Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Записи в неё вносятся строго в соответствии с законодательством РФ, и место их оформления имеет важное значение для последующего учёта стажа, начисления пенсии и получения социальных выплат.

Кто вправе вносить записи в трудовую книжку

• Работодатель (или его уполномоченное лицо – кадровый специалист, бухгалтер, руководитель подразделения).
• Кадровая служба организации – при наличии отдельного отдела кадров.
• Уполномоченные органы (например, службы занятости) – только в случаях, предусмотренных законом (при приёме на работу через службу занятости, при оформлении отпуска по беременности и родам и т.д.);
• Сотрудник сам – только в случае внесения записи о повышении квалификации, обучении или иных сведений, которые не связаны с приёмом, переводом или увольнением, и только с согласия работодателя.

Где можно оформить запись в трудовой книжке

В отделе кадров (HR) организации

Это наиболее распространённый и рекомендуемый вариант. В отделе кадров работают специалисты, знакомые с требованиями ТК РФ и внутренними нормативными актами компании. Они:

• проверяют корректность оформления приказа о приёме, переводе или увольнении;
• вносят запись в соответствии с установленной формой (номер записи, дата, наименование организации, должность, основание – номер и дата приказа);
• ставят подпись уполномоченного лица и печать организации.

В бухгалтерии (при отсутствии отдела кадров)

В небольших организациях, где нет отдельного HR‑подразделения, функции по ведению трудовых книжек часто выполняются бухгалтерией. Важно, чтобы лицо, вносящее запись, имело соответствующее уполномочие (доверенность или приказ руководителя).

В службе занятости населения

Если работник принят на работу через службу занятости (например, по направлению на временную или сезонную работу), запись о приёме может быть сделана непосредственно в этом органе. Затем трудовая книжка передаётся работодателю для дальнейшего ведения.

При оформлении отпусков, больничных и иных социальных выплат

Записи о предоставлении отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, отпуска без сохранения заработка и т.п. вносятся также в отделе кадров или бухгалтерии, основываясь на соответствующих заявлениях и приказах.

При исправлении ошибок

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная дата, неправильное наименование организации, отсутствие печати и т.д.), исправление производится там же, где была сделана первоначальная запись, либо в отделе кадров текущего места работы, если организация изменилась. Исправление оформляется отдельным приказом о внесении исправлений, после чего в трудовой книжке делается запись об исправлении с указанием реквизитов приказа.

Порядок внесения записи

1. Подготовка основания – приказ о приёме, переводе, увольнении, отпуске и т.д. (должен быть подписан руководителем и иметь номер и дату).
2. Проверка данных – сверка ФИО, даты рождения, серии и номера трудовой книжки, а также соответствия данных приказа и книжки.
3. Внесение записи – в соответствующий раздел трудовой книжки (обычно «Сведения о работе») пишутся:
   • порядковый номер записи;
   • дата внесения записи;
   • наименование организации (полное, согласно уставу);
   • должность, профессия или specialty;
   • вид работы (постоянная, временная, сезонная и т.д.);
   • основание – номер и дата приказа;
   • подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Подписание и печать – запись заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью организации (если она предусмотрена).
5. Вручение трудовой книжки работнику – после внесения записи книжка возвращается сотруднику под расписку.

Что делать, если запись сделана неправильно?

Ошибки в трудовой книжке могут привести к потере стажа, неправильному начислению пенсии и отказам в получении социальных выплат. Алгоритм действий:

1. Составить письменное заявление о выявленной ошибке и направить его работодателю (в отдел кадров или непосредственно руководителю).
2. Получить от работодателя ответ с указанием приказа о внесении исправлений.
3. Внести исправление в трудовую книжку (см. пункт 5 выше).
4. Если работодатель отказывает в исправлении, обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Полезные советы

• Всегда проверяйте, что в трудовой книжке присутствует печать организации – без неё запись может быть признана недействительной.
• Сохраняйте копии приказов и других оснований – они потребуются при споре или при восстановлении утерянной трудовой книжки.
• При переходе на новую работу убедитесь, что предыдущий работодатель внес запись об увольнении и вернул вам трудовую книжку.
• Если вы работаете удалённо или у вас гибкий график, уточните у работодателя, кто именно отвечает за ведение трудовых книжек (часто это удалённый HR‑специалист).
• При электронном документообороте (например, в системе «1C:Зарплата и управление персоналом») печатная трудовая книжка всё равно должна вестись в бумажном виде, так как закон не допускает полной замены электронным вариантом.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года.