Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант по‑прежнему остаётся обязательным для большинства работодателей. Чтобы оформить новую книжку или изменить порядок её ведения, работник обязан подать заявление. В статье рассмотрены:

• правовые основы;
• различия между бумажным и электронным вариантом;
• пошаговый порядок подачи заявления;
• образцы заявлений (бумажный и электронный формат);
• особенности оформления в системе 1С: «Зарплата и управление персоналом».

Правовая база

Согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, если у последнего отсутствует книжка в связи с утратой, повреждением или иной причиной.

Нормативные акты, регулирующие электронный вариант:

• Приказ Минтруда России от  № 14‑6/ООГ‑5052 (переход на электронный формат);
• Постановление Правительства РФ от  № 1645 «Об организации ведения трудовой книжки в электронном виде».

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, который выдаётся работнику на руки. Требует:

1. Физического заполнения бланка в соответствии с ТК РФ;
2. Подписи работодателя и работника в каждом пункте;
3. Хранения в надёжном месте (работник обязан хранить книжку и предъявлять её по требованию).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Ведётся в информационной системе Госуслуги и в корпоративных сервисах работодателя. Преимущества:

• Отсутствие риска утраты бумажного документа;
• Мгновенный доступ к сведениям для работника и контролирующих органов;
• Упрощённый процесс заполнения через 1С, «Электронный документооборот».

Для перехода на ЭТК работник подаёт заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки в электронном виде.

Порядок подачи заявления

Что должно быть в заявлении

Заявление должно содержать:

• Полные ФИО работника;
• Дата рождения;
• Табельный (служебный) номер (если имеется);
• Наименование организации‑работодателя;
• Точный запрос (завести новую книжку / перевести в электронный формат / выдать копию / вернуть на руки);
• Причину отсутствия (утрата, повреждение и т.п.) – если речь идёт о новой книжке;
• Подпись работника и дату.

Куда направлять заявление

Заявление подаётся в отдел кадров (HR) организации. В случае ЭТК – также может потребоваться подтверждение в личном кабинете «Госуслуги».

Сроки рассмотрения

Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трёх рабочих дней и оформить новую трудовую книжку (бумажную) либо перевести запись в электронный реестр.

Образцы заявлений

Заявление о заведении новой бумажной трудовой книжки

Заявление
 
 Я, Иванов Иван Иванович, 
 дата рождения , 
 паспорт: серия 45 01 № 1234567, выдан «» г. Москва,
 работаю в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567), 
 должность – бухгалтер.

 Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой прежнего документа (№ 12345, выдано ).

 _______________________ _______________________ (подпись работника) (дата)
 

Заявление о переводе на электронный формат

Заявление

 Я, Петрова Мария Сергеевна,
 дата рождения ,
 сотрудник ЗАО «ТехноСервис»,
 должность – инженер‑программист.

 В соответствии с приказом Минтруда РФ от № 14‑6/ООГ‑5052
 прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронную
 трудовую книжку (ЭТК) и вести их в системе «Госуслуги».

 _______________________ _______________________
 (подпись) (дата)
 

Заявление о выдаче копии трудовой книжки

Заявление

 Я, Сидоров Алексей Владимирович,
 прошу выдать мне копию трудовой книжки для предоставления в банк (цель – оформление кредита).

 Согласен(на) оплатить расходы на изготовление копии в размере 150 руб..

 _______________________ _______________________
 (подпись) (дата)
 

Оформление заявления в 1С: «Зарплата и управление персоналом»

В версии 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 предусмотрен штатный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Как им пользоваться:

1. Откройте раздел Кадры → Документы → Заявления;
2. Выберите тип заявления «Заведение трудовой книжки (бумажная/электронная)»;
3. Заполните реквизиты: ФИО, табельный номер, тип книжки, причину (если новая);
4. Сохраните документ – система автоматически сформирует печатную форму заявления;
5. Распечатайте и подпишите (для бумажного варианта) или отправьте в электронном виде через модуль «Электронный документооборот».

После подтверждения HR‑специалистом в 1С запись о трудовой книжке будет автоматически добавлена в реестр сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за новую трудовую книжку?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан оформить новую книжку бесплатно, если её отсутствие связано с утратой, повреждением или иной уважительной причиной.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?

Да. При переходе на ЭТК работник может запросить выдачу бумажного дубликата, однако в официальных записях будет учитываться только электронный вариант.

Как восстановить утерянную электронную трудовую книжку?

Необходимо подать заявление о переводе в бумажный формат, а затем заново оформить ЭТК через портал «Госуслуги» после получения подтверждения от работодателя.

Заявление о заведении трудовой книжки – обязательный документ, который регулируется Трудовым кодексом и нормативными актами о электронных трудовых книжках. Правильно оформленное заявление ускоряет процесс получения нового бланка, перевода в электронный формат или выдачи копии. Современные системы, такие как 1С, позволяют автоматизировать процесс и минимизировать бумажную работу.

Помните: чётко сформулированное заявление + подпись = быстрый результат. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться в отдел кадров или к специалисту по трудовому праву.

Дата публикации: