Потерять трудовую книжку – частая ситуация, но закон четко регламентирует, как и в какие сроки её нужно восстанавливать. Ниже подробно рассматриваем порядок оформления дубликата, сроки выдачи и обязанности работодателя.
Кто обязан выдавать дубликат?
Согласно пункту 27 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от №320н, дубликат трудовой книжки выдается:
- в случае утери оригинала;
- при повреждении (порвано, испачкано, обгорело и т.п.);
- по заявлению работника.
Работодатель, удерживший утерянную книжку, обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи письменного заявления сотрудника.
Что делать, если работодатель ушел в банкротство?
В случае ликвидации организации дубликат выдается новым работодателем на основании сведений, подтверждающих ликвидацию, и справки о периоде работы. Сроки в этом случае не отличаются – не более 15 рабочих дней.
Порядок оформления дубликата
Официальный документ оформляется в соответствии с требованиями Минтруда. Основные шаги:
- Подача заявления о выдаче дубликата (в свободной форме).
- Рассмотрение обоснования (утеря, порча, особые обстоятельства).
- Заполнение дубликата в установленном образце.
- Подпись работника в получении дубликата.
- Выдача документа в установленный срок.
Важно: в дубликате указываются все сведения, содержащиеся в оригинале, а также отметка о дате выдачи.
Как правильно заполнять дубликат?
Согласно разделу V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» КонсультантПлюс, в первой части указываются:
- Ф.И.О. работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Место и дата рождения;
- Сведения о предыдущих местах работы.
Во второй части – сведения о месте работы, дате начала работы, должности, тарифной ставке и др.
Сроки выдачи дубликата в зависимости от причины
Сроки могут различаться в зависимости от обстоятельств:
- Обычная потеря – не более 15 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Повреждение – аналогичный срок, но в случае осложнений (например, необходимость проверки документов) срок может быть продлен.
- Утеря нескольких экземпляров (пожар, паводок и т.п.) – работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней, а при осложнениях – в другие сроки, согласованные с работником.
Некоторые источники указывают, что в случае «осложнения» работодатель может выдать дубликат в другие сроки, но они не могут превышать разумные границы и должны быть обоснованы.
Что делать, если работодатель не выдает дубликат в срок?
Если по истечении 15 рабочих дней дубликат не получен, работник имеет право:
- Подать письменную претензию в отдел кадров или к руководителю.
- Обратиться в Гоструд или в суд с требованием о выдаче документа.
- В случае невозможности восстановления – потребовать компенсацию за расходы на оформление нового документа.
Суд, как правило, поддерживает требования работников, если работодатель не предоставляет законные объяснения за задержку.
Краткое резюме
Для удобства ниже собраны ключевые положения:
- Срок выдачи дубликата – не более 15 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Дубликат оформляется только по письменному заявлению сотрудника.
- В случае утери оригинала работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 дней.
- При осложнениях срок может быть продлен, но только на обоснованные причины.
- Если сроки нарушены, работник может обратиться в Гоструд или в суд.
Таким образом, знание правовых норм позволяет быстро и без лишних хлопот восстановить утраченную трудовую книжку и избежать конфликтов с работодателем.