Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Иногда возникает необходимость передать её в другую организацию (например, в новый работодатель, в Пенсионный фонд, в учебное заведение) по заявлению сотрудника. Ниже подробно описан порядок оформления и отправки трудовой книжки по заявлению.

Когда требуется направление трудовой книжки

• При трудоустройстве у нового работодателя (если предыдущая книжка осталась у бывшего работодателя).
• Для оформления пенсии, пособий по безработице или других социальных выплат.
• При поступлении в учебное заведение, где требуется подтверждение стажа.
• Для получения кредита или ипотеки, когда банк запрашивает подтверждение трудовой деятельности.
• При изменении фамилии, имени, отчества и необходимости внесения изменений в трудовую книжку.

Кто может подать заявление

Заявление о направлении трудовой книжки может подать:

• Сам работник (в случае увольнения или перехода на новую работу).
• Уполномоченное лицо работодателя (кадровик, бухгалтер) по поручению сотрудника.
• Представитель по доверенности (например, юрист или родственник), если работник не может лично подать документы.

Составление заявления

Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа – наименование организации, куда направляется заявление (например, «Отдел кадров ООО «Ромашка»»).
2. Дата и номер заявления (если ведётся внутренний учёт).
3. ФИО заявителя полностью.
4. Должность и структурное подразделение (если заявление подаётся от имени работника).
5. Сущность просьбы – «Прошу выдать мне трудовую книжку для последующего направления в …».
6. Указание получателя – название организации, ФИО ответственного лица, адрес.
7. Основание – ссылка на трудовой договор, приказ об увольнении или иной документ, подтверждающий право на получение книжки.
8. Подпись заявителя и расшифровка.
9. Приложения – копия паспорта, трудового договора, приказа об увольнении (если требуется).

Примерный шаблон заявления:

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работавший в должности инженера-конструктора в отделе проектирования ООО «ТехноСтрой» с по , прошу выдать мне трудовую книжку для последующего направления в Пенсионный фонд Российской Федерации (адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10) для оформления страховой пенсии по старости.

Основание: трудовой договор № 45/2020 от , приказ об увольнении № 123 от .

Приложения:
Копия паспорта (стр. 2‑3).
Копия трудового договора.
Копия приказа об увольнении.
Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Порядок действий работодателя

1. Получение заявления и проверка его полноты (наличие всех requisites).
2. Сверка данных заявления с личным делом сотрудника и трудовой книжкой.
3. Подготовка трудовой книжки к выдаче:
   • Проверка корректности всех записей (даты, наименования организаций, должности).
   • При необходимости – внесение исправлений согласно установленному порядку (зачеркивание ошибочной записи, внесение правильной, подпись уполномоченного лица и печать).
4. Оформление сопроводительного письма (если требуется получателем). В письме указываются:
   • Наименование и реквизиты организации‑отправителя.
   • ФИО сотрудника, номер трудовой книжки, период работы.
   • Перечень прилагаемых документов (копия заявления, приказ об увольнении и т.д.).
   • Подпись уполномоченного лица и печать организации.
5. Выдача трудовой книжки сотруднику либо её отправка получателю:
   • Личная выдача – под расписку в журнале учета выдачи трудовых книжек.
   • Отправка почтой с уведомлением о вручении или курьерской службой (рекомендуется использовать трек‑номер).
   • Передача в электронном виде через систему «Электронная трудовая книжка» (ЕТК) – если получатель принимает электронные документы.
6. Фиксация факта выдачи/отправки в внутреннем журнале учета движения трудовых книжек.

Особенности электронной трудовой книжки (ЕТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Если у сотрудника ведётся ЕТК, направление бумажного варианта может не потребоваться; В этом случае:

• Сотрудник подаёт заявление о предоставлении выписки из ЕТК (формат PDF или XML).
• Работодатель формирует выписку через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО кадровика.
• Выписка подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и направляется получателю по защищённым каналам (ЭДО, защищённая электронная почта).
• Получатель проверяет подлинность подписи и принимает документ к учету.

Сроки и ответственность

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения либо в течение трёх рабочих дней после дня подачи заявления о её выдаче, если книжка находилась у работодателя. Нарушение этого срока влечёт:

• Административную ответственность (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц).
• Возможность взыскания ущерба, если из‑за задержки пострадали права сотрудника (например, потеря права на пенсию).

Полезные рекомендации

• Всегда храните копию заявления и сопроводительного письма – они могут понадобиться при споре.
• Перед отправкой проверьте, что все записи в трудовой книжке читаемы и не имеют исправлений, противоречащих законодательству.
• Если получатель требует заверенную копию, заверяйте её печатью организации и подписью уполномоченного лица.
• При использовании ЕТК сохраняйте подтверждение отправки выписки (скриншот, журнал ЭДО).
• В случае утери трудовой книжки немедленно оформите заявление о её выдаче дубликата согласно приказу Минтруда России № 531н от .

Направление трудовой книжки по заявлению – стандартная процедура, требующая внимательного соблюдения документального оформления и сроков. Правильно оформленное заявление, корректно подготовленная книжка и своевременная её передача позволяют избежать проблем с пенсионным обеспечением, получением социальных выплат и трудоустройством. При переходе на электронные трудовые книжки процесс становится ещё проще и быстрее, однако и в этом случае необходимо соблюдать требования по подписи и защите данных.