Сегодня 17:13:02 (). В данной статье подробно рассмотрим порядок оформления и внесения записей в трудовую книжку сотрудников, занимающих должность бухгалтера. Информация основана на действующем законодательстве РФ (ТК РФ, приказы Минтруда, разъяснения ПФР) и практических рекомендациях для кадровых специалистов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66, 66.1) – основные требования к ведению трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
- Федеральный закон «О страховых пенсиях» (для отчёта в ПФР по форме СЗВ‑ТД);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс, N 225).
С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно представлять в ПФР сведения о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД, поэтому правильное заполнение трудовой книжки напрямую влияет на корректность отчётности.
Этапы заполнения трудовой книжки при приёме на работу бухгалтера
- Получение бланка – если на момент приёма у сотрудника нет трудовой книжки, кадровый специалист подаёт заявку в бухгалтерию на выдачу бланка. Отсутствие бланка не меняет дату заполнения; запись делается согласно приказу о приёме.
- Оформление ьного листа:
- Заполняются поля: ФИО, дата рождения, образование, профессия (специальность) – «бухгалтер», дата заполнения ьного листа.
- Подпись ставит сотрудник и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик или руководитель отдела кадров).
- Внесение записи о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»):
- Колонка 1 – порядковый номер записи (например, 001).
- Колонка 2 – дата приёма на работу (дд.мм.гггг).
- Колонка 3 – наименование организации, её структурное подразделение (например, «Отдел бухгалтерии»).
- Колонка 4 – должность, которую занимает сотрудник – «бухгалтер». При совместительстве указывается «бухгалтер (совместитель)».
- Колонка 5 – основание для записи: номер и дата приказа о приёме на работу (например, «Приказ № 45 от »).
- Подписи – после внесения записи ставится подпись сотрудника (подтверждающая получение сведений) и подпись ответственного лица (кадровика).
Особенности заполнения для бухгалтера
Указание профессиональной квалификации
В колонке 3 (наименование организации) целесообразно дополнительно указывать уровень квалификации бухгалтера, если это требуется внутренними нормативными актами компании (например, «бухгалтер‑специалист 1‑го разряда»). Это не противоречит приказу № 320н, но облегчает дальнейшую аттестацию.
Совместительство и внутреннее совмещение
Если бухгалтер работает по совместительству в другом отделе (например, ведёт учёт в филиале), в колонке 3 делается запись о основном месте работы, а в колонке 4 – о совместительстве. При внутреннем совмещении (выполнение дополнительных функций в рамках одной организации) запись делается в той же строке, а в колонке 4 указывается обе должности через дробь: «бухгалтер/главный бухгалтер».
Перевод на другую должность внутри бухгалтерии
При переводе бухгалтера на позицию «старший бухгалтер», «главный бухгалтер» или «ведущий бухгалтер» оформляется отдельная запись в разделе «Сведения о работе» с указанием нового названия должности, даты перевода и приказа о переводе.
Указание повышения квалификации и аттестации
Сведения о прохождении профессиональной подготовки (курсы, семинары, получение сертификата «1С:Бухгалтерия») вносятся в раздел «Сведения о наградах и поощрениях» или в отдельный лист вкладыша, если места в основном разделе недостаточно. Оформление аналогично стандартной записи: номер, дата, название курса, issuing organization.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК допускается в качестве основного документа. При переходе на ЭТК:
- В бумажной трудовой книжке делается запись: «Переход на электронную трудовую книжку» (колонка 3) с указанием даты и приказа о переходе;
- В личном кабинете работника на портале «Госуслуги» загружаются все сведения из бумажной книжки;
- Далее все кадровые изменения (приём, перевод, увольнение) вносятся исключительно в ЭТК.
Образец записи в трудовой книжке бухгалтера
№ п/п Дата Наименование организации, структурное подразделение Должность ( профессия, специальность ) Основание --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 001 ООО «Финанс‑Консалт», отдел бухгалтерии бухгалтер Приказ № 45 от 002 ООО «Финанс‑Консалт», отдел бухгалтерии старший бухгалтер Приказ № 112 от 003 ООО «Финанс‑Консалт», отдел бухгалтерии главный бухгалтер Приказ № 203 от
Примечание: если места в основном разделе закончилось, продолжение ведётся в вкладыше, где первая запись получает следующий порядковый номер (в примере выше – 004).
Частые ошибки при заполнении и способы их избежать
- Отсутствие ссылки на приказ – без указания номера и даты приказа запись считается недействительной. Всегда проверяйте наличие документа перед внесением записи.
- Неправильное указание должности – использование сокращений, не соответствующих штатному расписанию (например, «гл. бух.» вместо «главный бухгалтер»). Следует писать должность полностью, как в штатном расписании.
- Пропуск подписи сотрудника – без подписи работника запись не подтверждаеться. Подпись ставится сразу после внесения сведений.
- Несвоевременное внесение изменений – перевод, увольнение или изменение фамилии должны быть внесены не позднее пяти рабочих дней с даты события.
- Неучёт электронной трудовой книжки – при переходе на ЭТК забывают сделать запись о переходе в бумажную книжку, что приводит к дублированию данных. Обязательно фиксируйте факт перехода.
Правильное заполнение трудовой книжки бухгалтера – это не только соблюдение формальных требований трудового законодательства, но и гарантия прозрачности кадрового учёта, корректности отчётности в ПФР и защиты прав сотрудника. Следуя представленному алгоритму, используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок, кадровые специалисты обеспечат надёжное документирование трудовой деятельности бухгалтера на всём протяжении его работы в организации.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление декретного отпуска, совместительство с гражданско‑правовыми договорами или восстановление утраченной трудовой книжки), рекомендуем обратиться к актуальным разъяснениям Минтруда и ПФР либо воспользоваться консультацией квалифицированного юриста по трудовому праву.