С 2022 года в России действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он предусматривает возможность перехода от бумажного варианта к электронной трудовой книжке (ЭТК). Для работодателя это значит, что необходимо правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке сотрудника, а также выдать ему документ, подтверждающий переход.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ, статья 66.1 – предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Постановление Правительства РФ от № 555 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказы Роструда, разъясняющие порядок внесения записи в трудовую книжку (вопросы‑ответы 2020‑2025 гг.)
Кто может инициировать переход?
Переход может быть осуществлён в любой момент по инициативе:
- Сотрудника – он подаёт письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
- Работодателя – в случае, если в организации уже внедрена система ЭТК и работник согласен.
Какие документы нужны?
Для внесения записи в бумажную трудовую книжку требуются:
- Письменное заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (с указанием даты и номера регистрации заявления).
- Согласие работодателя (при необходимости – приказ о переходе).
- Записка о выдаче бумажной трудовой книжки сотруднику (если она была выдана ранее).
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Получить заявление от работника
В заявлении обязательно указываются:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Точная формулировка желания перейти на электронный вариант;
- Дата подачи заявления и номер его регистрации в журнале заявлений.
Шаг 2. Подготовить приказ (если требуется)
Если переход осуществляется по инициативе работодателя, оформляется приказ с указанием:
- Основания перехода (заявление работника, внедрение ЭТК в организации);
- Дата перехода;
- Ответственного за ввод данных в электронную систему.
Шаг 3. Внести запись в бумажную трудовую книжку
Запись делается в графу 1–4 согласно новому Порядку (2022):
- Графа 1. Порядковый номер записи (следующий после последней записи в книжке).
- Графа 2. Дата выдачи (или дата фактического перехода) трудовой книжки. Даты могут не совпадать – в графе 2 указывается дата выдачи бумажной книжки, а в графе 3 – дата перехода.
- Графа 3. Текст записи, например:
Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. - Графа 4. Указывается заявление работника: дата, номер регистрации заявления, подпись работника.
Шаг 4. Заверить запись
Запись заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица (начальника отдела кадров или руководителя). По разъяснению Роструда, отсутствие печати не делает запись недействительной, однако наличие печати упрощает проверку контролирующими органами.
Шаг 5. Выдать работнику бумажную трудовую книжку
После внесения записи работнику выдают бумажную трудовую книжку «на руки». В ней будет отражена запись о переходе, а в электронном реестре (в системе ЭТК) будет создан соответствующий электронный вариант.
Образец записи в трудовой книжке
Графа 1. 12 Графа 2. Графа 3. Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Графа 4. Заявление работника от № 12345, подпись: ___________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли сделать запись о переходе на ЭТК за прошлый год?
Да. Если работник подал заявление позже, запись вносится в текущую дату, но в графе 2 указывается дата выдачи (или дата фактического перехода). Даты могут различаться – это допускается нормативным актом.
Можно ли оформить запись в трудовой книжке у нового работодателя?
Да. Если предыдущий работодатель не внес запись, новый работодатель имеет право сделать её, указав в графе 4 заявление работника и дату его подачи.
Что делать, если работник отказывается от ЭТК?
В этом случае запись не вносится. Работнику сохраняется бумажный вариант, а в системе ЭТК никаких данных не фиксируется.
Нужна ли отдельная печать «ЭТК»?
Нет. По разъяснению Роструда, запись считается действительной, если она выполнена в соответствии с Порядком, заверена подписью и печатью организации (общей), а не специальной печатью «ЭТК».
Сколько времени даётся на оформление записи?
Запись должна быть внесена в течение 3‑х рабочих дней с момента получения заявления работника.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи работника в графе 4. Подпись обязательна – без неё запись может быть признана недействительной.
- Неправильный порядок полей. Следуйте формату: № записи – дата выдачи – текст записи – ссылка на заявление.
- Неуказание номера заявления. Указывайте номер и дату регистрации заявления в журнале.
- Отсутствие печати. Хотя отсутствие печати не делает запись недействительной, её наличие упрощает проверку.
- Запись в старой версии трудовой книжки. Убедитесь, что книжка соответствует формату, установленному в 2022 году.
Оформление перехода на электронную трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильная запись в бумажной трудовой книжке гарантирует, что у работника не возникнет проблем при проверках со стороны государственных органов, а также обеспечивает беспрепятственный доступ к сведениям о трудовой деятельности в электронном виде.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в региональное отделение Роструда.
Дата публикации: