С 2021 года в России действует переходный период‚ в течение которого работник может выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. При этом законодательство допускает ведение обеих форм одновременно‚ если сотрудник изъявил желание продолжать вести документ на бумажном носителе. Ниже подробно рассмотрен порядок оформления записи о продолжении ведения бумажной трудовой книжки‚ необходимые документы и типичные ошибки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 и ст. 66.1 (право выбора формы ведения трудовой книжки).
• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Письмо Минтруда от № 14-2/ООГ-18054 – разъяснения о невозможности отмены ранее сделанного выбора в пользу электронной формы.
• ФЗ‑№ 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – требования по представлению сведений в ПФР (отчеты СЗВ‑ТД).

Когда требуется запись о продолжении ведения бумажной трудовой книжки?

Запись делается в следующих случаях:

1. Работник‚ принятый на работу после ‚ подал заявление о желании продолжать вести трудовую книжку на бумажном носителе (либо оставил предыдущее заявление от бывшего работодателя).
2. Работник‚ ранее отказавшийся от бумажной формы‚ не может отменить свой выбор (письмо Минтруда ). В этом случае запись о продолжении ведения бумажной книжки не делается.
3. При переходе с электронной на бумажную форму (если работник передумал и хочет вернуться к бумажному варианту) – запись оформляется как новая запись о приеме с указанием‚ что ведение будет осуществляться на бумажном носителе.

Порядок оформления записи

Получение заявления от работника

Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с текстом примерно такого содержания:

«Я‚ ФИО полностью‚ прошу продолжать вести мою трудовую книжку на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ и приказом Минтруда России № 320н».

Заявление подписывается и датируется. Оно хранится в личном деле сотрудника.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или в разделе «Общие сведения»‚ если трудовая книжка только что открыта). Формат записи:

Дата – Наименование организации – Должность – Примечание


Пример записи о продолжении ведения бумажной трудовой книжки:

Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя отдела кадров) и печатью организации (если она используется).

Передача сведений в ПФР
Несмотря на ведение бумажной формы‚ работодатель обязан ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника form‑отчёта СЗВ‑ТД. В отчёте указывается‚ что ведение трудовой книжки осуществляется на бумажном носителе (поле «Форма ведения трудовой книжки»).

Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Ниже представлен типовой бланк‚ который можно использовать в организации.

ЗАЯВЛЕНИЕ
о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе

Я‚ ______________________________ (ФИО полностью)‚
паспорт: серия _____ № _______‚ выдан ____________‚ код подразделения ___‚
проживающий по адресу: _____________________________________________‚
работаю в организации ______________________________ (наименование)‚
в должности ______________________________ с «___» __________ 20__ г.

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе
в соответствии со ст. 66 ТК РФ и приказом Минтруда России от № 320н.

 
Что делать‚ если работник ранее отказался от бумажной формы?
 
Согласно письму Минтруда от № 14-2/ООГ-18054‚ отказ от ведения бумажной трудовой книжки является окончательным и не может быть изменён в дальнейшем. В этом случае:
 
 
Запись о продолжении ведения бумажной книжки не вносится;
 
Трудовая книжка остаётся электронной; работник получает на руки выписку из ЭТК при необходимости;
 
Работодатель продолжает сдавать отчёты СЗВ‑ТД в электронном виде.
 
 
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
 
Нужно ли брать новое заявление у сотрудника‚ если у предыдущего работодателя он уже писал заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
 
Да. Трудовая книжка является личным документом работника‚ поэтому при приёме на новое место работы необходимо получить свежее заявление‚ подтверждающее его текущее желание вести документ на бумажном носителе.
 
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
 
Да. При наличии заявления о продолжении ведения бумажной формы работодатель ведёт бумажную ТК и одновременно передаёт сведения в ПФР через отчёты СЗВ‑ТД (электронная форма).
 
Какие последствия могут возникнуть при отсутствии записи о продолжении ведения бумажной трудовой книжки?
 
Если работник заявил о желании вести бумажную ТК‚ а запись не сделана‚ это может быть расценено как нарушение ст. 66 ТК РФ и привести к:
 
 
штрафам для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
 
требованию работника о восстановлении нарушенного права (в суде);
 
некорректным сведениям в ПФР‚ что может повлиять на назначение пенсии.
 
 
Нужно ли заверять запись печатью организации?
 
Требование о печати не является обязательным по действующему законодательству‚ однако многие организации используют печать для придания записи официального вида и облегчения последующей проверки.
 
Запись о продолжении ведения бумажной трудовой книжки оформляется на основании письменного заявления работника и вносится в трудовую книжку в соответствии с приказом Минтруда России № 320н от . Запись должна содержать дату‚ наименование организации‚ должность и пометку о продолжении ведения на бумажном носителе. При этом работодатель остаётся обязанным сдавать в ПФР отчёты СЗВ‑ТД‚ независимо от выбранной формы ведения трудовой книжки. Соблюдение указанного порядка гарантирует соблюдение прав работника и защищает организацию от возможных административных рисков.