Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В 2026 году правила ведения и хранения трудовых книжек претерпели изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). В этой статье мы подробно рассмотрим порядок движения трудовых книжек в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
I. Общие положения
Цель и область применения
Настоящие правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Они распространяются на всех работодателей, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы;
Переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с законом, основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже работы формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
Совместное использование бумажной и электронной трудовых книжек
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов трудовых книжек допускается, если работник не подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
II. Порядок оформления трудовой книжки
Оформление при приеме на работу
Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику не позднее недельного срока со дня приема на работу. Оформление осуществляется в присутствии работника.
Заполнение трудовой книжки
Записи в трудовую книжку вносятся работодателем на основании данных паспорта работника и его заявления. Важно: в записях не допускаются сокращения. Нумерация в каждом разделе должна быть сквозной.
Заявление работника
При заключении трудового договора работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-СФР.
III. Движение трудовых книжек
Выдача трудовой книжки
При приеме на работу работнику выдается трудовая книжка, заверенная подписью работодателя и печатью организации (при наличии). В электронном виде трудовая книжка доступна работнику через личный кабинет на сайте ПФР.
Внесение записей в трудовую книжку
Работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и других изменениях в трудовую деятельность работника. Записи вносятся в течение 5 рабочих дней со дня возникновения соответствующих событий.
Передача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работнику выдается трудовая книжка, заверенная подписью работодателя и печатью организации (при наличии); Вместе с трудовой книжкой работнику выдаются все необходимые документы, подтверждающие его трудовую деятельность.
Дубликат трудовой книжки
В случае утери или повреждения трудовой книжки работнику может быть выдан дубликат. Дубликат выдается по заявлению работника.
IV. Права и обязанности работника
Право на получение информации
Работник имеет право на получение информации о сведениях, внесенных в его трудовую книжку.
Обязанность сообщать об изменениях
Работник обязан сообщать работодателю обо всех изменениях в своей трудовой деятельности, таких как смена фамилии, имени, отчества, изменение места жительства и т.д.
V. Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой административную ответственность работодателя.
VI. Ресурсы для получения дополнительной информации
- Система ГАРАНТ ― юридическая база данных с актуальными нормативными актами.
- Пенсионный фонд Российской Федерации ‒ официальный сайт ПФР.
- КонсультантПлюс ― юридическая база данных.
Отказ от ответственности: Данная статья предоставлена исключительно в информационных целях и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту.