Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её оформление, выдача и учёт регламентируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. В городах, где функционирует Горисполком (городской исполнительный комитет), именно этот орган обеспечивает обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним для негосударственных юридических лиц, имеющих право заключать и расторгать трудовые договоры.
Нормативная база
- Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от № 40 – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек» (в редакции, действующей на ).
- Постановления местных исполнительных и распорядительных органов, уточняющие порядок обеспечения бланками на территории конкретного города.
- Внутренние нормативные акты организаций (положения о кадровом делопроизводстве, инструкции по работе с трудовыми книжками).
Все перечисленные документы определяют:
- какие сведения вносятся в трудовую книжку;
- как оформляются титульный лист, разделы о работе, наградах и поощрениях;
- порядок выдачи дубликатов и вкладышей;
- требования к учету и хранению бланков у нанимателя.
Роль Горисполкома в обеспечении бланками трудовых книжек
Горисполком выполняет следующие функции:
- Обеспечение бланками – предоставляет организациям blank‑формы трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Контроль за соблюдением порядка выдачи – проверяет наличие необходимых документов у заявителя.
- Информирование – размещает на официальном сайте и в информационных стендах график приема заявлений, перечень требуемых документов и контактные данные ответственных лиц.
- Ведение учета выданных бланков – формирует журналы прихода и расхода blank‑форм, которые впоследствии могут быть запрошены контролирующими органами.
- Среда: 11;00–12.30 и 14.00–17.00;
- В остальные дни – по предварительной записи (при необходимости).
- наименование организации и её юридический адрес;
- ФИО и должность лица, уполномоченного получать бланки (руководитель или доверенное лицо);
- количество требуемых бланков (трудовых книжек и/или вкладышей);
- основание для получения (приказ о назначении руководителя, решение собрания учредителей, трудовой договор и т.п.).
- Копия документа, подтверждающего служебное положение руководителя (приказ о назначении, решение собрания учредителей, трудовой договор/контракт).
- Печать организации (если требуется внутренним регламентом).
- При наличии доверенности – копия доверенности на лицо, получающее бланки.
- Бланк трудовой книжки (форма ТК‑1) – один экземпляр на каждого работника, для которого планируется оформление;
- Вкладыш в трудовую книжку (форма ТК‑2) – при необходимости (например, при заполнении всех страниц основной книжки).
- ФИО работника полностью;
- Дата рождения (день, месяц, год);
- Место рождения;
- Образование (уровень, специальность, квалификация);
- Профессия, специальность (по основному месту работы);
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата выдачи книжки;
- Подпись работника и печать организации.
- Порядковый номер записи;
- Дата приёма на работу (или дата перевода, увольнения);
- Наименование организации, структурного подразделения;
- Должность, профессия, специальность;
- Вид трудового договора (срочный, бессрочный);
- Основание записи (приказ, договор и т.д.).
- Вести журнал прихода и расхода бланков трудовых книжек и вкладышей;
- Хранить бланки в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место);
- Обеспечивать конфиденциальность данных, содержащихся в бланках;
- Предоставлять бланки для проверки уполномоченным органам труда и социальной защиты по первому требованию.
- Предупреждение или штраф в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РБ (статья о нарушении трудового законодательства);
- Дисквалификацию руководителя на срок до 2 лет при повторных нарушениях;
- Возмещение ущерба работнику в случае утраты или порчи трудовой книжки по вине нанимателя.
Обеспечение бланками осуществляется через специально выделенные кабинеты (например, кабинет № 215 или № 213 в здании Горисполкома). График приема заявлений обычно выглядит так:
Порядок получения бланков трудовых книжек и вкладышей
Шаг 1. Подготовка заявления
Заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать:
Шаг 2. Сопроводительные документы
К заявлению прилагаются:
Шаг 3. Подача документов
Документы подаются лично руководителем организации или его доверенным лицом в указанный кабинет Горисполкома в часы приема; После проверки completeness пакета документов выдаётся:
При получении бланков необходимо расписаться в журнале прихода‑расхода, указав дату получения, количество полученных форм и ФИО получающего.
Шаг 4. Оплата (если предусмотрена)
В некоторых городах за бланки взимается небольшая государственная пошлина. Оплата производится через кассу нанимателя, после чего приходный ордер прилагается к комплекту документов.
Заполнение и ведение трудовых книжек
Титульный лист
На титульном листе указываются:
Раздел «Сведения о работе»
Каждая запись оформляется в соответствии с п. 59 Инструкции:
Записи делаются черной или синей пастой, без помарок и исправлений. При необходимости исправления оформляется акт согласно пункту 59 части второй Инструкции.
Вкладыш и дубликат
Если все страницы основной книжки заполнены, выдаётся вкладыш (форма ТК‑2), который продолжает нумерацию записей. При утрате или порче трудовой книжки выдаётся дубликат на основании заявления работника и справки о стаже, заверенной нанимателем.
Учет и хранение бланков у нанимателя
Наниматель обязан:
Срок хранения неиспользованных бланков – не менее 5 лет с момента последнего использования, после чего они подлежат утилизации в соответствии с внутренними нормативными актами организации.
Ответственность за нарушения порядка ведения трудовых книжек
Нарушение установленного порядка может повлечь:
Поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит кадрового делопроизводства, проверять наличие всех необходимых бланков и своевременно обновлять инструкции по их работе.
Горисполком играет ключевую роль в обеспечении организаций бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, тем самым поддерживая единообразие и законность ведения трудовых книжек на территории города. Знание нормативной базы, правил подачи заявлений и порядка заполнения документов позволяет кадровикам и руководителям избегать ошибок, минимизировать риски административной ответственности и гарантировать защиту прав работников на подтверждение их трудового стажа.
Следует помнить, что актуальная информация о часах приема, требуемых документах и контактных данных всегда доступна на официальном сайте Горисполкома вашего города или в отделе по труду и занятости местной исполнительной власти.