В процессе трудовой деятельности нередко возникает ситуация, когда разделы трудовой книжки, предназначенные для сведений о работе или награждениях, заканчиваются. В этом случае работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. Согласно законодательству, работодатель взимает с работника плату за выдаваемый бланк, размер которой равен расходам на приобретение этих бланков. На практике наиболее удобным способом возмещения стоимости вкладыша является удержание нужной суммы из зарплаты сотрудника. Однако для этого требуется соблюдение важной юридической процедуры — получение письменного согласия работника.
Правовые основы удержания
Согласно пункту 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша к ней работодатель вправе взимать плату, равную размеру расходов на их приобретение.
Однако Трудовой кодекс РФ (ч. 1 ст. 137) строго регламентирует вопросы удержаний из заработной платы. Удержание может быть произведено только в случаях, установленных федеральными законами. Стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша не относиться к законным удержаниям по инициативе работодателя (как, например, возмещение неотработанного аванса или возвращение подотчетных сумм).
Поэтому, как подчеркивает Роструд в Письме от N ТЗ/5985-6-1, оформить взимание платы за выдачу бланка возможно, но только при наличии добровольного волеизъявления работника. Если заявления от работника нет, работодатель не имеет права по собственной инициативе вычитать стоимость вкладыша из его зарплаты.
В каких случаях плата не взимается?
Из общего правила есть исключения. Работодатель не имеет права удерживать стоимость бланка, если:
- Произошла массовая утрата трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и т.д.);
- Бланк был испорчен по вине работодателя (например, при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша сотрудником кадровой службы).
Если же первоначальный вкладыш был испорчен по вине самого работника (например, он внес самостоятельные записи или испортил бланк до его заполнения работодателем), стоимость нового бланка удерживается с сотрудника на общих основаниях.
Нужно ли применять кассовый аппарат (ККТ)?
Многие бухгалтеры задаются вопросом: нужно ли пробивать кассовый чек при удержании стоимости вкладыша из зарплаты? Специалисты разъясняют: возмещение работниками расходов организации на приобретение бланков трудовых книжек (а также расходов на мобильную связь и т.п.) не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ. Следовательно, применение контрольно-кассовой техники при удержании стоимости вкладыша по заявлению работника не требуется.
Как правильно составить заявление
Законодательство не устанавливает унифицированной формы для такого заявления, поэтому оно составляется в произвольной форме. Главное, чтобы в документе четко прослеживалось добровольное согласие сотрудника на удержание.
Что обязательно должно быть указано в заявлении:
- Шапка: Должность руководителя организации, наименование компании, ФИО руководителя, а также должность и ФИО сотрудника, подающего заявление.
- Название документа: «Заявление об удержании из заработной платы стоимости бланка вкладыша в трудовую книжку».
- Суть просьбы: Непосредственная просьба работника о списании (удержании) стоимости вкладыша из его заработной платы. Альтернативно в заявлении может быть указано, что вкладыш будет оплачен работником наличным или безналичным расчетом (например, переводом на расчетный счет организации).
- Сумма удержания: Точная стоимость выданного бланка вкладыша (в рублях и копейках).
- Основание: Упоминание о том, что вкладыш выдан на работу (можно указать серию и номер выданного вкладыша).
- Дата и подпись работника.
Пример (образец) заполнения заявления:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу удержать из моей заработной платы за [указать месяц, например: май 2026 года] стоимость бланка вкладыша в трудовую книжку (серия ХХ, номер ХХХХХХ) в размере 250 (двести пятьдесят) рублей в связи с его выдачей мне в связи с заполнением разделов трудовой книжки.
Подпись: _____________ / Петров П.П./
Порядок оформления
Для правильного документооборота необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Выявление необходимости: Кадровый работник обнаруживает, что в трудовой книжке закончилось свободное место.
- Оформление вкладыша: Вкладыш заполняется и вшивается в трудовую книжку сотрудника. Работнику выдается документ на руки (под роспись в книге учета движения трудовых книжек).
- Получение заявления: Работник пишет заявление на удержание стоимости бланка из его зарплаты (или на внесение оплаты наличными/безналичным переводом).
- Издание приказа (опционально): На основании заявления может быть издан приказ об удержании, однако ТК РФ прямо не требует издания приказа для данного вида удержаний, достаточно самого заявления.
- Расчет: Бухгалтерия на основании переданного заявления производит удержание указанной суммы из ближайшей заработной платы сотрудника.
Удержание стоимости вкладыша в трудовую книжку из зарплаты работника, законная и удобная процедура, которая позволяет работодателю компенсировать затраты на приобретение бланков строгой отчетности. Самое главное правило, о котором должен помнить каждый работодатель: без письменного заявления работника производить удержание категорически запрещено. Соблюдение этого требования защитит организацию от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции и претензий со стороны сотрудников. Актуальные пустые формы заявлений в форматах Word и PDF, а также примеры их заполнения на 2026 год можно без труда найти и скачать на профильных бухгалтерских порталах (например, «Моё дело», «КонсультантПлюс» и др.).