Одним из регулярных кадровых и бухгалтерских вопросов в бюджетных (казенных, автономных) учреждениях является порядок оформления и учета операций по выдаче трудовых книжек сотрудникам. Особое внимание уделяется ситуации, когда организация приобретает бланки за счет средств от приносящей доход деятельности (или иных источников, не являющихся средствами бюджета), а затем компенсирует их стоимость с работника. В этой статье подробно разберем, как правильно отражать такие операции в учете.
Правовая основа и ключевой принцип
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России. В бюджетном учете также действуют нормы, установленные Бюджетным кодексом РФ и инструкциями по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях.
Ключевой принцип, который необходимо помнить: средства, полученные от работника за выданную трудовую книжку, не являются выручкой от реализации. Это возмещение затрат организации на приобретение бланка. Данная позиция широко поддерживается в профессиональном сообществе и имеет важные следствия для отражения операций в учете.
Особенности бюджетного учета: зачисление средств в доход бюджета
Для бюджетных учреждений действует строгое правило. Согласно пункту 77 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек и нормам бюджетного законодательства (например, п. 1 приложения 14 к Закону о республиканском бюджете), все средства, полученные от работника в счет компенсации стоимости трудовой книжки, подлежат безвозмездному зачислению в доход соответствующего бюджета (республиканского, местного).
Это означает, что организация не может оставлять эти деньги на своем счете для покрытия будущих расходов на бланки. Любая полученная от сотрудника сумма сразу становится собственностью бюджета.
Бухгалтерские проводки для бюджетного учреждения
Рассмотрим типовую цепочку операций и соответствующие бухгалтерские проводки в бюджетном учете (счета 0 312 00 000 «Бюджетные средства» и 0 401 10 000 «Расходы»).
Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей
Организация оплачивает бланки за счет средств от приносящей доход деятельности (например, по счету 2 205 11 310 «Средства от приносящей доход деятельности»).
- Дебет счета 0 312 13 310 (Средства от приносящей доход деятельности, поступившие на расчетный счет), Кредит счета 0 301 11 310 (Расчетный счет) — Оплата поставщику за бланки.
- Дебет счета 0 401 10 000 (Расходы) — Кредит счета 0 312 13 310 — Приняты к учету бланки (материальные запасы).
Выдача трудовой книжки работнику и получение от него возмещения
Работнику выдается бланк. Стоимость бланка компенсируется либо путем удержания из его заработной платы (на основании письменного заявления), либо путем внесения наличных в кассу или перечисления на расчетный счет.
Вариант А: Удержание из заработной платы
- Дебет счета 0 312 00 000 (Доходы бюджета), Кредит счета 0 302 00 000 (Расчеты по видам деятельности) — Отражена сумма к зачислению в бюджет (удержание из ФОТ).
- Дебет счета 0 302 00 000 — Кредит счета 0 312 00 000 — Сумма удержания зачислена в бюджет.
Вариант Б: Внесение наличных в кассу или перевод на р/с
- Дебет счета 0 312 00 000 — Кредит счета 0 201 11 000 (Касса) или 0 301 11 000 (Расчетный счет), Поступление средств от работника.
Важно! При этом не отражается никакая выручка (счет 0 401 20 000 «Выручка от реализации» не используется). Происходит простое перераспределение средств: с расчетного счета (средств от приносящей доход деятельности) на счет доходов бюджета.
Списание стоимости бланка при выдаче
При передаче бланка работнику его стоимость списывается с учета материальных запасов.
- Дебет счета 0 401 10 000 (Расходы) — Кредит счета 0 105 00 000 (Материальные запасы) — Списана стоимость выданного бланка.
Учет движения бланков: журнал учета
Параллельно с бухгалтерским учетом отдел кадров или бухгалтерия должен вести журнал (книгу) учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 40 Порядка № 320н). В нем фиксируются все операции: поступление бланков, их выдача конкретным работникам, списание испорченных экземпляров. Этот журнал служит первичным документом для отражения операций в бухгалтерском учете.
Налоговый учет
В налоговом учете бюджетные учреждения, как правило, не признают доходы от возмещения стоимости бланков, так как эти средства подлежат полному зачислению в бюджет. Соответственно, и расходы на приобретение бланков не принимаются к учету в целях налога на прибыль (поскольку прибыль не признается).
Краткий итог и рекомендации
- Не считайте деньги от сотрудника выручкой. Это возмещение затрат, которое сразу зачисляется в доход бюджета.
- Правильно отражайте операции: приобретение бланков — как расход, получение денег от работника — как поступление в доход бюджета, списание бланка — как расход.
- Ведите журнал учета движения бланков. Это обязательно и упрощает контроль.
- Используйте письменное заявление работника для удержания средств из зарплаты.
- Проверяйте актуальность нормативных актов вашего субъекта РФ, так как детали могут регулироваться региональным законодательством.
Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в бухгалтерском учете бюджетного учреждения и проблем при проверках.