Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Одним из обязательных реквизитов каждой записи является порядковый номер записи. Ошибки в этом поле встречаются достаточно часто и могут привести к недействительности документа, если их не исправить правильно и вовремя. В данной статье подробно рассмотрим, что такое порядковый номер, какие типичные ошибки с ним возникают, как их исправлять в соответствии с действующим законодательством и какие образцы оформления следует использовать.

Что такое порядковый номер записи в трудовой книжке

Порядковый номер – это последовательный номер, присваиваемый каждой новой записи в трудовой книжке. Он указывается в первой колонке (графе) раздела «Сведения о работе» и служит для:

• обеспечения хронологического порядка записей;
• удобства поиска нужной записи;
• подтверждения непрерывности трудового стажа.

Нумерация ведётся сквозно на протяжении всего периода ведения трудовой книжки, т.е. после последней записи следует присвоить следующий номер (например, если последняя запись имеет номер 15, новая запись получает номер 16).

Нормативная база, регулирующая ведение трудовой книжки

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1);
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и других правовых систем по исправлению ошибок в трудовой книжке.

Согласно пункту 4.2 указанного Приказа, исправление ошибок допускается только путём внесения новой записи с указанием, что предыдущая запись недействительна, и последующего дублирования правильной информации.

Типичные ошибки с порядковым номером

На практике встречаются следующие ситуации:

1. Пропуск номера – запись сделана без указания порядкового номера.
2. Дублирование номера – две разные записи имеют один и тот же номер.
3. Нарушение последовательности – номер записан не следующим за последним, а произвольно (например, пропущен номер или сделан скачок).
4. Запись номера в неправильную графу – номер ошибочно помещён, например, в графу даты или наименования организации.
5. Лишняя запись – внесена запись, которая не соответствует фактическим событиям, но получила собственный номер.

Все перечисленные ошибки требуют корректировки, иначе трудовая книжка может быть признана недействительной при обращении в Пенсионный фонд, при приёме на новую работу или при оформлении пенсии.

Порядок исправления ошибки порядкового номера

Согласно действующим нормативным актам, исправление производится следующим образом:

1. Определить место ошибки – найти строку, где порядковый номер указан неверно.
2. Не исправлять запись напрямую – нельзя просто зачёркивать неправильный номер и писать правильный над ним. Такое исправление считается недопустимым.
3. Внести новую запись после всех существующих записей в разделе «Сведения о работе».
4. Заполнить графы новой записи так:
• Графа 1 (порядковый номер) – указать следующий номер после последней корректной записи.
• Графа 2 (дата внесения исправления) – поставить текущую дату (день, месяц, год).
• Графа 3 (сведения о работе) – написать фразу: «Запись с номером [номер ошибочной записи] недействительна.»
• Графа 4 (основание внесения записи) – указать номер и дату приказа (распоряжения) о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д., которое подтверждает правильные сведения.
5. Дублировать правильную запись – сразу после исправительной строки вносится новая запись с верными данными (должность, отдел, дата приёма, номер и дата приказа и т.д.). Её порядковый номер будет следующим после номера исправительной записи.

Таким образом, ошибочная запись признаётся недействительной, а правильная информация сохраняется в трудовой книжке с соблюдением сквозной нумерации.

Пример исправления ошибки порядкового номера

Допустим, в трудовой книжке работника имеется следующая запись:

г. – принят на работу в ООО «Ромашка» инженером по труду (приказ № 45 от ).

При проверке выявлено, что номер 15 был присвоен ошибочно, так как предыдущая запись имела номер 13, а номер 14 был пропущен. Следовательно, правильный номер для этой записи должен быть 14.

Исправление выполняем так:

г. – Запись с номером 15 недействительна. (Основание: приказ № 45 от ).

г. – принят на работу в ООО «Ромашка» инженером по труду (приказ № 45 от ).

Таким образом, номера 15 и 16 заняты исправительной записью и пометкой о её недействительности, а правильная информация размещена под номером 17, сохраняя сквозную нумерацию.

Образец оформления исправления в трудовой книжке

Ниже представлен пример того, как должны выглядеть строки в трудовой книжке после внесения исправления. Для наглядности используем переносы строк (
) внутри одного абзаца.

г. – переведён на должность старшего инженера (приказ № 12 от ).
г. – Запись с номером 16 недействительна. (Основание: приказ № 78 от ).
г. – принят на работу в ООО «Ромашка» инженером по труду (приказ № 45 от ).
г. – уволен по собственному желанию (приказ № 102 от ).

Обратите внимание, что номера идут строго по порядку: 14 → 15 → 16 → 17.

Чего нельзя делать при исправлении порядкового номера

• Не стирать, не зачёркивать и не исправлять номер непосредственно в ошибочной строке.
• Не оставлять запись без указания, что она недействительна – такая запись будет считаться достоверной.
• Не присваивать новому правильному номеру тот же номер, что и ошибочной записи (это приведёт к дублированию номера).
• Не вносить исправление в другие разделы трудовой книжки (например, в раздел «Сведения о награждении») – исправление порядкового номера относится только к разделу «Сведения о работе».

Практические рекомендации для кадровых служб

1. При приёме на работу сразу проверяйте, что порядковый номер в трудовой книжке соответствует последней записи.
2. Весите журнал учёта issued трудовых книжек, где фиксируете последний использованный номер – это упростит контроль.
3. При обнаружении ошибки сразу же оформляйте акт о несоответствии и готовьте исправительную запись.
4. Храните копии приказов и распоряжений, на которые ссылаетесь в графе 4 исправительной записи – они могут потребоваться при проверке.
5. Обучайте сотрудников отдела кадров правилам внесения исправлений, используя внутренние инструкции и примеры из КонсультантПлюс.

Порядковый номер записи в трудовой книжке – важный элемент, обеспечивающий хронологичность и достоверность сведений о трудовой деятельности. Ошибки с этим реквизитом встречаются часто, но их исправление регламентировано чётко и однозначно: нельзя исправлять запись «на месте», необходимо вносить новую строку с пометкой о недействительности ошибочной записи и дублировать правильные данные под следующим номером. Соблюдение указанного порядка гарантирует, что трудовая книжка останется legally valid документом, а работник не столкнётся с проблемами при подтверждении своего стажа и при оформлении пенсии.

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям или нужна помощь в составлении исправительной записи, рекомендуем обратиться к специалисту отдела кадров или воспользоватся готовыми шаблонами из систем КонсультантПлюс, Гарант и других правовых баз.