Важно! С 2021 года основной формат ведения трудовых книжек в России — электронный (ЭТК). Однако работник имеет право на бумажный вариант. Работодатель обязан выполнить оформление в строгом соответствии с Приказом Минтруда № 320н и Трудовым кодексом РФ.

Подготовительный этап: что делать до приема на работу

Определите формат ведения трудовой книжки

При приеме на работу кадровик должен сразу выяснить у сотрудника, в каком формате он хочет вести свою трудовую книжку:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной, безбумажный вариант. Информация формируется в информационной системе ПФР.
• Бумажная трудовая книжка (БТК) — по письменному заявлению работника. Обратный переход с электронной на бумажную не предусмотрен.

Запросите документы у работника

Необходимо запросить у вновь принимаемого сотрудника:

1. Паспорт РФ — для проверки данных и заполнения титульного листа (если оформляется БТК).
2. Бумажную трудовую книжку (если она у него уже есть). Обязательно проверьте наличие закрывающей записи с предыдущего места работы.
3. СНИЛС — для внесения данных в ЭТК.
4. Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки (если сотрудник выбрал БТК). Образец заявления можно разработать самостоятельно.

Порядок оформления при приеме на работу

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если сотрудник выбрал ЭТК:

1. Составьте приказ о приеме на работу (форма Т-1 или своя). В приказе укажите, что трудовая книжка ведется в электронном виде.
2. Внесите запись в ЭТК через вашу кадровую информационную систему (СЭД/1С/специализированное ПО). Данные автоматически передаются в ПФР.
3. Уведомьте работника о том, что запись о приеме внесена в его ЭТК. Он может проверить ее через личный кабинет на Госуслугах или в отделении ПФР.
4. Выдайте работнику расписку или иной документ, подтверждающий факт приема и ведения ЭТК (на практике часто используют выписку из приказа).

Оформление бумажной трудовой книжки (БТК)

Если сотрудник подал заявление на БТК и у него ее не было (первичное оформление):

1. Приобретите бланк трудовой книжки. За его приобретение и оплату отвечает работодатель.
2. Зарегистрируйте бланк в журнале учета движения и хранения трудовых книжек. Укажите номер, дату выдачи, ФИО сотрудника.
3. Заполните титульный лист:
   • ФИО (полностью, согласно паспорту).
   • Дата рождения.
   • Сведения о образовании (по желанию работника).
   • Дата заполнения титульного листа — это дата приема на работу или дата выдачи книжки. Не может быть задним числом!
4. Внесите первую запись о приеме на работу на страницу 1 (после титульного листа).
5. Подпишите запись (директор/руководитель и кадровик) и заверите печатью организации.
6. Выдайте книжку работнику под расписку в журнале учета.

Особые случаи и нюансы

Сотрудник, уже имеющий бумажную книжку

Если у принимаемого сотрудника уже есть БТК с предыдущими записями:

• Не оформляйте новую книжку! Вы вносите запись о приеме в его имеющуюся книжку.
• Проверьте, что последняя запись — закрывающая (об увольнении). Если записи нет или она некорректна, это повод для уточнений у предыдущего работодателя.
• Заполняйте запись по тем же правилам, что и для новой книжки.

Работа вахтовым методом, совместительство, дистанционно

Особенности заполнения:

• Вахтовый метод: В записи указывается, что прием на работу осуществлен на условиях вахтового метода. Указывается конкретный график работы (например, «15/15»).
• Совместительство: Указывается «принят(а) на работу по совместительству». Необходимо указать основное место работы (если оно есть).
• Дистанционная работа: В записи можно указать «с режимом удаленной работы» или «в режиме дистанционного взаимодействия».

Когда оформляется вкладыш?

Вкладыш (форма Т-2) — это не часть трудовой книжки, а отдельный документ (личная карточка). Его оформление:

• Не обязательно по ТК РФ, но часто используется по внутренним правилам организации.
• Оформляется на каждого вновь принятого сотрудника, независимо от срока работы.
• Содержит более подробные данные, чем запись в книжке.

Хранение и учет трудовых книжек

Журнал учета движения и хранения

Обязательно ведите журнал учета движения и хранения трудовых книжек. В него заносите:

• Номер книжки.
• Дату выдачи сотруднику.
• ФИО сотрудника.
• Дату возврата книжки (при увольнении).
• Подпись ответственного лица и сотрудника при выдаче/приеме.

Сроки хранения

Храните журнал учета и заполненные трудовые книжки (включая неактуальные) в организации:

• 75 лет со дня увольнения работника (ст. 64 ТК РФ).
• После истечения срока уничтожайте документы по акту.

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, штраф от 5 000 до 50 000 руб.
• Для юридических лиц, от 50 000 до 70 000 руб.

Кроме того, работник может обратиться в суд с требованием об обязании работодателя правильно оформить запись или выдать дубликат.

Краткая памятка-чеклист для кадровика

1. Уточните у сотрудника желаемый формат ведения ТК (ЭТК или БТК).
2. Запросите документы: паспорт, СНИЛС, имеющуюся БТК (если есть), заявление на БТК (если нужно).
3. Составьте приказ о приеме с указанием формата ТК.
4. Для ЭТК: Внесите запись в систему, уведомите сотрудника.
5. Для БТК:
   • Приобретите и зарегистрируйте бланк в журнале учета.
   • Заполните титульный лист (дата = дата приема).
   • Внесите запись о приеме на стр. 1, подпишите, заверите печатью.
   • Выдайте книжку под расписку в журнале.
6. Для сотрудника с имеющейся БТК: Внесите запись в его книжку, проверьте закрывающую запись с прошлого места.
7. Учтите особенности для вахтовиков, совместителей, дистанционных работников.
8. Храните журнал учета и все книжки в течение 75 лет.

Соблюдение этих правил защитит и работодателя, и работника, обеспечив четкое и законное отражение трудовой деятельности.