С 1 января 2021 г. в России действует обязательное переходное правило, согласно которому работник, подавший заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (статья 66.1 Трудового кодекса РФ), должен получить от работодателя бумажную копию трудовой книжки. При этом в самой книжке фиксируется запись о подаче заявления. Ниже приведены подробные инструкции, которые помогут работодателю правильно оформить эту запись и соблюсти все требования законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, оформленные в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и размещенных в Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ). В соответствии с статьей 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если работник подал соответствующее заявление.

Кому необходимо оформить запись?

• Работник, подающий заявление о переходе трудовой книжки в электронный формат.
• Работодатель, который обязан выдать бумажную копию трудовой книжки и внести запись о подаче заявления.

Сроки и порядок выдачи бумажной копии

1. После получения заявления работника работодатель должен выдать бумажную копию трудовой книжки в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления.
2. При выдаче необходимо внести запись о подаче заявления в графу 3 трудовой книжки.

Пример записи в графе 3

Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Номер приказа/решения работодателя: № __________ от __________ 20__ г.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

1. Подготовьте заявление работника – оно должно быть подписано работником и содержать его ФИО, дату рождения, место работы и просьбу о переходе в электронный формат.
2. Проверьте наличие УКЭП – электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
3. Сформируйте приказ/решение работодателя – в котором указаны дата, номер и основание (статья 66.1 ТК РФ).
4. Внесите запись в графу 3 трудовой книжки – используйте стандартный формат, указанный выше.
5. Проверьте подпись – запись должна быть подписана уполномоченным лицом (HR‑менеджер, руководитель отдела кадров).
6. Сохраните копию – сделайте скан или фото записи для внутреннего учета.

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление о переходе в электронный формат, работодатель не обязан выдавать бумажную копию, но может по желанию работника сделать это. В этом случае запись в графе 3 не требуется.

Технические требования к электронному документу

• Документ должен быть в формате PDF‑XFA или XML, поддерживаемом ЕПГУ.
• Подпись – усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
• Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы;
• Сведения о работодателе: название организации, ИНН, КПП, адрес, подпись уполномоченного лица.

Как проверить корректность записи

1. Проверьте, что в графе 3 указана точная дата подачи заявления.
2. Убедитесь, что в графе 4 (если используется) указаны дата и номер приказа/решения.
3. Сравните запись с оригиналом заявления работника.
4. Проверьте, что подпись работодателя соответствует требованиям УКЭП.

Практический пример: шаги от работодателя

1. Получение заявления от работника (письменное, подписанное).
2. Создание приказа/решения о выдаче бумажной копии (№ 123 от ).
3. Внесение записи в графу 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
4. Подпись руководителя отдела кадров.
5. Сканирование и хранение копии в системе кадрового учета.
6. Выдача бумажной копии работнику.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от выдачи бумажной копии? – Нет, если работник подал заявление, выдача обязательна.
• Что делать, если работник не подписал заявление? – Запись в графе 3 не требуется, но можно предложить работнику подписать заявление.
• Как хранить электронные записи? – В системе ЕПГУ, а также в резервном копировании на сервере компании.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при переходе на электронный формат обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса РФ, защищает права работника и упрощает внутренний учет. Следуя приведённым шагам, работодатели могут без ошибок оформить запись, выдать бумажную копию и гарантировать юридическую чистоту кадровых документов.