Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление, хранение и выдача трудовых книжек регулируются законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации. В статье рассмотрены все основные этапы порядка работы с трудовыми книжками – от их выдачи до архивации.
Правовая база
Основные нормативные документы, регламентирующие порядок ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Федеральный закон № 112‑ФЗ «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 71н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
- Внутренние локальные нормативные акты (приказы, инструкции) организации.
Ключевые положения ТК РФ
- Трудовая книжка обязана вестись у всех работников, за исключением некоторых категорий (например, работа по совместительству, сезонные работники и др.).
- Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней оформить запись о приёме на работу.
- При прекращении трудовых отношений запись о увольнении вносится в течение трёх дней после даты увольнения.
Выдача трудовой книжки
Кому и когда выдавать
Трудовую книжку выдают:
- Новому сотруднику при приёме на работу (в течение 3 дней с даты начала работы);
- Сотруднику, получившему замену (например, в случае утери, порчи или выхода из строя);
- При переводе в другую организацию, если новая организация обязана вести трудовую книжку.
Необходимые документы
Для выдачи трудовой книжки работодатель запрашивает у сотрудника:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- Согласие на обработку персональных данных (если требуется);
- Заявление о выдаче (по форме, установленной в организации).
Процедура выдачи
Процесс выглядит следующим образом:
- Сотрудник предоставляет необходимые документы.
- HR-специалист проверяет их соответствие требованиям.
- В трудовую книжку вносятся первые записи (дата приёма, должность, наименование организации).
- Сотруднику выдаётся книжка, а в журнале учёта фиксируется факт выдачи (дата, ФИО, номер книжки).
Оформление записей в трудовой книжке
Приём на работу
Запись должна содержать:
- Дата приёма;
- Наименование организации (полное официальное название);
- Должность, разряд (если применимо);
- Сведения о трудовом договоре (номер, дата заключения);
- Подпись руководителя и печать организации.
Перевод, повышение, изменение условий труда
Каждое изменение фиксируется отдельной записью с указанием:
- Новой должности/разряда;
- Дата изменения;
- Основания (приказ, распоряжение);
- Подпись ответственного лица.
Увольнение и прекращение трудовых отношений
Запись о прекращении работы включает:
- Дата увольнения;
- Основание (по инициативе работника/работодателя, сокращение и т.д.);
- Ссылка на приказ об увольнении;
- Подпись руководителя и печать.
Хранение трудовых книжек в организации
Журнал учёта
Каждая организация обязана вести журнал учёта трудовых книжек, в котором фиксируются:
- Номер и серия книжки;
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи и возврата;
- Причина возврата (перевод, увольнение, замена и т.д.).
Место хранения
Трудовые книжки хранятся в специально отведённом помещении, отвечающем требованиям:
- Защищённость от влаги, пыли и механических повреждений;
- Ограниченный доступ (только уполномоченные лица);
- Наличие системы учёта (журнал + электронный реестр).
Сроки хранения
Согласно ФЗ «О порядке ведения и хранения трудовых книжек», организации обязаны хранить трудовые книжки в течение трёх лет после увольнения сотрудника. При необходимости (например, в случае судебных разбирательств) срок может быть продлён.
Возврат и замена трудовой книжки
Возврат при увольнении
При увольнении работник обязан вернуть трудовую книжку в течение трёх рабочих дней. При возврате проверяется:
- Отсутствие повреждений;
- Корректность всех записей;
- Подпись сотрудника о получении (в журнале).
Замена из‑за утери или порчи
Процедура замены включает:
- Подачу сотрудником заявления о замене.
- Предоставление справки из полиции (в случае утери) или акта о порче.
- Оформление новой трудовой книжки и внесение в неё всех записей из старой (копии записей сохраняются в архиве).
- В журнале фиксируется факт замены, номер старой и новой книжки.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронный формат
С 2021 года в России активно внедряется система Электронной трудовой книжки. Основные требования:
- Согласие работника на использование ЭТК;
- Регистрация в Единой государственной информационной системе «Трудовая книжка»;
- Подписание записей квалифицированной электронной подписью.
Порядок ввода записей в ЭТК
Записи вносятся через специализированный портал:
- Работодатель в системе создает карточку сотрудника.
- Вводит данные о приёме, переводе, повышении и увольнении.
- Запись подписываеться электронной подписью ответственного лица.
- Сотрудник получает уведомление и может просмотреть свою ЭТК в личном кабинете.
Преимущества ЭТК
- Уменьшение риска утери и порчи документа;
- Упрощённый доступ к истории трудовой деятельности;
- Автоматическое формирование справок и выписок.
Ошибки, которые часто допускаются
- Заполнение без подписи руководителя – запись считается недействительной.
- Отсутствие печати организации в записях.
- Запись даты увольнения позже фактической даты прекращения работы.
- Неправильный порядок записей (например, запись о переводе ставится до записи о приёме).
- Неучёт временного отсутствия (отпуск, командировка) в журнале учёта.
Эффективный порядок по трудовым книжкам обеспечивает:
- Соблюдение трудового законодательства;
- Защиту прав работников и работодателей;
- Упрощение аудиторских проверок;
- Снижение риска юридических конфликтов.
Для поддержания порядка рекомендуется:
- Регулярно проводить внутренние проверки журнала учёта и состояния книжек.
- Обучать персонал (HR, бухгалтерию, руководителей) правилам оформления записей.
- Внедрять электронные решения и интегрировать их с другими HR‑системами.
- Создавать резервные копии всех записей (скан-копии) и хранить их в архиве.
Соблюдая указанные правила и рекомендации, организация гарантирует корректное ведение трудовых книжек, а сотрудники – надёжную доказательную базу своей трудовой истории.
Автор статьи: специалист по трудовому праву. Дата публикации: 21 мая 2026 г.