С 2021 года в России действует электронных трудовых книжек, регулируемый Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовых книжках». При приёме на работу сотрудника, который уже перешёл на электронный формат или намерен это сделать, работодатель обязан соблюсти определённый порядок действий, чтобы избежать штрафов и обеспечить корректный учёт трудовой деятельности в СФР (Социальном фонде России). Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Подготовка к приёму: проверка наличия ЭТК у кандидата

Прежде чем оформлять трудовой договор, необходимо убедиться, что кандидат действительно имеет электронную трудовую книжку или подал соответствующее заявление о переходе на неё.

• Запрос документов: паспорт, СНИЛС, а также одно из следующих:
  • выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р или СТД‑СФР);
  • заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (подписанное работником).
• Проверка в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в личном кабинете СФР: работник может самостоятельно показать выписку, а работодатель может запросить её через сервис «Электронная трудовая книжка» (ЕТК) при наличии согласия сотрудника.
• Если кандидат ещё не перешёл на ЭТК, но выражает желание: получить от него письменное заявление о переходе на электронную форму (см. п. 5 ст. 2 Закона 439‑ФЗ). После получения заявления работодатель обязан:
• сделать закрывающую запись в бумажной трудовой книжке (если она у сотрудника есть);
• выдать бумажную книжку на руки;
• передать сведения в СФР в электронном виде.

Оформление приказа о приёме на работу

После подтверждения наличия ЭТК (или заявления о переходе) оформляем стандартный кадровый документ – приказ о приёме на работу.

1. В приказе указываем:
   • ФИО сотрудника;
   • должность, структурное подразделение;
   • дата начала работы;
   • условия трудового договора (оклад, режим работы и т.д.).
2. В графе «Основание» указываем номер и дату трудового договора.
3. Если сотрудник впервые оформляется с ЭТК, в приказе делаем пометку: «Сведения о трудовой деятельности будут переданы в электронном виде в соответствии с ч. 2 ст. 66 ТК РФ».

Важно: приказ должен быть издан не позже дня выхода сотрудника на работу (или в день выхода).

Передача сведений в СФР (форма ЕФС‑1)

Согласно п. 2 ст. 11 Закона 439‑ФЗ, работодатель обязан в течение следующего рабочего дня после издания приказа о приёме на работу направить в территориальный орган СФР сведения о принятом сотруднике.

• Форма отчёта – ЕФС‑1 (подраздел 1.1 – «Сведения о приёме на работу»).
• В форме указываем:
  • СНИЛС сотрудника;
  • ФИО;
  • дата приёма;
  • реквизиты приказа (номер, дата);
  • признак «Электронная трудовая книжка» (если сотрудник уже имеет ЭТК) или «Заявление о переходе на ЭТК» (если только подано заявление).
• Передача осуществляется через:
  • личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»;
  • систему электронного документооборота (ЭДО) с СФР;
  • или на бумажном носителе (в исключительных случаях, с последующей электронной дублировкой).

После принятия сведений СФР формирует электронную трудовую книжку сотрудника (если её ещё нет) и делает запись о приёме на работу.

Выдача документов сотруднику

В зависимости от выбранного формата трудовой книжки:

• Если сотрудник уже имеет ЭТК: выдаём только копию приказа и трудовой договор. Бумажная трудовая книжка не выдаётся (если сотрудник не просит иначе).
• Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, но ещё имеет бумажную книжку:
  • делаем закрывающую запись в бумажной книжке (запись о подаче заявления);
  • выдаём книжку на руки;
  • информируем сотрудника, что с этого момента все дальнейшие сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.

Рекомендуем также выдать сотруднику инструкцию по работе с личным кабинетом СФР (как смотреть выписку, как подавать заявления о изменениях и т.д.).

Ведение внутреннего учёта ЭТК в организации

Даже если трудовые сведения хранятся в СФР, работодатель обязан вести внутренний учёт приёма, переводов и увольнений сотрудников.

• Журнал учёта электронных трудовых книжек (можно вести в Excel или специализированном кадровом модуле 1С:ЗУП).
• В журнале фиксируем:
  • дата приёма;
  • СНИЛС;
  • номер и дат приказа;
  • отметка о наличии ЭТК/заявлении о переходе;
  • дата подачи формы ЕФС‑1 в СФР;
  • примечания (например, выдано бумажное ТК, закрывающая запись и т.д.).
• При увольнении или переводе сотрудника также формируем соответствующую запись в ЕФС‑1 (подраздел 1.2 – «Сведения об увольнении», подраздел 1;3 – «Сведения о переводе») и направляем её в СФР в тот же срок – не позднее следующего рабочего дня.

Ответственность за нарушение порядка

Несвоевременная или неправильная передача сведений в СФР может повлечь:

• административный штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб.);
• штраф для должностного лица (от 5 000 до 10 000 руб.);
• возможные трудовые споры с сотрудником из‑за отсутствия подтверждения трудового стажа.

Поэтому рекомендуем назначить ответственного сотрудника (например, специалиста по кадрам или бухгалтера) за своевременную подачу форм ЕФС‑1 и контроль за наличием ЭТК у всех newly hired сотрудников.

Полезные ссылки и образцы документов (на 2026 год)

• ГАРАНТ.РУ – комментарий к ст. 66 ТК РФ о электронных трудовых книжках
• КонсультантПлюс – Федеральный закон № 439‑ФЗ
• Е‑Офис 24 – новости о порядке оформления ЭТК в 2026 году
• Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (можно скачать с портала «Госуслуги» в разделе «Трудовая деятельность»).
• Форма ЕФС‑1 (подразделы 1.1‑1.3) – актуальная версия на сайте СФР.

Приём работника с электронной трудовой книжкой требует чёткого соблюдения последовательности:

1. Проверка наличия ЭТК или получения заявления о переходе.
2. Оформление приказа о приёме на работу с указанием формата ведения трудовой книжки.
3. Передача сведений в СФР через форму ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня.
4. Выдача необходимых документов сотруднику (приказ, договор, при необходимости – бумажная ТК с закрывающей записью).
5. Ведение внутреннего учёта и контроль за своевременной подачей отчётов при переводах и увольнениях.
6. Соблюдение сроков и ответственность за нарушения.

Следуя данному алгоритму, работодатель минимизирует риски штрафов, обеспечит прозрачность кадрового учёта и создаст комфортные условия для сотрудников, предпочитающих электронный формат трудовой книжки.

Удачной работы с электронными трудовыми книжками!