Трудовая книжка — один из ключевых документов, фиксирующих трудтельную деятельность сотрудника. С 1 сентября 2021 г. в России действует новый порядок её ведения, хранения и выдачи, а также обязательный переход на электронный формат. В статье собраны все актуальные нормы, требования и практические рекомендации, которые помогут избежать ошибок и соблюсти законодательство.

Нормативно‑правовая база

Все правила вытекают из следующих документов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1);
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Изменения, внесённые Постановлением Правительства РФ от 19 мая 2008 г. № 373;
• Рекомендации Минтруда России о переходе на электронный трудовой документ.

Все перечисленные акты действуют на текущий момент (2026 г.) и являются обязательными для исполнения.

Ключевые даты

1. 16 апреля 2003 г. – вступление в силу Постановления № 225.
2. 1 сентября 2021 г. – переход на новый порядок ведения и хранения.
3. 1 января 2023 г. – обязательность новых бланков и вкладышей.
4. 1 января 2026 г. – полный переход на электронный трудовой документ для новых сотрудников.

Порядок ведения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (Постановление № 225).

Формы и бланки

• С 1 января 2023 г. используются только новые бланки, утвержденные Приказом № 320н.
• Бланки содержат 16 обязательных полей (ФИО, место и дата рождения, сведения о образовании, сведения о трудовой деятельности и др.).
• Для сотрудников, которые не желают перехода на электронный формат, допускается ведение бумажной версии.

Заполнение полей

Заполняются в следующем порядке:

1. ФИО работника;
2. Дата рождения;
3. Сведения об образовании и квалификации;
4. Место и дата заключения трудового договора;
5. Сведения о местах работы и периодах;
6. Сведения о воинском учете, если они имеют значение;
7. Сведения о выплатах, удержаниях и др.

В каждом разделе указываются подписи работника и руководителя, а также дата внесения информации.

Электронный трудовой документ

С 1 января 2026 г. все новые сотрудники оформляются исключительно в электронном виде. Бумажный вариант сохраняется только по запросу работника.

Хранение трудовых книжек

Хранение трудовых книжек регулируется пунктом 3 Правил № 225 и уточнено в Приказе № 320н.

Кто отвечает за хранение?

В организации назначается ответственный за хранение (обычно – главный бухгалтер, HR‑директор или специалист по персоналу). Его функции включают:

• Ведение реестра трудовых книжек;
• Контроль сроков их хранения;
• Обеспечение безопасного доступа к документам;
• Оформление выписок и дубликатов при необходимости.

Где хранить?

Трудовой документ может находиться:

• В офисе компании – в специальном архиве, ограниченном доступом;
• В центральном архиве организации;
• В облачном хранилище (для электронных копий) – с соблюдением требований к защите персональных данных.

Сроки хранения

Согласно Постановлению № 225:

• Для действующих сотрудников – до прекращения трудовых отношений;
• Для бывших сотрудников – 50 лет с даты увольнения (или до достижения ими пенсионного возраста, если это позже);
• После истечения срока – документы передаются в государственный архив или уничтожаются в соответствии с установленными процедурами.

Хранение вкладышей

Вкладыши (документы, подтверждающие сведения о работе, обучении, повышении квалификации) хранятся вместе с основной книжкой и подлежат тем же срокам.

Выдача, дублирование и утрата трудовых книжек

Порядок выдачи и восстановления описан в пункте 40 Порядка, утвержденном Приказом № 320н.

Выдача при увольнении

При увольнении работник получает:

• Оригинал своей трудовой книжки;
• Копию (или электронную выписку) для личного пользования;
• Документ, подтверждающий факт увольнения;

Дубликат при потере

Если оригинал утерян, работник подает заявление о выдаче дубликата. Дубликат оформляется в том же виде, что и оригинал, и вносится в реестр как “документ‑дубликат”.

Электронная выписка

При переходе на электронный формат выдача происходит через личный кабинет сотрудника в корпоративной системе. Электронная выписка имеет юридическую силу оригинала.

Ответственность за нарушение требований

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечет административную ответственность:

• Штраф для организации – от 10 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарные взыскания для ответственного лица;
• В случае систематических нарушений – возможность приостановления деятельности организации.

Кроме того, нарушение требований к хранению персональных данных может привести к штрафу в соответствии с ФЗ 152 «О персональных данных».

Практические рекомендации для HR‑отдела

1. Обновите бланки. С 1 января 2023 г. используйте только новые формы, утвержденные Приказом № 320н.
2. Переведите новых сотрудников в электронный формат. Обеспечьте обучение работе с личным кабинетом.
3. Создайте реестр. Ведите учет всех книжек (бумажных и электронных) в электронной базе данных.
4. Назначьте ответственного. Утвердите ФИО сотрудника, который будет отвечать за хранение.
5. Обеспечьте безопасность. Храните бумажные копии в закрытом архиве, а электронные – в защищенном облаке с ограничением доступа.
6. Контролируйте сроки. Установите автоматические напоминания о сроках передачи документов в архив.
7. Проводите периодический аудит. Раз в полугодие проверяйте соответствие ведения и хранения требованиям законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли продолжать использовать старый бланк, если он уже заполнен?
  Ответ: Нет. С 1 января 2023 г. допускаются только новые бланки. Старые формы можно использовать только для уже оформленных записей, но новые записи должны вестись в новых бланках.
• Вопрос: Как быть, если сотрудник отказывается от электронного формата?
  Ответ: Сотрудник имеет право запросить бумажную форму. В этом случае он подписывает заявление, и HR оформляет его в традиционном виде.
• Вопрос: Какой срок хранения у уже вышедших на пенсию сотрудников?
  Ответ: С 2026 г. хранение продолжается до 50 лет с даты увольнения, либо до достижения пенсионного возраста, если это позже.
• Вопрос: Где хранить электронные копии?
  Ответ: В защищенном облачном сервисе, соответствующем требованиям ФЗ 152, с ограничением доступа только уполномоченным сотрудникам.

Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек 16 – обязательное условие для любой организации, где трудятся сотрудники. Понимание нормативной базы, своевременный переход на новые бланки и электронный формат, а также правильная организация хранения позволяют избежать штрафов, ускорить работу HR‑отдела и обеспечить правовую защиту как работодателя, так и работников.

Регулярные внутренние аудиты, четкое распределение ответственности и использование современных IT‑решений – ключ к эффективному управлению трудовыми документами в новых условиях.

Автор статьи: HR‑консультант, специалист по персоналу, 2026 г.