Сегодня – дата, когда в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде, однако работники, ранее выбравшие бумажную форму, могут в любой момент перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление работодателю.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (ч. 3 ст. 2) – право работника подать заявление о переходе на электронную форму;
• Статья 66.1 ТК РФ – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности;
• Постановление Правительства РФ от № 2075 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Инструкция Социального фонда России (СФР) по формированию и выдаче выписок из ЭТК.

Кто может подать заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку могут подать:

• работники, ранее получившие бумажную трудовую книжку;
• работники, которые никогда не имели трудовой книжки (первичное оформление);
• лица, желающие получить выписку из ЭТК в бумажном виде (форма СТД‑Р) или исправить неточные сведения.

Когда подавать заявление

Заявление можно подать в любой рабочий день. После получения заявления работодатель обязан:

• выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки (если требуется) не позднее трех рабочих дней;
• внести запись о переходе на электронную форму в свою кадровую систему и передать сведения в СФР через форму СЗВ‑ТД;
• обеспечить доступ работника к личному кабинету на портале Госуслуги или к мобильному приложению СФР для просмотра ЭТК.

Содержание заявления

Заявление составляется в письменной форме и должно содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации (полное название работодателя).
2. ФИО сотрудника полностью.
3. Должность и структурное подразделение.
4. Номер трудовой книжки (если она уже имеется) – указывается для сопоставления.
5. Дата подачи заявления.
6. Просьба: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид и обеспечить доступ к сведениям ЭТК через личный кабинет Госуслуг».
7. Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

При необходимости к заявлению можно приложить:

• копию пастраницы с фотографией и регистрацией;
• копию СНИЛС;
• копию текущей бумажной трудовой книжки (если она есть) – для сверки данных.

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон, соответствующий актуальному законодательству на . Вы можете скопировать текст, заменить выделенные поля своими данными и распечатать документ.

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Наименование организации: [Полное название работодателя]
ФИО сотрудника: [Фамилия Имя Отчество]
Должность: [Наименование должности]
Подразделение: [Наименование отдела/службы]
Номер трудовой книжки (если есть): [Номер]
Дата подачи: [ДД.ММ.ГГГГ]

Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид в соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ и обеспечить мне доступ к сведениям электронной трудовой книжки через личный кабинет портала Госуслуг (или мобильное приложение Социального фонда России).

Приложения:
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
Копия СНИЛС.
Копия текущей бумажной трудовой книжки (при наличии).

Подпись ___________________ /[Фамилия И.О.]/
Расшифровка подписи: ___________________

Куда подавать заявление

Заявление подается непосредственно работодателю:

• в отдел кадров или службу персонала;
• уполномоченному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (часто это специалист по кадровому учету);
• в случае удаленной работы – можно направить scanned‑копию заявления на официальный корпоративный электронный адрес отдела кадров с последующим предоставлением оригинала при личной встрече.

Сроки обработки заявления

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан:

• в течение трех рабочих дней после получения заявления выдать сотруднику выписку из ЭТК (если требуется);
• внести запись о переходе на электронную форму в внутреннюю кадровую систему не позднее следующего рабочего дня после выдачи выписки;
• передать сведения в Социальный фонд России через форму СЗВ‑ТД в рамках ежемесячной отчетности.

Что делать после одобрения заявления

1. Получите выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) либо подтверждение, что запись о переходе внесена в систему.
2. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги (если еще не зарегистрированы) и привяжите свой СНИЛС к личному кабинету.
3. Проверьте, что в личном кабинете отображаются все записи о приёмах, переводах и увольнениях.
4. При необходимости запросите бумажную выписку из ЭТК для подачи в другие учреждения (банк, посольство и т.д.).
5. Сохраните копию заявления и выписки в личном архиве (электронный и/или бумажный вариант).

Распространённые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи или даты. Без подписи заявление считается недействительным. Всегда ставьте подпись и указывайте текущую дату.
• Неполные реквизиты организации. Указывайте полное официальное название работодателя (как в учредительных документах).
• Отсутствие приложений. Если работодатель требует подтверждения личности, не забудьте приложить копию паспорта и СНИЛС.
• Отправка заявления не тому отделу. Уточните заранее, кто в вашей компании отвечает за кадровый учет (отдел кадров, служба персонала, бухгалтерия).
• Игнорирование срока выдачи выписки. Если работодатель не выдал выписку в течение трех рабочих дней, вы имеете право обратиться с письменным запросом к руководителю или в трудовую инспекцию.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуг – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www.gosuslugi.ru (вход через ЕСИА).
• Социальный фонд России – инструкция по работе с ЭТК: https://sf.ru.
• Образец заявления в формате DOCX (актуальный на ): https://example.com/zayavlenie-ETK.docx (замените на реальный источник).
• Консультационная горячая линия СФР: 8‑800‑200‑00‑00 (бесплатно по РФ).

Соблюдая представленные рекомендации, вы сможете без проблем оформить переход на электронную трудовую книжку, избежать типичных ошибок и обеспечить себе оперативный доступ к своим трудовым данным в любой момент.