Трудовая книжка — основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки‚ однако бумажный вариант всё ещё используется. Ниже подробно описан порядок получения и оформления трудовых книжек‚ включая особенности для новых сотрудников и порядок оформления через Госуслуги.
Общие требования к оформлению
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ в книжке должны быть указаны:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о местах работы и сроках;
- Дата и основание выдачи;
- Подпись работника при получении.
Записи в книжке заверяются подписью ответственного лица и‚ при наличии‚ печатью организации.
Электронная vs. Бумажная форма
С 1 января 2020 года введена электронная трудовая книжка‚ хранящая информацию в базе СФР. Работники‚ принятые впервые в 2026 году‚ могут оформить её исключительно в электронном виде. Остальные имеют право выбирать любой из вариантов.
Пошаговый порядок получения
- Сбор первоначальных документов
- Паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Документы об образовании;
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
- Оформление трудового договора и приказа о приёме на работу.
- Заявление работника о выдаче сведений в электронном виде.
- Внесение записи в книжку:
- Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности;
- Запись подписывается ответственным лицом и ставится печать (если используется).
- Выдача бумажной книжки (если выбран бумажный вариант). Выдача происходит не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Подпись работника в графе 13 книги учёта движения трудовых книжек‚ где указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
- Оформление доверенности (если получает книжку доверённое лицо). В доверенности указываются дата‚ ФИО работника и номер графа в книге учёта.
Особенности для студентов и новичков без опыта
Если вы берёте в штат студента или специалиста без официального трудового опыта‚ бумажную книжку заводить не требуется. Вместо этого оформляйте:
- Трудовой договор;
- Приказ о приёме;
- Заявление о предоставлении сведений в электронном виде.
После этого в электронной базе СФР автоматически появятся сведения о трудовой деятельности‚ и при необходимости их можно будет вывести в виде выписки.
Получение через Госуслуги
С 2026 года процесс оформления электронной трудовой книжки можно выполнить полностью онлайн через портал Госуслуги.
Как получить электронную книжку
- Войдите в личный кабинет на сайте Госуслуги.
- Выберите услугу «Получение электронной трудовой книжки».
- Заполните форму‚ указав паспортные данные‚ СНИЛС и ИНН.
- Подтвердите запрос электронной подписью или кодом из СМС.
- Ожидайте подтверждения от работодателя (в случае‚ когда он уже внес сведения в СФР).
- После подтверждения вы получите уведомление о готовности электронной книжки и сможете скачать её в формате PDF.
Как запросить выписку из ЭТК
Выписку можно получить в трёх способах:
- Через личный кабинет на Госуслуги;
- В МФЦ (мультифункциональном центре);
- В ПФР (Пенсионный фонд России) — запрос через их онлайн‑службу.
Для получения выписки необходимо указать ФИО работника и период‚ за который требуется информация.
Завершение и продолжение учёта
После выдачи первой книжки её страницы заполняются по мере появления новых мест работы. Когда заканчиваются свободные страницы‚ в книжку вставляется вкладыш‚ оформленный по тому же порядку‚ что и основная книга.
В графе 13 книги учёта движения трудовых книжек фиксируется:
- Дата выдачи;
- ФИО работника;
- Номер и дата доверенности (если выдавалась доверенное лицо);
- Подпись доверенного лица.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки? — Да‚ но обычно выбирают один из вариантов. При выборе электронного формата бумажный документ не выдаётся.
- Что делать‚ если электронная книжка потеряна? — Сведения сохраняются в базе СФР‚ их можно запросить заново через Госуслуги или в ПФР.
- Какие сроки выдачи бумажной книжки? — Не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
- Нужен ли паспорт для получения электронной книжки?, Да‚ паспортные данные обязательны для идентификации работника.
Порядок получения трудовых книжек чётко регламентирован ТК РФ и включает несколько этапов: от сбора документов до внесения записей в книжку и её выдачи работнику. С 2020 года основной упор сделан на электронную форму‚ однако бумажный вариант остаётся доступным для тех‚ кто предпочитает его. Портал Госуслуги упрощает процесс оформления и получения выписок‚ делая его быстрым и доступным для всех категорий работников.