Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. При определённых обстоятельствах к основной книжке необходимо добавить вкладыш – дополнительный лист, на котором фиксируются сведения о работе, которые не поместились на основном бланке. В этой статье подробно рассмотрим правовое регулирование, случаи применения, порядок заполнения и особенности оформления вкладыша к трудовой книжке в условиях перехода на электронные трудовые книжки.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – регулирует ведение трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает новую форму трудовой книжки (включая бланк вкладыша) с .
- Постановление Правительства РФ № 225 от (в редакции от 2020 г.) – содержит правила заполнения трудовых книжек и вкладышей.
Согласно этим документам, вкладыш оформляется только к трудовой книжке. Запись о втором и последующем вкладыше вносится на ьный лист основной трудовой книжки.
Когда требуется вкладыш?
Вкладыш необходим в следующих ситуациях:
- Отсутствие свободных строк в основной трудовой книжке для записи новой записи о приёме, переводе, увольнении или ином трудовом событии.
- Необходимость ведения параллельного учёта (например, при совмещении должностей или ведении трудовой деятельности по нескольким трудовым договорам).
- Оформление второго и последующего вкладыша – каждый новый вкладыш фиксируется как отдельный лист, а факт его наличия отмечается на ьном листе основной книжки.
- Наименование документа – «Вкладыш к трудовой книжке».
- Серия и номер вкладыша (присваиваются организацией-работодателем).
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Образование, профессия, специальность (по желанию).
- Таблица для записей о работе:
- Дата приёма.
- Наименование организации, структурное подразделение.
- Должность, профессия, специальность.
- Вид трудового договора (срочный/бессрочный).
- Основание приказа (номер и дата).
- Дата увольнения (при наличии).
- Основание увольнения (номер и дата приказа).
- Подпись работника и дата ознакомления.
- Подпись уполномоченного лица от работодателя (кадровик, руководитель) и печать организации.
- Укажите ФИО, дату рождения, образование (по желанию).
- Присвойте серии и номеру вкладыша (например, серия ВК, номер 001234).
- Дата приёма – день, месяц, год.
- Полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
- Должность (согласно штатному расписанию).
- Основание приказа – номер и дата приказа о приёме.
- При увольнении – заполняете аналогичные поля с указанием даты и основания приказа об увольнении.
- Работник отказался от ведения ЭТК и подал письменное заявление о ведении бумажной книжки.
- Организация не имеет технической возможности передавать сведения в ПФР (например, небольшие ИП без доступа к системе «Союз»).
- Трудовая деятельность ведётся за пределами РФ, где требуется бумажный документ.
- Серия: ВК, номер: 000567.
- ФИО: Иванова Анна Сергеевна.
- Дата рождения: .
- Запись о приёме:
- Организация: ООО «Ромашка».
- Должность: Менеджер по продажам.
- Основание: Приказ № 12 от .
- Запись о переводе:
- Организация: ООО «Ромашка».
- Должность: Старший менеджер.
- Основание: Приказ № 45 от .
- Запись об увольнении:
- Организация: ООО «Ромашка».
- Должность: Старший менеджер.
- Основание: Приказ № 78 от (по собственному желанию).
- Подпись работника: ___________________ (И.А. Иванова) .
- Подпись кадровика: ___________________ (Петров С.В.) .
- Печать организации.
Важно: если на ьном листе основной трудовой книжки уже есть отметка о наличии вкладыша, при оформлении следующего вкладыша необходимо сделать новую запись в том же месте (например, «Вкладыш № 2»).
Структура и содержание вкладыша
Бланк вкладыша утверждён Приказом № 320н и включает следующие реквизиты:
Все записи делаются черными чернилами, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, «г.» – год, «ул.» – улица).
Порядок оформления вкладыша
Подготовка бланка
Получите бланк вкладыша соответствующего образца (новый формат с ). Убедитесь, что на бланке есть место для указания серии и номера.
Заполнение ьной части
Внесение записей о работе
Для каждого трудового события заполняйте строку таблицы:
Подписи и заверение
После внесения последней записи работник ставит свою подпись и дату ознакомления. Кадровик (или иное уполномоченное лицо) подписывает документ, ставит печать организации и указывает свою должность.
Отметка на ьном листе основной трудовой книжки
На ьном листе основной книжки в разделе «Сведения о вкладышах» делается запись:
«Вкладыш № 1, серия ВК, номер 001234, выдан ».
При оформлении второго вкладыша запись дополняется: «Вкладыш № 2, серия ВК, номер 001235, выдан » и т.д.
Особенности оформления вкладыша при электронных трудовых книжках
С обязательному ведению подлежат электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки и вкладыши по-прежнему используются в следующих случаях:
В этих ситуациях порядок оформления вкладыша остаётся тем же, что и для бумажных книжек. Сведения из вкладыша successivamente могут быть перенесены в ЭТК работодателем при переходе на электронный формат.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка Последствия Как избежать Отсутствие серии и номера вкладыша Документ считается недействительным, трудовая книжка может быть признана недействительной. Всегда заполняйте поля серии и номера перед внесением записей. Использование сокращений, не предусмотренных нормативными актами Запись может быть истолкована неправильно, возникают сложности при подтверждении стажа. Сокращайте только общепринятые обозначения (г., ул., д., и т.д.). Отсутствие подписи работника или даты ознакомления Запись считается незавершённой, работник может оспорить её достоверность. После каждой записи работник ставит подпись и дату. Не внесение отметки о вкладыше на ьный лист основной книжки При проверке трудовой книжки инспектор может усомниться в полноте документации. После выдачи вкладыша сразу сделайте запись на ьном листе.
Практический пример заполнения вкладыша
Ситуация: Иванова Анна Сергеевна, г.р., работает в ООО «Ромашка» с по должностью менеджер по продажам. переведена на позицию старший менеджер. уволена по собственному желанию.
Заполнение вкладыша:
На ьном листе основной трудовой книжки делается запись: «Вкладыш № 1, серия ВК, номер 000567, выдан ».
Вкладыш к трудовой книжке – это необходимый элемент документооборота, позволяющий фиксировать всю трудовую деятельность работника, когда основной бланк уже заполнен. Правильное оформление вкладыша регулируется Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда, а соблюдение установленного порядка исключает риски признания документа недействительным и обеспечивает защиту прав работника при подтверждении стажа и трудового опыта.
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные вкладыши остаются актуальными в определённых ситуациях, поэтому кадровикам и руководителям следует хорошо знать их особенности заполнения и своевременно вносить отметки о наличии вкладыша на ьный лист основной книжки.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы на г.