С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Этот процесс завершится к 1 января 2026 года, после чего бумажные трудовые книжки будут выдаваться только по запросу работника․ Однако в переходный период возникают вопросы, связанные с корректным оформлением записей, особенно при отмене ранее внесенных записей о переходе на ЭТК․ В данной статье рассмотрены ключевые аспекты этой процедуры․

Нормативная база и основные положения

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы электронных трудовых книжек, является Федеральный закон от № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)․ Согласно статье 2 этого закона:

• Работники, изъявившие желание, могут перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде;
• Работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку при выдаче ее работнику;
• После перехода на ЭТК возврат к ведению бумажной трудовой книжки невозможен;
• Запись о переходе на электронную трудовую книжку должна быть внесена в обязательном порядке․

Когда необходимо аннулировать запись о переходе на электронную трудовую книжку?

Аннулирование записи может потребоваться в следующих случаях:

1. Ошибочное внесение записи — когда работодатель по ошибке внес запись о переходе на ЭТК, хотя работник не подавал соответствующего заявления;
2. Изменение решения работника — если работник сначала выбрал ЭТК, но затем изменил свое решение и предпочел бумажную форму;
3. Неправильное оформление — когда запись внесена с нарушением установленных требований;
4. Переход на новое место работы — если новый работодатель обнаружил в бумажной трудовой книжке запись о переходе на ЭТК, хотя предыдущий работодатель не имел права ее вносить․

Порядок аннулирования записи

Процедура аннулирования записи в трудовой книжке включает несколько этапов:

Подготовка документов

Работодатель должен подготовить следующие документы:

• Заявление работника (если аннулирование связано с его инициативой);
• Приказ об аннулировании записи;
• Сопроводительное письмо с разъяснением причин аннулирования;
• Новая редакция записи в трудовой книжке․

Внесение исправлений в трудовую книжку

Аннулирование записи производится путем:

• Зачеркивания неверной записи одной чертой;
• Внесения над зачеркнутой записью новой, корректной записи;
• Указания причины исправления (например, «Запись аннулирована в связи с изменением формы ведения трудовой книжки»);
• Подписи ответственного лица и печати организации (при наличии)․

Уведомление работника

Работник должен быть уведомлен о внесенных изменениях в письменной форме․ Это можно сделать:

• Под роспись в личном деле;
• Путем направления уведомления на электронную почту (при наличии согласия работника);
• Выдачей выписки из трудовой книжки․

Внесение изменений в журнал учета движения трудовых книжек

Все изменения должны быть зафиксированы в журнале учета движения трудовых книжек с указанием:

• Дата внесения изменений;
• Причина аннулирования;
• ФИО ответственного лица;
• Подпись․

Ответственность работодателя

Несоблюдение установленного порядка ведения и исправления записей в трудовой книжке может повлечь за собой:

• Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц);
• Возможные проблемы при назначении пенсии (если записи некорректны);
• Иски со стороны работников о возмещении ущерба․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет․ После перехода на электронную трудовую книжку возврат к бумажной форме невозможен․ Это прямо предусмотрено законом․

Как быть, если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК, но запись внесена?

В этом случае запись должна быть аннулирована․ Работодатель обязан внести исправления и уведомить работника․

Можно ли не вносить запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку?

Нет․ Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку при ее выдаче․

Что делать, если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности?

В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления․ При этом запись о переходе на ЭТК должна быть внесена․

Пошаговая инструкция для работодателя

Для корректного аннулирования записи о переходе на ЭТК следуйте данной инструкции:

1. Получите заявление от работника (если аннулирование связано с его инициативой);
2. Подготовьте приказ об аннулировании записи с указанием причин;
3. Внесите исправления в трудовую книжку (зачеркните неверную запись, внесите новую с указанием причины);
4. Уведомите работника о внесенных изменениях;
5. Зафиксируйте изменения в журнале учета движения трудовых книжек;
6. Сохраните копии документов (приказ, уведомление, выписка из трудовой книжки) в личном деле работника․

Образцы документов

Образец приказа об аннулировании записи

Образец уведомления работника

Аннулирование записи в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, это ответственная процедура, требующая соблюдения установленных законом норм․ Работодатель должен:

• Своевременно реагировать на изменения в предпочтениях работников;
• Соблюдать порядок внесения исправлений;
• Уведомлять работников о внесенных изменениях;
• Документально фиксировать все действия․

Соблюдение этих требований позволит избежать спорных ситуаций и обеспечит корректное ведение трудовых книжек в переходный период․