С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России с 2021 года порядок увольнения и выдачи документов претерпел изменения. Многие работодатели и сотрудники до сих пор имеют вопросы: что вручать при увольнении, если трудовая книжка электронная? Нужно ли печатать что-то на бумаге? Давайте разберем все нюансы по порядку.

Ключевой принцип: что являеться основным документом?

Согласно законодательству РФ (статья 62.1 Трудового кодекса), основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, является электронная трудовая книжка. Она ведется в единой государственной системе, Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД), оператором которой является Социальный фонд России (СФР).

Таким образом, при увольнении работодатель обязан внести сведения об увольнении в ЭТК (в ЕГИС ТД). Это его главная обязанность.

Что выдает работодатель при увольнении?

Ответ зависит от двух факторов:

1. Имеет ли сотрудник электронную или бумажную трудовую книжку.
2. Написано ли заявление об отказе от бумажного носителя.

Если у сотрудника есть ЭТК (стандартная ситуация с 2021 года)

При увольнении работодатель:

• Вносит запись об увольнении в ЕГИС ТД (в электронную трудовую книжку). Это делается в обязательном порядке.
• Выдает работнику на руки документ, подтверждающий факт увольнения и содержащий все необходимые сведения. Им является трудовая книжка (или выписка из нее) на бумажном носителе.

Важно! Эта бумажная версия — не дубликат, а выписка из электронной трудовой книжки. Она оформляется по форме, установленной Приказом Минтруда России. На ней ставится подпись должностного лица и печать организации (если она предусмотрена уставом).

Если у сотрудника до сих пор бумажная трудовая книжка

Это возможно, если:

• Сотрудник был принят на работу до и не передал свою бумажную книжку работодателю для перевода в электронный вид.
• Сотрудник написал заявление об отказе от ведения ЭТК и продолжает пользоваться бумажным документом.

В этом случае действует классический порядок:

• Работодатель вносит запись об увольнении в бумажную трудовую книжку (заполняет соответствующую графу, ставит подпись, дату и печать).
• Бумажную книжку (или выписку из нее, если книжка остается у работодателя) выдает сотруднику в день увольнения.

Ситуация двойного ведения (параллельное использование)

Закон допускает одновременное ведение электронной и бумажной трудовых книжек только если работник не написал заявление об отказе от бумажного носителя. На практике это выглядит так:

• Работодатель вносит запись в ЕГИС ТД (ЭТК).
• Одновременно он делает аналогичную запись в бумажную трудовую книжку (если она есть у сотрудника).
• При увольнении выдается бумажная трудовая книжка (или выписка) с последней записью.

Важно: Если сотрудник передал бумажную книжку работодателю для ведения, то при увольнении он должен получить ее обратно с внесенной записью об увольнении.

Пошаговая инструкция для работодателя при увольнении

1. Определите тип трудовой книжки сотрудника.

   Проверьте, есть ли у него ЭТК в ЕГИС ТД или он пользуется бумажным документом. Запросите заявление об отказе (если оно было).

2. Внесите запись об увольнении.

   • Для ЭТК: Сформируйте и отправьте сведения об увольнении (причина, дата, номер приказа) в СФР через личный кабинет работодателя или с помощью программного обеспечения (например, 1С:ЗУП).
   • Для бумажной книжки: Заполните соответствующую графу (обычно «Увольнение») в бумажном документе, указав дату, причину увольнения (статья ТК РФ), подпись руководителя и печать организации.

3. Подготовьте документ для выдачи.

   • Если ведется ЭТК — подготовьте выписку из электронной трудовой книжки на бумаге (по форме).
   • Если ведется бумажная книжка — подготовьте саму трудовую книжку с внесенной записью.

4. Выдайте документ в день увольнения.

   При увольнении (в последний день работы) сотруднику должна быть вручена подготовленная трудовая книжка (бумажная или выписка из ЭТК) вместе с другими документами (свидетельство о пенсионном страховании, расчетный листок и т.д.).

5. Оформите акт о выдаче.

   Рекомендуется составить акт о выдаче трудовой книжки (или выписки) под расписку сотрудника. Это защитит работодателя от возможных претензий.

Что такое «выписка из электронной трудовой книжки»?

Это официальный документ на бумажном носителе, который содержит всю информацию из ЭТК на момент его формирования. Он имеет юридическую силу равную электронной версии. Форма выписки утверждена приказом Минтруда. На ней обязательно должны быть:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Сведения о работодателе.
• Полная история трудовой деятельности (приемы, увольнения, переводы) с указанием оснований.
• Дата формирования выписки.
• Подпись ответственного лица и печать организации.
• Отметка о том, что выписка выдана на основании сведений ЕГИС ТД.

Частые ошибки и риски

• Невыдача документа. Самый грубый нарушение. Если у сотрудника есть бумажная книжка или он потребовал выписку из ЭТК, невыдача в день увольнения влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) и возможные судебные иски о восстановлении на работе или взыскании компенсации.
• Задержка внесения записи в ЕГИС ТД. Сведения об увольнении должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения. Задержка нарушает права работника на получение услуг СФР.
• Неправильное указание причины увольнения. В запись (и в приказ) должно быть внесено точное основание из ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — истечение срока трудового договора). Неточности могут привести к признанию увольнения незаконным.
• Путаница с заявлениями об отказе. Если сотрудник написал заявление об отказе от ЭТК, вы обязаны вести для него бумажную книжку, даже если сами отправляете данные в СФР. Отказ должен быть оформлен письменно и храниться в личном деле.

Краткий итог в виде таблицы

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель должен выполнить два ключевых действия: оперативно передать сведения об увольнении в СФР и вручить работнику документ, подтверждающий трудовую деятельность, выписку из ЭТК на бумаге. Несоблюдение этих требований является нарушением трудового законодательства. Всегда уточняйте у сотрудника, какой вариант документа он предпочитает получить, и фиксируйте выдачу распиской.