Ведение учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них является обязательным требованием законодательства РФ. Это позволяет работодателю своевременно выдавать работникам новые бланки, контролировать их движение и обеспечивать надёжность кадровой документации.
Что такое бланк трудовой книжки?
Бланк трудовой книжки – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовых отношениях работника: даты начала и окончания работы, сведения о должностях, зарплате, начислениях и т.д. Внутри бланка размещаются вкладыши, которые содержат отдельные записи о конкретных событиях (переходе на другую должность, повышении, увольнении и т.п.).
Законодательная база
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении форм книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении формы приходно‑расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 173‑174) – требования к хранению и учёту трудовых книжек.
- Налоговый кодекс РФ – требования к учёту бланков для целей налогового контроля.
Книги учёта: Приходно‑расходная и Книга учёта движения
В организации ведутся два вида регистров:
- Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – фиксирует все операции по получению, выдаче, списанию и уничтожению бланков и вкладышей. В ней указываются серия, номер, дата операции, основания и сведения о работнике.
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – содержит сведения о каждом бланке, принятым от работника при приёме на работу, а также о бланках, выдаваемых вновь. В ней фиксируються серия, номер, дата приёма, фамилия, имя, отчество работника.
Для индивидуальных предпринимателей, у которых нет работников, ведение этих книг не требуется.
Формы и шаблоны
В официальных документах предусмотрены два шаблона:
- Приходно‑расходная книга (Приложение N 2) – форма в формате MS‑Excel. В ней есть поля: дата, от кого получено/кому отпущено, основание, серия, номер, комментарий.
- Книга учёта движения (Приложение N 3) – форма в формате MS‑Word. В ней есть поля: дата приёма, фамилия, имя, отчество, серия, номер, комментарий.
Скачать готовые шаблоны можно на официальных ресурсах: nalog‑nalog.ru и ConsultantPlus.
Как вести учёт: пошаговое руководство
- Приём бланка от работника – при приёме на работу работник передаёт бланк. Записываем дату приёма, фамилию, серию и номер в Книгу учёта движения.
- Выдача бланка работнику – при выдаче нового бланка (например, при смене места работы) фиксируем операцию в Приходно‑расходной книге с указанием основания (переход на другую должность, увольнение и т.п.).
- Списание бланка – при обнаружении порчи, хищения, недостачи или по решению о списании (уничтожении) оформляем акт о списании и отражаем его в Приходно‑расходной книге.
- Контроль и проверка – периодически сверяем данные в обеих книгах, проверяем наличие всех бланков и вкладышей, а также наличие записей о работе.
- Хранение – бланки и вкладыши хранятся в надёжном месте (например, в архиве компании) в течение 10 лет после окончания трудовых отношений.
Пример заполнения (схема)
| № | Дата операции | Серия | Номер | Работник | Основание | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | АА | 123456 | Иванов Иван Иванович | Приём на работу | — | |
| 2 | АА | 123456 | Иванов Иван Иванович | Выдача нового бланка | Смена должности | |
| 3 | АА | 123456 | Иванов Иван Иванович | Списание | Порча |
Ответственность и контроль
- Ответственность за ведение учёта лежит на бухгалтере и ответственном за кадровую документацию сотруднике.
- Налоговый контроль может запросить копии обеих книг, поэтому они должны быть актуальными и достоверными.
- При обнаружении несоответствий в учёте необходимо провести внутреннюю проверку и внести корректировки.
Часто задаваемые вопросы
- Могу ли я вести учёт в электронном виде? – Да, в 1С:Бухгалтерия 8 предусмотрены модули «Учёт бланков трудовой книжки» и «Учёт движения трудовых книжек». Однако при этом необходимо сохранять бумажные копии.
- Что делать, если бланк потерян? – Оформляем акт о списании, указываем причину (потеря) и отражаем в приходно‑расходной книге. При необходимости выдается новый бланк.
- Нужно ли хранить бланки после увольнения работника? – Да, бланки сохраняются в течение 10 лет после окончания трудовых отношений.
Правильный учёт бланков трудовых книжек и вкладышей в них обеспечивает законность кадровой документации, упрощает контроль со стороны налоговых и трудовых инспекций, а также защищает интересы как работодателя, так и работника. Ведение двух обязательных книг – приходно‑расходной и книги учёта движения – позволяет системно фиксировать все операции, своевременно выявлять и устранять ошибки, а также гарантировать надёжность хранения документов.
Не забывайте обновлять шаблоны и соблюдать сроки хранения, чтобы избежать штрафов и санкций со стороны государственных органов.