Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Ошибки в ней могут возникнуть по разным причинам: опечатка в наименовании организации, неверная дата приёма/увольнения, неправильная запись о награждении и т.д. Ниже подробно описан порядок исправления записей в трудовой книжке, приведён нормативный базис, примеры оформления и рекомендации, когда следует завести дубликат.

Нормативная база

• ФЗ‑432 «О трудовых книжках» (ст. 66 ТК РФ) – порядок ведения и хранения;
• Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России № 722н от ;
• Разъяснения Роструда и судебной практики (например, дело № А40‑12345/2024).

Согласно пункту 2.12 Правил ведения трудовых книжек, зачеркивание ранее внесённых неточных записей не допускается. Исправление производится путём признания ошибочной записи недействительной и внесения новой, корректной записи.

Общий алгоритм исправления записи

1. Определить тип ошибки (личные данные, сведения о работе, награждения и т.п.).
2. Подготовить документ‑основание (приказ, трудовой договор, справка о награде и т.д.).
3. Уполномоченное лицо (кадровик, руководитель, ИП) делает в трудовой книжке запись:
• в графе 1 – порядковый номер новой записи;
• в графе 2 – дата внесения исправления (текущая дата);
• в графе 3 – формулировка «Запись за <дата/номер> считать недействительной»;
• в графе 4 – правильная запись, основанная на документе‑основании;
• подпись уполномоченного лица и печать организации (если имеется).
4. Сделать копию исправленной страницы и приложить её к личному делу сотрудника.
5. Внести соответствующую запись в журнал учёта трудовых книжек (если ведётся).

Примечание: если ошибка касается первой страницы (Ф.И.О., дата рождения), порядок аналогичен, но в графе 4 указываются исправленные личные данные.

Исправление конкретных типов ошибок

Ошибка в разделе «Сведения о работе»

Примеры: неверное наименование работодателя, неправильная дата приёма/увольнения, ошибочный перевод.

• Шаг 1. Подготовьте приказ о приёме/увольнении/переводе или трудовой договор.
• Шаг 2. В графе 3 напишите: «Запись за <дата/номер> считать недействительной».
• Шаг 3. В графе 4 укажите правильную запись, например:
• «Принят на работу в ООО «Ромашка» инженера‑конструктора с »;
• «Уволен по собственному желанию »;
• «Переведён в отдел продаж с »;
• Шаг 4. Подпись и печать.

Ошибка в разделе «Сведения о награждении»

Часто встречаются ошибки: неверное название награды, лишняя печать, неправильная дата.

• Если печать не мешает идентификации других реквизитов, её наличие не считается ошибкой (см. разъяснение nalog-nalog.ru).
• Если же требуется исправить саму запись о награде, действуем по общему алгоритму:
• Графа 3: «Запись за <дата/номер> считать недействительной»;
• Графа 4: правильная запись, например: «Награждён благодарностью Ministerства труда и социальной защиты за высокие показатели в 2025 году»;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Ошибка в личных данных (Ф.И.О., дата рождения)

Исправление производится аналогично, но в графе 4 указываются исправленные данные.

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Запись за  считать недействительной
Графа 4: Иванов Иван Иванович, дата рождения 

Ошибка в разделе «Вкладыш» (дополнительные сведения)

Если ошибка обнаружена во вкладыше (например, неправильная нумерация записей), порядок тот же, но графа 4 может оставаться пустой, если правильной записи нет (см. образец 2025 г.).

• Графа 3: «Запись за __ недействительна»;
• Графа 4: оставляем пустой;
• Подпись и печать.

Когда следует завести дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Трудовая книжка утрачена, уничтожена или пришла в негодность (вода, огонь, механические повреждения).
• Количество ошибок настолько велико, что исправление каждой записи делает документ нечитаемым или нарушает его целостность.
• Ошибка касается первых страниц (Ф.И.О., дата рождения) и невозможно внести исправление без нарушения правил ведения (например, необходима полная замена личных данных).

Порядок выдачи дубликата:

1. Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Наниматель готовит запрос в архив бывшего работодателя (если трудовая книжка велась там) либо формирует новый бланк на основании доступных документов (трудовые договоры, приказы, справки).
3. В дубликате последовательно переносятся все достоверные записи из оригинала (или из архивных справок).
4. На первой странице дубликата делается отметка: «Дубликат выдан вместо утраченной/повреждённой трудовой книжки № ____ от __;__.____».
5. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Практические советы и часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли исправить запись, если нет документа‑основания?

Ответ: Нет. Исправление должно основываться на документе, подтверждающем правильные сведения (приказ, договор, справка). Если такого документа нет, необходимо сначала его получить (например, запросить справку у бывшего работодателя).

Вопрос 2. Нужно ли ставить печать при исправлении?

Ответ: Печать ставится, если она предусмотрена внутренними нормами организации и если у организации есть печать. При отсутствии печати достаточно подписи уполномоченного лица.

Вопрос 3. Как исправить несколько ошибок подряд?

Ответ: Каждую ошибку оформляют отдельной строкой, следуя общему алгоритму. Пример:

Графа 1: 58 Графа 2: Графа 3: Запись за  считать недействительной Графа 4: Переведён в отдел маркетинга с 
Графа 1: 59 Графа 2: Графа 3: Запись за  считать недействительной Графа 4: Уволен по соглашению сторон 

Вопрос 4. Что делать, если ошибка обнаружена после увольнения сотрудника?

Ответ: Бывший работодатель всё равно обязан внести исправление, так как трудовая книжка остаётся его документом до момента выдачи дубликата или передачи новому работодателю. После увольнения исправление вносится на основании справки, выданной бывшим работодателем.

Исправление записей в трудовой книжке – строго регламентированная процедура, направленная на сохранение достоверности трудового стажа работника. Главное помнить:

• Зачеркивание ошибок запрещено;
• Исправление производится признанием записи недействительной и внесением новой, правильной записи;
• Необходимо иметь документ‑основание;
• Подпись и печать (при наличии) обязательны;
• При множественных ошибках или невозможности исправления – оформляем дубликат.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.

Статья актуальна на май 2026 года. Для уточнения изменений в законодательстве рекомендуется регулярно проверять официальные источники (Минтруд России, Роструд, КонсультантПлюс).