Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника․ Её правильное оформление, выдача, учёт и хранение регулируются рядом нормативных актов․ Ниже подробно описан порядок обеспечения трудовыми книжками согласно действующему законодательству РФ․

Общие положения

Порядок ведения, оформления, выдачи и хранения трудовых книжек установлен:

• Приказом Министерства труда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от № 69;
• Требованиями Трудового кодекса РФ, в частности ст․ 66․1․

Новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них вступили в силу с 1 января 2023 года․

Заполнение трудовых книжек

График и порядок внесения сведений

Записи в книжке вносятся в следующем порядке:

1. Графа 1 – ставится порядковый номер вносимой записи;
2. Графа 2 – указывается дата выдачи записи;
3. Графа 3 – вводятся сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные);
4. Графа 4 – фиксируеться место и дата начала работы;
5. Графа 5 – вводятся сведения о работе (должность, место работы, период, основания увольнения и др․)․

Каждая запись подписывается работником и (при необходимости) уполномоченным лицом организации․

Запись о подаче заявления

При подаче работником заявления о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде в трудовую книжку вносится соответствующая отметка․ При отсутствии такой возможности запись делается вручную, а копия заявления хранится в специальном ящике, закрываемом на ключ․

Выдача трудовых книжек

Выдача происходит по письменному заявлению работника․ Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․

Выдача при увольнении

В день увольнения (в последний день работы) работнику выдаётся его трудовая книжка с записью об увольнении, сделанной в соответствии с п․ 72 Инструкции․

Выдача копий и дубликатов

По требованию работника работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт:

• копию трудовой книжки;
• заверенную копию (или дубликат) книжки;
• вкладыши, если они оформлены отдельно;

При выдаче вкладыша в книжку ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․

Учёт и хранение трудовых книжек

Для учёта и хранения используются специальные документы:

1. Приходно‑расходная книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей;
2. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей․

Эти книги пронумеровываются, прошнурованы, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются сургучной печатью или опломбируются․

Хранение

Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся в архиве организации в течение установленного законодательством срока (обычно – до пенсионного возраста работника или 75 лет с даты выдачи, в зависимости от типа организации)․

Ответственное лицо

Работодатель по приказу назначает уполномоченное лицо, которое будет вести учёт, оформлять выдачу и хранить книжки․ Это лицо также отвечает за оформление приходно‑расходных и учетных книг․

Ответственность за нарушения

Несвоевременная или неправильная выдача трудовых книжек влечёт административную ответственность, предусмотренную КоАП РФ и Трудовым кодексом․ В частности:

• Отсрочка выдачи более чем на три рабочих дня – штраф для руководителя;
• Отказ выдать копию или дубликат – административный штраф;
• Нарушение порядка учёта и хранения – штраф и возможность приостановления деятельности организации․

Порядок оформления при выдаче в почтовый способ

Если в день увольнения работник не вышел на работу, трудовую книжку можно направить по почте․ Для этого:

1. Сформировать пакет документов (книжка, копия заявления, подтверждающие документы о работе);
2. Зарегистрировать отправку в журнале движения;
3. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении․

Получатель подписывает акцепт, после чего в журнале отмечается факт выдачи․

Краткий алгоритм действий работодателя

1. Назначить уполномоченное лицо для учёта и выдачи книжек;
2. Вести приходно‑расходную и учетную книги;
3. При получении заявления работника – в течение 3 дней выдать книжку;
4. При увольнении – внести запись об увольнении и выдать книжку в последний день работы;
5. При необходимости оформить дубликат или копию;
6. Вести журнал учёта движения книжек и вкладышей;
7. Обеспечить надлежащее хранение книжек в архиве․

Соблюдение указанного порядка гарантирует законность и прозрачность работы с трудовыми книжками, а также защитит организации от возможных штрафов и конфликтов с работниками․