С 2021 года в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. В рамках этого порядка переход работника на электронную трудовую книжку (ЭТК) фиксируется как отдельная запись в бумажной трудовой книжке. Ниже приведён подробный разбор всех этапов, нормативных актов, а также образец записи, который можно использовать в практике.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся история трудового стажа работника. Она доступна через портал «Кадровик‑практик» и может быть использована для выдачи выписок, подтверждения стажа и т.д.

Правовые основания перехода на ЭТК

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) – право работника на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Письмо Минтруда 14‑2/В‑150 (2026‑01‑13) – уточнённая формулировка записи перед выдачей трудовой книжки.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (2022) – образцы записей и инструкции.

Порядок оформления записи о переходе на ЭТК

1. Получение заявления от работника. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК. Важно, чтобы заявление было оформлено в соответствии с требованиями (печатная форма, подпись, дата).
2. Проверка даты перехода. Запись в трудовой книжке должна быть сделана в течение 3 дней с даты фактического перехода. Если переход произошёл в первые 5 дней работы, запись делается сразу после подведения итогов.
3. Формулировка записи. В соответствии с Письмом Минтруда 14‑2/В‑150, запись должна содержать сведения о заявлении и факте перехода.
4. Подпись и печать. Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (или кадровой службы).
5. Внесение в журнал учета трудовых книжек. В «Журнале учета трудовых книжек» фиксируется дата и номер страницы, на которой сделана запись.

Образец записи в трудовой книжке о переходе на ЭТК

Ниже приведён типовой образец, который можно скопировать и использовать в бумажной трудовой книжке. Обратите внимание, что формат может незначительно отличаться в зависимости от конкретной компании, но смысл должен оставаться неизменным.

ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ (ЭТК)

Сотрудник: Иванов Иван Иванович 
Должность: Главный бухгалтер 
Дата перехода:  

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Перевод на ЭТК произведён, сведения о трудовой деятельности сохраняются в электронном виде.

Подпись работодателя: ___________________ 
Печать организации: _____________________

Если запись делается в пределах одной страницы, она может выглядеть так:

ПЕРЕХОД НА ЭТК 
 – Иванов И.И., Главный бухгалтер – подал заявление о переходе на ЭТК. Перевод на ЭТК произведён. 
Подпись: ___________________ 
Печать: ______________________

Что делать, если запись уже существует в трудовой книжке

Иногда работник уже имеет запись о приёме на работу, но не о переходе на ЭТК. В таком случае необходимо:

• Проверить, есть ли в трудовой книжке запись о переходе. Если нет – добавить новую запись, как описано выше.
• Если запись о переходе уже есть, но она не совпадает с датой фактического перехода, оформить исправление (добавить комментарий «Исправлено» и дату).
• Обязательно обновить «Журнал учета трудовых книжек» с указанием новой страницы и даты.

Как проверить правильность записи

1. Проверьте, что дата перехода совпадает с датой фактического перехода.
2. Убедитесь, что запись содержит все обязательные элементы: ФИО, должность, дату, подпись и печать.
3. Сравните запись с образцом из Письма Минтруда 14‑2/В‑150.
4. Проверьте, что запись находится в пределах 3 дней после перехода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли оставить запись о переходе на ЭТК в будущем, если работник уже ушёл? Да, запись делается в момент перехода, но при увольнении можно дополнить записью о завершении работы.
• Нужно ли ставить печать работодателя? Да, согласно Приказу Минтруда 320н, запись должна быть заверена печатью организации.
• Что делать, если работник отказался от перехода на ЭТК? В таком случае запись не требуется, но в трудовой книжке фиксируется факт отказа.
• Можно ли использовать электронную подпись? В бумажной трудовой книжке требуется ручная подпись, но в электронном документе можно использовать электронную подпись.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке обеспечивает юридическую надёжность и упрощает проверку стажа работника. Следуйте приведённым выше инструкциям, используйте образцы и соблюдайте сроки – ваш кадровый отдел будет в порядке, а работники – довольны.

Для более подробной информации и скачивания официальных образцов можно обратиться к порталу «Кадровик‑практик» или к базе «КонсультантПлюс».