухгалтерского учёта и может вызвать замечания при проверке.

Действителен ли сам по себе вкладыш без основной трудовой книжки?

Согласно действующему ТК РФ, вкладка в трудовую книжку не может выступать самостоятельным документом. Она оформляется только в комплекте с основной записью в книжке.

• Если у сотрудника нет основной трудовой книжки, то вкладыш оформляется в виде отдельного документа‑вкладыша, который затем привязывается к новой книжке.
• При переходе на электронные формы вкладыш может быть загружен в электронную систему, но его «порядковый номер» всё равно фиксируется в бумажном экземпляре.

Таким образом, отдельный вкладыш без привязки к основной книжке не имеет юридической силы.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года?

Новые формы отличаются рядом особенностей:

• Увеличенный объём полей. Добавлены отдельные строки для указания порядкового номера вкладыша.
• Обновлённый дизайн. На листе размещён логотип организации и подпись уполномоченного лица.
• Упрощённые реквизиты. Убраны избыточные подписи, оставлены только обязательные.
• Электронный контроль. При вводе данных в электронную форму система автоматически генерирует и фиксирует порядковый номер.

Эти изменения направлены на повышение прозрачности и удобства работы кадровых служб.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать старый бланк трудовой книжки до 2027 г.? Да, если в нём уже есть заполненные записи. Однако новые вкладыши должны оформляться только по новой форме.
2. Нужен ли порядковый номер, если вкладыш оформлен в электронном виде? Да. Даже в электронных системах номер фиксируется в метаданных документа и отображается в отчётах.
3. Что делать, если номер пропущен при заполнении? Нужно сразу добавить номер в правом верхнем углу и обновить соответствующую запись в системе.
4. Можно ли объединить несколько вкладышей в один документ? Нет. Каждый период работы оформляется отдельным вкладышем с собственным номером.

Порядковый номер вкладыша – обязательный элемент новой формы трудовой книжки, который обеспечивает удобный учёт и контроль трудовых отношений. Правильное оформление и своевременное заполнение вкладыша позволяют избежать юридических проблем и упростить работу кадрового отдела.

Запомните:

• Номер указывается в правом верхнем углу первой страницы;
• Вкладка не может существовать без основной трудовой книжки;
• С 2023 г. используем только новые бланки, утверждённые Министерством труда.

Соблюдая эти правила, вы сможете без проблем вести кадровую документацию и успешно проходить проверки.