Трудовая книжка установленного образца на протяжении десятилетий оставалась основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․ Однако с развитием цифровых технологий и изменениями в законодательстве появилась её замена — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Кроме того, практика сталкивается с ситуациями, когда бумажный документ физически повреждён․ Рассмотрим ключевые аспекты этой темы․
Что является основным документом о трудовом стаже?
Согласно Трудовому кодексу РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца․ Форма, порядок её ведения и хранения регулируются законодательством․ В неё работодатель вносит информацию о приёме на работу, увольнении, переводах, награждениях и других значимых событиях․
Электронная трудовая книжка как замена
С 1 января 2023 года в России начал действовать механизм ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это полноценная замена бумажного аналога, имеющая такую же юридическую силу․
- Кто может получить ЭТК? Все работники, впервые устраивающиеся на работу после 2023 года, а также те, кто добровольно перешёл с бумажной версии․
- Как хранится? Информация хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта ПФР․
- Обязательность перехода? Переход на ЭТК не является обязательным для всех․ Бумажная трудовая книжка продолжает действовать для тех, кто уже её имеет, если они не выражят желания перейти на электронный формат․
Позиция экспертов по молодёжи
Как отмечает А․ Сафонов, для молодёжи, устраивающейся на работу впервые, формально не требуется заводить бумажную трудовую книжку, если работодатель и работник согласны на ведение ЭТК․ Это упрощает процедуру для первой работы․ Однако на практике многие работодатели всё ещё привыкли к бумажному носителю, поэтому вопрос стоит уточнять при приёме на работу․
Что делать, если бумажная трудовая книжка испорчена (залита, порвана)?
Ситуация, когда документ физически повреждён, но не утерян, требует корректных действий․ Юридические эксперты, включая кандидата юридических наук Ирину Сивакову, обращают внимание на следующий алгоритм:
- Оценка степени повреждения․ Если записи в трудовой книжке читаемы и не вызывают сомнений, работодатель может продолжить вносить новые записи, оформив при этом служебную записку о факте повреждения․
- Невозможность прочтения записей․ Если информация в графе 4 (сведения о работе) или других частях документа повреждена настолько, что её нельзя восстановить, требуется оформление дубликата․
- Порядок оформления дубликата․
- Работник (бывший или действующий) подаёт заявление на имя руководителя организации, где он работал в момент повреждения ТК (или последнего работодателя, если он уже уволился)․
- На основании заявления, при наличии приказа о приёме на работу и других документов, работодатель издаёт приказ о выдаче дубликата трудовой книжки․
- Дубликат оформляется на том же бланке, что и оригинал, с пометкой «Дубликат»․ Все записи, которые можно восстановить из архивов, переносятся в дубликат․ Записи, которые невозможно восстановить, в дубликате не указываются, но в приказе делается ссылка на факт их утраты․
- В графе 4 дубликата делается запись: «Дубликат выдана взамен испорченной трудовой книжки серии ___ № ___ от ___»․
- Копия приказа․ Работнику выдаётся копия приказа о выдаче дубликата․ Сам дубликат подшивается в дело работодателя (если он действующий) или выдаётся работнику․
Важные нюансы и предупреждения
Эксперты предупреждают о распространённых ошибках:
- Нельзя самостоятельно вклеивать, зарисовывать или исправлять записи в испорченной книжке․ Это лишает документ юридической силы․
- При утере трудовой книжки (а не порче) порядок действий иной: требуется заявление о выдаче дубликата, но без указания на порчу, так как оригинал не представлен․
- Если испорчена книга у работодателя (например, в архиве), обязанность по её восстановлению лежит на нём․
- Переход на электронную форму — это не только удобство, но и защита от физического повреждения или утери документа․
Таким образом, заменяющим трудовой книжки в современной России является электронная трудовая книжка, которая с 2023 года является полноценной и приоритетной формой для новых работников․ При физическом повреждении бумажного документа действует чёткий порядок: оценка состояния, оформление дубликата через приказ работодателя с восстановлением всех возможных записей․ Главное — не предпринимать самодеятельных действий с испорченным документом и действовать строго по инструкции, чтобы сохранить доказательства своего трудового стажа․