Сегодня 02:58:25 () актуально уточнить порядок оформления заверенной копии трудовой книжки (ТК). Данный документ часто требуется при устройстве на новую работу, получении кредита, оформлении пенсии или при подаче заявления в государственные органы. Ниже – пошаговая инструкция, правовые основания, образцы оформления и типичные ошибки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – право работника запросить у работодателя заверенную копию ТК или выписку из неё.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документооборот. Правила оформления копий документов» – содержит обязательные реквизиты и формулировку заверения.
• Приказ Минтруда России № 123н от (в редакции 2025 г.) – порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• ФЗ «Об электронной подписи» – регулирует выдачу электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) и её заверение.

Кто может выдавать заверенную копию?

Согласно ст. 62 ТК РФ и внутренним нормативным актам организации, заверенную копию ТК может выдать:

• работник отдела кадров, уполномоченный приказом (распоряжением) руководителя на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
• бухгалтер, если в организации функции кадрового учёта возложены на бухгалтерию;
• иное лицо, expressly указанное в локальном акте как ответственное за выдачу ТК.

Когда нужна заверенная копия?

• Устройство на новую работу (особенно если требуется подтверждение стажа).
• Получение государственных услуг (пенсия, пособия, льготы).
• Оформление кредита или ипотеки.
• Судебные споры, связанные с трудовыми отношениями.
• Личный архив сотрудника.

Пошаговая процедура получения заверенной копии

1. Подготовка заявления
   Сотрудник пишет письменное заявление на имя руководителя (или уполномоченного лица) с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. В заявлении указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • должность и подразделение;
   • цель получения копии;
   • желаемый формат (бумажный или электронный СТД‑Р);
   • дата и подпись.
2. Регистрация заявления
   Заявление принимается в отделе кадров (или бухгалтерии) и регистрируется в журнале incoming documents. Срок рассмотрения – не более 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
3. Получение оригинала ТК из дела
   Уполномоченное лицо извлекает оригинал трудовой книжки из личного дела сотрудника (хранится в сейфе отдела кадров или в архиве организации).
4. Копирование
   Каждый лист оригинала (включая титульный лист и все развороты) копируется поэтапно на качественном ксероксе или сканере. Важно, чтобы копия была полностью читабельна, без затемнений и смещения.
5. Нумерация страниц
   На каждой копии проставляется сквозная нумерация (1, 2, 3 …) в правом нижнем углу.
6. Заверение копии
   На последней странице копии ставится надпись, предусмотренная ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год.

После этой строки указываются:

• должность лица, заверяющего копию (например, «Специалист по кадрам»);
• ФИО заверяющего;
• подпись с расшифровкой;
• дата заверения.

Пример оформления заверения:

Подлинник документа находится в ООО «Круиз» в деле № 45 за 2024 год.
Специалист по кадрам Иванова Анна Сергеевна
Подпись _______________ /Иванова А.С./

Особенности оформления электронной трудовой книжки (СТД‑Р)

С 2021 года в России ведётся электронный учёт трудовых книжек. Выдача заверенной копии в электронном виде возможна в двух случаях:

• Сотрудник подал заявление о выдаче электронной ТК (форма СТД‑Р) и не отказался от бумажного варианта;
• Организация использует электронный кадровый документооборот и имеет право выдавать СТД‑Р по запросу.

Электронная копия заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица. В файле должны присутствовать те же реквизиты, что и в бумажной версии: наименование организации, номер дела, год, ФИО и подпись заверяющего (в виде изображения подписи или её электронного эквивалента).

Срок действия заверенной копии

Заверенная копия трудовой книжки не имеет ограничения срока действия, если не изменялись сведения, содержащиеся в оригинале. Однако многие организации требуют, чтобы копия была выдана не позднее 30 дней с момента подачи заявления (внутренний регламент). При изменении данных в ТК (например, новая запись о приёме/увольнении) необходимо получить обновлённую копию.

Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

• Отсутствие указания места хранения оригинала – без строки «Подлинник документа находится в …» копия считается недействительной по ГОСТ.
• Неполная нумерация страниц – каждая страница должна быть пронумерована; пропуск номера ведёт к признанию копии неполной.
• Использование нечёткой копии – плохое качество сканирования/ксерокопирования делает документ непригодным для официальных целей.
• Отсутствие подписи или расшифровки – заверение без подписи уполномоченного лица не имеет юридической силы.
• Неправильное указание должности – должность должна соответствовать приказу о назначении ответственного за ведение ТК.
• Выдача копии без регистрации в журнале – нарушает внутренний контроль и может привести к спорам о факте выдачи.

Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки

[Наименование организации]
[ФИО сотрудника]
[Должность, подразделение]
[Контактный телефон]

Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (бумажный вариант) для подачи в Пенсионный фонд РФ в связи с оформлением страховой пенсии по старости.
Подпись: _______________ /Иванов Петр Иванович/

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Госуслуги» – раздел «Трудовая деятельность» → запрос выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р).
• Система «КонсультантПлюс» – актуальные редакции ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и приказов Минтруда.
• Шаблоны и образцы заверения копий ТК – доступны на сайтах кадровых агентств и в методических рекомендациях Роструда.

Получение заверенной копии трудовой книжки – процедура, регламентированная трудовым законодательством и государственными стандартами. Следуя представленной инструкции, сотрудник сможет оформить запрос, получить корректно заверенный документ и избежать типичных ошибок, которые могут привести к отказам в государственных органах или у потенциального работодателя. Помните, что ключевой элемент заверения – указание места хранения оригинала трудовой книжки в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.