С 1 января 2021 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК), позволяющая вести запись о трудовой деятельности в цифровом виде. Приём нового сотрудника, желающего оформить ЭТК, требует соблюдения определённого порядка, фиксирования данных в государственных реестрах и информирования работника о его правах.

Содержание статьи

1. Нормативно-правовая база
2. Подготовка к приёму: какие документы нужны
3. Пошаговый порядок действий работодателя
4. Заполнение формы ЕФС‑1 (раздел 1.1)
5. Бумажная vs электронная трудовая книжка: варианты развития событий
6. Уведомления и подтверждения
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (п. 5 ст. 2 – право работника перейти на ЭТК в любое время).
• Постановление Правительства РФ от № 2215 «Об утверждении Положения о ведении и использовании электронной трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности)».
• Инструкция по работе с порталом Госуслуги и СФР (Система Федерального Реестра).

Эти документы определяют, какие сведения обязаны фиксировать работодатели, в какой форме они передаються в СФР и какие права имеет работник.

Подготовка к приёму: какие документы нужны

Для оформления приёма на работу с ЭТК необходимо собрать у кандидата следующие сведения и документы:

• Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и данными).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (шаблон заявления, указанный в пункте 5 ст. 2 Закона 439‑ФЗ).
• Справка СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности – запись) или выписка из ЭТК, полученная через личный кабинет на портале Госуслуги.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, необходимо уточнить, хочет ли он вести её параллельно с ЭТК или полностью отказаться от бумажного варианта.

Все документы следует проверить на соответствие требованиям: подпись, дата, отсутствие исправлений.

Пошаговый порядок действий работодателя

1. Регистрация заявления работника.
   Работник подписывает заявление о переходе на ЭТК. Работодатель фиксирует его в личном деле сотрудника и делает копию для архива.
2. Запись в бумажной трудовой книжке (если она есть).
   Специалист кадрового обеспечения вносит запись о приёме на работу в традиционную трудовую книжку в соответствии с правилами 2025 года. При этом в графе «Отметка о переходе на электронную трудовую книжку» указывается, что работник отказался от бумажного варианта.
3. Подготовка формы ЕФС‑1 (раздел 1.1).
   Заполняются сведения о трудовой деятельности (ФИО, СНИЛС, дата рождения, дата приёма, должность, наименование работодателя, код ОКТМО и др.).
4. Отправка сведений в СФР.
   Через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги (или через специализированную программу «Электронный кадровый документооборот») выбирается пункт «Переслать на e‑mail» и указывается электронный адрес нового работодателя (если запись делается от имени другого работодателя) либо отправка производится напрямую в СФР.
5. Получение подтверждения от СФР.
   После загрузки формы ЕФС‑1 система выдаёт Квитанцию о приёме сведений. Сохраните её – она подтверждает факт регистрации в электронном реестре.
6. Выдача ЭТК работнику.
   Через портал Госуслуги работнику предоставляется доступ к своей электронной трудовой книжке. При необходимости работодатель может направить ссылку на электронный документ на указанный им e‑mail.
7. Заключительный акт.
   В бумажной трудовой книжке делается запись о выдаче ЭТК (дата, подпись специалиста кадрового обеспечения). При этом в графе «Выдача» указывается «Электронная трудовая книжка – выдана».

Весь процесс обычно занимает 1–3 рабочих дня, если все документы предоставлены в полном объёме;

Заполнение формы ЕФС‑1 (раздел 1.1) – «Сведения о трудовой деятельности»

Форма ЕФС‑1 является основным документом, через который сведения о приёме, переводе, увольнении и прочих кадровых событиях передаются в СФР. Ниже – пошаговая инструкция по заполнению раздела 1.1.

После заполнения формы нажмите кнопку «Отправить в СФР». Система автоматически проверит корректность данных и выдаст сообщение об ошибках, если они есть.

Бумажная vs электронная трудовая книжка: варианты развития событий

Сотрудник сохраняет обе версии

• Работодатель вносит запись в бумажную книжку (как обычно).
• Одновременно подаёт сведения в СФР и выдаёт ЭТК.
• Это удобно, если работник хочет иметь «резервную» копию на случай проблем с доступом к интернету.

Полный отказ от бумажной версии

1. Работник подписывает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
2. В бумажной книжке делается единственная запись о приёме, в которой указывается, что дальнейшее ведение будет в электронном виде.
3. Все последующие кадровые события фиксируются только в ЭТК.

Переход обратно к бумажной версии

Работник имеет право в любой момент потребовать возвращения к бумажной трудовой книжке. В этом случае:

• Работодатель оформляет заявление работника о переходе.
• В ЭТК делается закрывающая запись о прекращении её использования.
• Выдаётся новая бумажная трудовая книжка с записью о переходе.

Уведомления и подтверждения

Для полного соблюдения требований законодательства необходимо выполнить следующие уведомления:

• Работнику – письменное уведомление о том, что его трудовая книжка будет вестись в электронном виде, с указанием ссылки на портал Госуслуги и инструкций по доступу.
• Службе Федерального Реестра (СФР) – передача формы ЕФС‑1 (раздел 1.1) в течение 3 рабочих дней с даты приёма.
• Контролирующим органам – при проверке предоставляются копии заявлений, квитанций о приёме в СФР и выписки из ЭТК.

Все электронные документы (заявления, квитанции) следует сохранять в системе документооборота организации в течение не менее 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если работник полностью перешёл на ЭТК?

Нет, если работник подписал заявление об отказе от бумажной версии, работодателю достаточно вести запись в ЭТК и в бумажной книжке сделать единственную отметку о переходе.

Как проверить, что сведения о приёме действительно попали в СФР?

После отправки формы ЕФС‑1 система выдаёт Квитанцию о приёме. Её номер можно ввести в сервисе «Проверка статуса сведений о трудовой деятельности» на портале Госуслуг.

Что делать, если у работника нет доступа к Интернету?

Работодатель может помочь получить выписку из ЭТК в отделении МФЦ или в сервисном центре «Госуслуги»; После получения выписки работник может подписать заявление о переходе.

Можно ли использовать ЭТК при оформлении временного (сезонного) труда?

Да. ЭТК фиксирует любые трудовые отношения, включая сезонные, временные и проектные контракты, при условии, что трудовой договор оформлен в соответствии с ТК РФ.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение порядка оформления ЭТК?

Согласно статье 5.24 КоАП РФ, за нарушение требований к ведению трудовых книжек (в т.ч. отказ от передачи сведений в СФР) предусмотрен штраф для юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Приём на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований, правильного заполнения формы ЕФС‑1 и своевременного взаимодействия с СФР. При правильном подходе ЭТК упрощает кадровый учёт, снижает риск подделки документов и предоставляет работнику удобный доступ к своей трудовой истории в любой момент.

Следуя изложенному в статье пошаговому алгоритму, вы сможете без ошибок оформить приём нового сотрудника, обеспечить юридическую чистоту процесса и воспользоваться всеми преимуществами цифровой трудовой книжки.