Дата актуализации:

Содержание

1. Законодательная база
2. Кто обязан хранить трудовую книжку
3. Где и как должна храниться книжка
4. Сроки хранения
5. Электронный вариант трудовой книжки
6. Передача книжки работнику
7. Ответственность за нарушение правил
8. Рекомендации работодателя
9. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек в Беларуси:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК РБ) – статья 71, 73, 74․
• Приказ Министерства труда и социальной защиты от № 34 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
• Постановление Совета Министров от № 123 «О введении электронных трудовых книжек»․

Согласно ТК РБ, трудовая книжка является официальным документом, фиксирующим трудовую историю работника․ Её ведение и хранение возлагаются на работодателя, однако законодательство не запрещает передачу полномочий по ведению книжки другому юридическому лицу (например, аутсорсинговой компании), если это оформлено надлежащим образом․

Кто обязан хранить трудовую книжку

Обязанность хранить трудовую книжку возлагается на:

• Работодателя – юридическое лицо, в котором работник официально трудоустроен․
• Организацию, уполномоченную работодателем (например, кадровое агентство), если между сторонами заключён договор о передаче полномочий․

Если в организации нет собственного отдела кадров, обязанность может быть делегирована внешнему специалисту, но передача полномочий должна быть оформлена в письменной форме и согласована с работником․

Где и как должна храниться книжка

Физический вариант

• Трудовая книжка хранится в закрытом, защищённом от влаги и механических повреждений месте (например, в шкафу кадрового отдела)․
• Доступ к книжке имеют только уполномоченные лица (кадровики, руководитель подразделения)․
• Книжка должна быть размещена в отдельном архиве, где ведётся учёт всех книжек (реестр)․

Электронный вариант

С 2022 года в РБ активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Основные требования:

• ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Электронный архив трудовых книжек»․
• Доступ к записи имеет только работодатель (через аккредитованный портал) и сам работник (через личный кабинет)․
• Все изменения фиксируются в режиме реального времени и подписываются электронной подписью․

Сроки хранения

Согласно ТК РБ и Приказу Минтруда:

1. Трудовые книжки, находящиеся в эксплуатации (т․ е․ у действующего работника), хранятся до окончания трудовых отношений и до их передачи работнику․
2. После передачи работнику книжка хранится у него․ Работодатель обязан сохранить копию (бумажную или электронную) в течение трёх лет после увольнения․
3. Если книжка была изъята в связи с ликвидацией организации, её копию необходимо сохранить в архиве не менее 5 лет от даты ликвидации․

Электронный вариант трудовой книжки

ЭТК имеет ряд преимуществ:

• Уменьшение риска потери или порчи документа․
• Упрощённый доступ к данным для проверки стажа, начисления пенсий и социальных выплат․
• Автоматическое формирование справок и выписок․

Для внедрения ЭТК необходимо:

1. Получить аккредитацию в системе «Электронный архив трудовых книжек»․
2. Обучить кадровый персонал работе с порталом․
3. Оформить согласие работников на перевод их книжек в электронный формат (письменное или через электронную подпись)․

Передача книжки работнику

При увольнении или переводе работника книжка передаётся в следующем порядке:

1. Подготовка справки о трудовой истории (выписка из книжки)․
2. Составление актa приема‑передачи трудовой книжки, подписываемого работником и представителем работодателя․
3. Если работник переходит в другую организацию, новая организация обязана в течение 5 рабочих дней оформить запись о приёме книжки․
4. Для ЭТК – подтверждение передачи осуществляется автоматически в системе, но работнику также предоставляется печатная выписка․

Важно: работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку без законных оснований․ Нарушение может привести к административной ответственности․

Ответственность за нарушение правил

За несоблюдение требований к хранению трудовых книжек предусмотрены:

• Административный штраф для юридических лиц – от 200 до 500 базовых величин (по состоянию на 2026 год одна базовая величина = 29 BYN)․
• Штраф для должностных лиц – от 100 до 300 базовых величин․
• В случае утраты книжки без надлежащего объяснения – взыскание компенсации в размере реального ущерба работнику․

Рекомендации работодателя

Чтобы избежать проблем, рекомендуется:

• Вести реестр всех трудовых книжек с указанием их текущего местонахождения․
• Регулярно проводить инвентаризацию (не реже одного раза в год)․
• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа (замки, ограниченный доступ к помещениям)․
• Переходить на электронный формат – это упрощает контроль и сокращает расходы․
• Сохранять копии всех записей (скан‑копии) в течение установленного срока․
• Подготовить шаблоны актов и справок, чтобы процесс передачи был стандартизирован․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли хранить трудовые книжки у стороннего подрядчика?

Да, но только при наличии договорённости о передаче полномочий, подписанной обеими сторонами и согласованной с работником․

Что делать, если книжка потерялась?

Необходимо:

1. Составить акт о потере и зафиксировать его в реестре․
2. Обратиться в отдел кадров с просьбой выдать выписку из электронного архива (если ЭТК уже введена)․
3. Если ЭТК нет, оформить новую книжку и занести в неё данные о предыдущей истории (при наличии подтверждающих документов)․

Обязан ли работодатель сохранять копию книжки после её передачи работнику?

Да, в течение трёх лет после увольнения необходимо хранить копию (бумажную или электронную) в архиве организации․

Можно ли использовать электронную подпись для подтверждения записей в ЭТК?

Да, электронная подпись является юридически значимым способом подтверждения записей в системе «Электронный архив трудовых книжек»․

Какой срок действия электронной трудовой книжки?

ЭТК действует бессрочно, пока работник сохраняет статус гражданина Республики Беларусь․ При изменении ФИО, даты рождения и т․п․ запись в системе корректируется по заявлению работника․

Хранение трудовых книжек в Республике Беларусь – важный элемент кадрового администрирования, регулируемый чётким законодательством․ Правильная организация процесса (в т․ч․ переход на электронный формат) позволяет снизить риски потери документов, упростить выдачу справок и избежать штрафов․ Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, любой работодатель сможет обеспечить надёжное и законное ведение трудовых книжек․

Помните: своевременное оформление, надёжное хранение и корректное передача трудовых книжек – залог доверительных отношений с персоналом и соблюдения трудового законодательства․