Ведение кадровой документации – это не только вопрос соблюдения законодательства, но и важный элемент внутреннего контроля и финансового учёта. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформлять и учётывать выдачу вкладышей в трудовую книжку, какие документы нужны, какие журналы вести и как отражать операции в бухгалтерском учёте.

Правовой регламент

• Порядок 320н «Учет трудовых книжек, вкладышей в них и приходно‑расходной книги» – основной документ, регламентирующий порядок регистрации и учёта.
• Пункт 42 Порядка 225 «Учет трудовых книжек и операций по их выдаче» – устанавливает обязанность представлять отчёт о наличии бланков и вкладышей.
• Приказ Минтруда от № 320н – уточняет правила записи о выдаче последующих вкладышей.

Ответственные лица и их обязанности

1. Кадровый отдел – отвечает за выдачу и регистрацию вкладышей.
2. Бухгалтерия – принимает отчёт о выдаче, фиксирует доходы от платы за бланки и вкладыши.
3. Ответственное лицо за хранение трудовых книжек – ведёт книгу учета движения трудовых книжек (КУДТК).

Процедура выдачи вкладыша

Выпуск вкладыша начинается с оформления акта выдачи (или приказа). После этого необходимо:

• Проверить наличие места для записи на ьном листе трудовой книжки.
• Если место отсутствует, сделать запись на ьном листе первого вкладыша (пункт 33 Порядка 320н).
• Внести данные о выдаче в КУДТК и в приходно‑расходную книгу.

Формирование акта выдачи

В акте указываются:

• Дата выдачи
• ФИО сотрудника
• Номер и серия трудовой книжки
• Сумма, если взимается плата за вкладыш
• Подписи ответственных лиц

Регистрация в КУДТК

В КУДТК фиксируются:

• Серия и номер трудовой книжки
• Дата выдачи
• Сумма, полученная за выдачу (если есть)
• Подпись сотрудника, подтверждающего получение

Регистрация в приходно‑расходной книге

В этой книге фиксируются все операции с бланками и вкладышами:

• Приход – получение бланков и вкладышей от поставщика
• Расход – выдача сотруднику
• Сумма – стоимость бланка/вкладыша
• Сведения о поставщике и месте хранения

Финансовый учёт

При выдании вкладыша, если взимается плата, организация получает доход, который учитывается как внереализационный доход (ст. 1 НК РФ). Сумма дохода отражается в бухгалтерском учёте следующим образом:

1. Счёт 60 «Доходы от продажи бланков трудовых книжек и вкладышей» – дебет.
2. Счёт 90 «Расчёты с поставщиками» – кредит.
3. При необходимости – начисление НДС (если поставщик – плательщик).

Если вкладка не оплачивается, операция учитывается как затраты на бланки (счёт 06 «Банковские счета» – дебет, счёт 60 – кредит).

Ежемесячный отчёт

Согласно п. 42 Порядка 225, ответственное лицо за трудовые книжки должно в конце каждого месяца представить бухгалтерию:

• Отчёт о наличии бланков и вкладышей.
• Суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши.
• Прикрепить приходный ордер кассы организации.

Отчёт оформляется в виде таблицы с колонками: «№ бланка», «Серия», «Дата выдачи», «Сумма», «Поставщик».

Пример записи в трудовой книжке (2026 г.)

Если на ьном листе нет места для записи о выдаче вкладыша, запись делается на ьном листе первого вкладыша:

«Выпущен вкладыш № 3 (дата выдачи ) – плата 300 ₽»

Вкладка не вшивается в трудовую книжку, но её наличие фиксируется в КУДТК.

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте наличие места для записи на ьном листе. Если его нет – используйте первый вкладыш.
• Ведите два журнала: КУДТК и приходно‑расходную книгу. Это обеспечивает прозрачность и контроль.
• Сохраняйте копии актов выдачи и приходных ордеров в течение минимум 3 лет.
• При наличии плат за вкладыши обязательно отражайте доход в бухгалтерском учёте.
• Периодически проверяйте наличие бланков и вкладышей в складских помещениях.

Часто задаваемые вопросы

Когда взимается плата за выданную трудовую книжку?

По факту оформления (при выдаче) – это момент, когда сотрудник получает бланк и/или вкладыш.

Какую фамилию вписывать в дубликат трудовой книжки?

В дубликате указывается фамилия, действующая на момент выдачи (обычно старая, если сотрудник не сменил фамилию).

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Нет, согласно Порядку 320н вкладыш не вшивается, но его наличие фиксируется в КУДТК.

Правильный учёт выдачи вкладышей в трудовую книжку обеспечивает:

• Соблюдение требований законодательства.
• Точность финансового учёта и налоговой отчётности.
• Контроль за движением кадровой документации.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, снизить риски штрафов и повысить эффективность работы кадрового и бухгалтерского отделов.