С 2021 года в Российской Федерации действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно заменяет традиционный бумажный документ․ Однако многие работники по-прежнему предпочитают оформлять трудовую книжку в бумажном виде по своему заявлению․ В данной статье подробно рассматривается порядок оформления новой трудовой книжки по инициативе сотрудника, необходимые документы, сроки и особенности взаимодействия с работодателем и Пенсионным фондом РФ․
Что такое новая трудовая книжка?
Под «новой трудовой книжкой» понимается документ, оформляемый впервые либо заменяющий утраченную/повреждённую книжку․ Он может быть:
- бумажным – традиционный формат, выдаваемый на бланке установленного образца;
- электронным – запись в личном кабинете на портале «Работа в России» (или через Госуслуги), доступная работодателю и сотруднику в режиме онлайн․
С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве гражданину автоматически формируется электронная трудовая книжка, если он не заявил об обратном․ При этом работник имеет право потребовать выдачу бумажного варианта по своему заявлению․
Основания для выдачи новой трудовой книжки по заявлению работника
Согласно ст․ 66 ТК РФ и Приказу Минтруда России № 13н от , работник может запросить оформление новой трудовой книжки в следующих случаях:
- Первое трудоустройство (если работник хочет получить бумажный документ вместо ЭТК)․
- Утрата, кража или порча существующей трудовой книжки․
- Изменение персональных данных (фамилия, имя, отчество) требующее внесения исправлений․
- Переход с электронной на бумажную форму трудовой книжки по личному желанию;
В каждом из этих случаев инициатива исходит от работника, который подаёт соответствующее заявление работодателю․
Порядок оформления новой трудовой книжки по заявлению работника
Подготовка заявления
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- ФИО работника полностью;
- Дата и место рождения;
- Серия и номер паспорта (или другого документа, удостоверяющего личность);
- ИНН и СНИЛС (при наличии);
- Тип запрашиваемого документа (бумажная трудовая книжка / подтверждение выдачи ЭТК);
- Основание заявления (первое трудоустройство, утеря, изменение данных и т․д․);
- Дата подачи заявления и подпись работника․
Пример шаблона можно найти на сайте Минтруда России или в внутренних нормативных актах организации․
Подача заявления работодателю
Заявление передаётся непосредственно руководителю подразделения, кадровой службе или уполномоченному лицу по работе с персоналом․ Рекомендуется оформить его в двух экземплярах: один остаётся у работника (с отметкой о приёме), второй – у работодателя․
Проверка и оформление документа
После получения заявления кадровая служба:
- Проверяет корректность предоставленных данных;
- Сверяет информацию с данными в личной карточке сотрудника и в базе ПФР (если речь о подтверждении ЭТК);
- При необходимости запрашивает справки из предыдущих мест работы (например, при восстановлении утраченной книжки);
- Оформляет новую трудовую книжку на бланке установленного образца либо вносит запись в электронный реестр․
При оформлении бумажной книжки делаются записи о всех предыдущих местах работы, должностях, периодах работы и наградах, основанные на предоставленных документах (трудовые договоры, приказы, справки)․
Выдача документа работнику
Готовая трудовая книжка выдаётся работнику под расписку в журнале учёта трудовых книжек․ При выдаче электронной версии работнику направляется уведомление в личный кабинет на портале «Работа в России» с указанием номера записи и даты внесения․
Особенности электронной трудовой книжки при оформлении по заявлению
Если работник предпочитает оставить трудовую книжку в электронном виде, но нуждается в официальном подтверждении её наличия, он может подать заявление о выдаче справки о наличии ЭТК․ Такой документ часто требуется при:
- Устройстве на новую работу (особенно в государственные учреждения);
- Получении социальных выплат и пособий;
- Оформлении кредита или ипотеки․
Справка формируется автоматически в личном кабинете на Госуслугах после подтверждения запроса работодателем или непосредственно сотрудником ПФР․ Она имеет электронную подпись и считается равнозначной бумажному документу;
Сроки оформления новой трудовой книжки
Трудовое законодательство не устанавливает жёстких сроков для выдачи новой трудовой книжки по заявлению работника, однако на практике соблюдаются следующие ориентиры:
- При первом трудоустройстве – книжка оформляется в день подписания трудового договора (или в течение 3 рабочих дней после подачи заявления)․
- При восстановлении утраченной книжки – срок зависит от скорости получения справок с предыдущих мест работы; обычно процесс занимает от 5 до 10 рабочих дней․
- При изменении персональных данных – оформление производится в течение 3 рабочих дней после предоставления документов, подтверждающих изменение (например, свидетельство о браке)․
Задержка выдачи без уважительной причины может быть основанием для обращения в трудовую инспекцию или суд․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли нотариально заверять заявление о выдаче новой трудовой книжки?
Нет․ Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается работником․ Нотариальное заверение требуется только в случаях, когда документ подаётся в суд или иные государственные органы в качестве доказательства․
Можно ли получить одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да․ Закон не запрещает наличие обеих форм․ Работник может иметь бумажную книжку для личного использования, а работодатель – вести учёт в электронном виде․
Что делать, если работодатель отказывается оформлять новую трудовую книжку по моему заявлению?
Сначала следует направить письменную претензию руководителю организации с указанием нарушения ст․ 66 ТК РФ․ Если ответ не получен или отказ сохраняется, можно обратиться в Государственную инспекцию труда или подать иск в суд о защите трудовых прав․
Нужно ли платить за выдачу новой трудовой книжки?
Выдача первой трудовой книжки (бумажной или электронной) при приёме на работу осуществляется бесплатно․ За выдачу дубликата при утрате или порче может взиматься плата за изготовление бланка, но её размер не должен превышать себестоимости бланка и определяется внутренними нормативными актами организации․
Как проверить, что моя электронная трудовая книжка действительно внесена в реестр?
Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» → раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․ Там отображаются все записи о работе, даты внесения и статус документа․
Оформление новой трудовой книжки по заявлению работника – это законное право каждого гражданина, которое позволяет выбрать удобную форму учёта трудовой деятельности: бумажную, электронную или обе одновременно․ Соблюдение установленного порядка подачи заявления, предоставления необходимых документов и взаимодействия с кадровой службой обеспечивает своевременное и корректное оформление трудовой книжки, а также защищает права работника в случае споров с работодателем․
Если у вас остались вопросы или требуется помощь в составлении заявления, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться шаблонами, размещёнными на официальных сайтах Минтруда России и Пенсионного фонда РФ․