Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в Российской Федерации начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от ‚ внесшим изменения в Трудовой кодекс РФ‚ в частности, в статью 66․1․ С 1 января 2021 года для впервые принимаемых на работу граждан трудовые книжки в бумажном виде не оформляются, сразу заводится электронная версия․ Однако для работников‚ уже находящихся в штате до 2021 года‚ переход на ЭТК осуществляется только по их письменному заявлению․

Правовая основа перехода на электронную трудовую книжку

Согласно статье 66․1 ТК РФ‚ работодатель обязан:

формировать и передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде;
предоставлять работнику возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой до 31 декабря 2020 года;
при получении заявления от работника о переходе на ЭТК — внести соответствующую запись в его бумажную трудовую книжку․

Важно: работник имеет право в любой момент после 2021 года подать заявление о переходе на ЭТК‚ даже если ранее он выбрал сохранение бумажной книжки․ При этом возврат к бумажному варианту после перехода на электронный — запрещен законодательством․

Процедура перехода: шаг за шагом

Получение заявления от работника

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку может быть подано в произвольной форме‚ но должно содержать следующие обязательные элементы:

ФИО работника;
должность и подразделение;
номер и серия бумажной трудовой книжки (если имеется);
четкую формулировку: «Прошу перейти на ведение моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»;
дату подачи заявления;
подпись работника․

Заявление подается в двух экземплярах: один остается у работодателя‚ второй — с отметкой о принятии — выдается работнику․

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Обязательное требование! Даже после перехода на ЭТК работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку работника запись о подаче заявления․ Эта запись делается в последнюю графу — «Сведения о работе», и оформляется строго по образцу‚ утвержденному Минтрудом России․

Формулировка записи (по Письму Минтруда от № 14-2/В-150):

«Запись о приеме на работу сделана в электронной трудовой книжке в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации на основании заявления работника от [дата]․»

Запись должна быть:

сделана на русском языке;
записана вручную или с помощью печатающего устройства (не допускается использование печатных штампов);
заверена печатью организации (если она используется) и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя);
пронумерована по порядку․

Важно! Даже если работник увольняется‚ запись о переходе на ЭТК обязательно должна быть внесена в его трудовую книжку при увольнении — независимо от того‚ когда именно он подал заявление․

Передача данных в Пенсионный фонд РФ

После получения заявления работодатель в течение не позднее 1 рабочего дня должен передать сведения о переходе работника на ЭТК в Пенсионный фонд РФ через специализированный сервис — Форму ЕФС-1 (форма электронной выписки о трудовой деятельности)․

Для этого необходимо:

зарегистрироваться в системе «Личный кабинет работодателя» на сайте ПФР;
получить электронную подпись (ЭЦП);
загрузить данные работника: ФИО‚ СНИЛС‚ ИНН‚ дату подачи заявления‚ номер трудовой книжки (если есть)․

После передачи данных ПФР формирует электронную трудовую книжку и привязывает её к СНИЛС работника․ Работник может получить доступ к своим данным через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР․

Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После внесения записи о переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ Она сохраняется как документ‚ подтверждающий трудовой стаж до даты перехода на ЭТК․ Все последующие трудовые отношения будут отражаться только в электронном виде․

Работник вправе:

предъявить бумажную книжку при трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020–2021 гг․;
получить выписку из ЭТК в любой момент через ПФР или работодателя;
передать выписку из ЭТК новому работодателю при смене места работы․

Особые случаи

Ситуация 1: Работник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года

В этом случае бумажная трудовая книжка не оформляется․ Работодатель сразу заводит электронную трудовую книжку на основании документов‚ представленных работником:

паспорт;
СНИЛС;
ИНН (по желанию‚ но рекомендуется)․

Заявление о переходе на ЭТК в этом случае не требуется — оно автоматически считается поданным․

Ситуация 2: Работник сменил работодателя‚ но не подавал заявление на ЭТК

Если работник до 2021 года работал в организации‚ где сохранялась бумажная трудовая книжка‚ и сменил работодателя‚ то новый работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку‚ если работник не подал заявление о переходе на ЭТК․ Однако работник в любой момент может подать заявление и перейти на электронный учет, и новый работодатель обязан это оформить․

Ситуация 3: Работник потерял бумажную трудовую книжку

Если трудовая книжка утеряна‚ а работник подал заявление на ЭТК‚ то работодатель:

не оформляет дубликат бумажной книжки;
вносит запись о переходе на ЭТК в акт о потере (если он составлялся);
все сведения о трудовой деятельности теперь хранятся исключительно в электронном виде в ПФР․

Ответственность работодателя

Невыполнение обязанностей по переходу на ЭТК влечет административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:

за несвоевременное внесение записи в трудовую книжку, штраф до 5 000 рублей для должностного лица;
за несвоевременную передачу данных в ПФР — штраф до 50 000 рублей для организации;
за отказ в приеме заявления — штраф до 20 000 рублей․

Кроме того‚ работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение прав работника на получение сведений о трудовой деятельности․

Порядок перехода на электронную трудовую книжку в Российской Федерации