Трудовая книжка — это один из важнейших документов работника, подтверждающий его трудовой стаж, квалификацию и историю занятости. Однако с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России с 2021 года многие вопросы требуют уточнения. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях необходимо предоставлять трудовую книжку работодателю, как происходит переход на цифровой формат и что делать в случае утери документа.
Основные случаи предоставления трудовой книжки
Согласно действующему законодательству РФ, трудовая книжка (бумажная или электронная) предоставляется работодателю в следующих ситуациях:
- При приеме на работу: Новый сотрудник обязан предоставить сведения о трудовой деятельности. Если работник ранее вел бумажную книжку, он должен принести ее для внесения записи о приеме. Для тех, кто впервые трудоустраивается после 1 января 2021 года, заводится только электронная версия.
- При переходе с бумажного формата на электронный: Работники, сохранившие бумажные книжки, должны были до конца 2020 года подать заявление о выборе формата. Если выбор не сделан, работодатель обязан был перейти на ведение ЭТК.
- При увольнении: В бумажную трудовую книжку вносится запись об увольнении, после чего она возвращается работнику на руки в день увольнения; В электронном формате запись автоматически попадает в базу Социального фонда России (СФР).
- При утере или порче документа: Если бумажная трудовая потеряна, работник обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы для восстановления записей.
Электронная трудовая книжка: как это работает?
С 2021 года основным форматом стала электронная трудовая книжка. Она хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР) и содержит:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
- Информацию о местах работы, должностях, датах приема и увольнения.
- Основания для внесения записей (приказы, распоряжения).
Важно: Работодатель не имеет права требовать бумажную трудовую книжку у сотрудников, перешедших на ЭТК, за исключением случаев восстановления записей или исправления ошибок.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Утрата бумажной трудовой книжки, серьезная ситуация, требующая немедленных действий:
- Работник должен написать заявление об утере на имя последнего работодателя.
- Работодатель обязан выдать справку о периодах работы, которые можно подтвердить архивными данными.
- Для восстановления стажа могут потребоваться копии приказов, ведомостей или свидетельские показания коллег.
- На основании полученных документов заводится новая трудовая книжка с пометкой «Дубликат».
В случае ЭТК риск утери исключен: все данные хранятся в защищенной государственной системе.
Особенности для разных категорий работников
Для впервые устраивающихся на работу
Граждане, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, не получают бумажную трудовую книжку. Их стаж фиксируется исключительно в электронном виде.
Для совместителей
Совместители могут не предоставлять трудовую книжку основному работодателю. Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника.
Для госслужащих и бюджетников
Для работников государственных и муниципальных органов действуют общие правила: с 2021 года все записи ведутся в электронном формате.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Нет, с 2021 года новые записи в бумажные трудовые книжки не вносятся, за исключением случаев исправления ошибок или восстановления утерянных документов.
Как получить выписку из электронной трудовой?
Выписку можно заказать через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или через работодателя.
Что делать, если в ЭТК ошибка?
Необходимо обратиться к работодателю, который внес ошибочную запись, для ее корректировки. Если организация ликвидирована — в архив или СФР.
Переход на электронные трудовые книжки упростил учет стажа и снизил риски потери документов. Однако работникам важно знать свои права и обязанности: своевременно предоставлять данные, проверять записи и обращаться за помощью при возникновении проблем. Помните: трудовая книжка — это не просто формальность, а гарантия вашего пенсионного будущего и социальной защищенности.
Актуально на 22 мая 2026 года. Информация основана на действующем законодательстве РФ и данных Социального фонда России.