В бюджетных организациях учет трудовых книжек и вкладышей в них – важная и ответственная задача. Списание трудовых книжек происходит в различных ситуациях: при увольнении работника, при повреждении бланков, при переходе на электронный документооборот. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок списания трудовых книжек в бюджетной организации, включая необходимые документы, формы и особенности учета.

Основания для списания трудовых книжек

Списание трудовых книжек может происходить по следующим основаниям:

• Увольнение работника: После увольнения работника трудовая книжка оформляется в установленном порядке и передается ему. Однако, если трудовая книжка возвращается в организацию (например, при неиспользованных отчислениях), она подлежит списанию.
• Повреждение бланков: Если бланк трудовой книжки поврежден и непригоден к дальнейшему использованию, он подлежит списанию.
• Переход на электронный документооборот: При переходе на электронные трудовые книжки старые бланки подлежат списанию.
• Испорченные бланки: Бланки, испорченные по вине ответственного исполнителя, также подлежат списанию.

Необходимые документы для списания трудовых книжек

Для списания трудовых книжек необходимо подготовить следующие документы:

• Акт на списание трудовых книжек: Это основной документ, подтверждающий факт списания.
• Первичный учетный документ: На основании акта на списание оформляется бухгалтерская справка-расчет или другой первичный документ, отражающий списание в бухгалтерском учете.
• Список списанных трудовых книжек: В списке указываются данные о каждой списанной трудовой книжке (ФИО работника, дата выдачи, номер бланка).
• Документы, подтверждающие повреждение/испорченность бланков (при необходимости): Например, фотографии поврежденных бланков.

Порядок составления акта на списание трудовых книжек

Акт на списание трудовых книжек составляется комиссией, в состав которой входят представители бухгалтерии, кадровой службы и, при необходимости, представители работников.

Структура акта:

• Наименование организации.
• Дата составления акта.
• Номер акта.
• Состав комиссии (ФИО, должности).
• Перечень списанных трудовых книжек (ФИО работника, дата выдачи, номер бланка, причина списания).
• Подписи членов комиссии.

Примерный образец акта на списание трудовых книжек:

Наименование организации: [Наименование организации]

Дата составления акта: [Дата]

Номер акта: [Номер]

Состав комиссии:

• [ФИО, должность]
• [ФИО, должность]
• [ФИО, должность]

Перечень списанных трудовых книжек:

Подписи членов комиссии:

1. [Подпись, ФИО]
2. [Подпись, ФИО]
3. [Подпись, ФИО]

Отражение списания в бухгалтерском учете

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете отражается записью по забалансовому счету. В бюджетных организациях для учета трудовых книжек используется забалансовый счет 0504816 «Трудовые книжки и вкладыши к ним».

Пример бухгалтерской проводки:

Дт 0504816 Кт 9101 ⎻ Списание трудовых книжек
Где:

• 0504816 – Забалансовый счет «Трудовые книжки и вкладыши к ним».
• 9101 – Расходы на выбытие основных средств и нематериальных активов (или другой счет расходов, в зависимости от специфики организации).

Списание испорченных бланков

Списание испорченных бланков требует особого внимания. Необходимо составить акт на списание, в котором указать причину повреждения бланка. В некоторых случаях может потребоваться подтверждение повреждения (например, фотография).

Списание трудовых книжек при переходе на электронный документооборот

При переходе на электронные трудовые книжки старые бланки подлежат списанию. Необходимо составить акт на списание, указав причину списания (переход на электронный документооборот).

Важные моменты

• В бюджетных организациях необходимо соблюдать установленный порядок учета и списания трудовых книжек.
• Акт на списание должен быть составлен комиссией и подписан всеми членами комиссии.
• Списание трудовых книжек отражается в бухгалтерском учете по забалансовому счету.
• При списании испорченных бланков необходимо указать причину повреждения.
• При переходе на электронный документооборот старые бланки подлежат списанию.

Ресурсы для получения дополнительной информации

• КонсультантПлюс: [https://www.consultant.ru/](https://www.consultant.ru/)
• Бухонлайн: [https://www.buhonline.ru/](https://www.buhonline.ru/)

Внимание! Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов, связанных со списанием трудовых книжек, рекомендуется обратиться к специалистам в области бухгалтерского учета и трудового права.