Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её корректное ведение регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России № 320Н от (новая форма с ) и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен пошаговый гид, включающий структуру книжки, порядок внесения записей, типичные образцы заполнения и рекомендации по работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Структура трудовой книжки (новая форма)

• ьный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность, серия и номер книжки).
• Раздел «Сведения о работе» – последовательные записи о приёме, переводах, увольнениях, периодах работы.
• Раздел «Сведения о награждениях» – информация о поощрениях, благодарностях, наградах.
• Вкладыш – используеться при заполнении всех страниц раздела «Сведения о работе».

Все записи делаются черными чернилами (или печатным способом) без исправлений. При необходимости исправления делается пометка «Исправлено доверенным лицом» с подписью и датой.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя (кадровую службу, отдел кадров или уполномоченное лицо). При переходе на электронную форму ответственность сохраняется за тем же подразделением, которое ведёт ЭТК.

Порядок внесения записей

1. Заполнение ьного листа – при приёме на работу сотрудник предоставляет документы (паспорт, диплом, трудовая книжка предыдущего места работы). Кадровый специалист вносит данные в соответствующие поля.
2. Запись о приёме на работу – делается в разделе «Сведения о работе» в порядке хронологии.
3. Записи о переводах, изменениях условий труда – оформляются аналогично приёму, но с указанием причины (перевод по инициативе работника, по инициативе работодателя, совмещение и т.д.).
4. Запись об увольнении – указывается основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение штата, выход на пенсию и др.), номер и дата приказа об увольнении.
5. Записи в разделе «Сведения о награждениях» – вносятся после получения соответствующего документа (приказ, грамота, certificate).
6. Подпись и печать – каждая запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации (если предусмотрено).

Образцы заполнения (2026 года)

Приём на работу

2026 г. января 15 г. принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑проектировщика (отдел проектирования) согласно приказу № 12‑к от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов (кадровик)
Печать: [печать организации]

Перевод на другую должность (внутренний)

2026 г. марта 01 г. переведён на должность старшего инженера‑проектировщика (отдел проектирования) согласно приказу № 27‑к от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать организации]

Увольнение по собственному желанию

2026 г. июля 20 г. уволен по собственному желанию согласно приказу № 45‑к от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать организации]

Увольнение в связи с выходом на пенсию

2026 г. декабря 05 г. уволен в связи с выходом на пенсию согласно приказу № 78‑к от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать организации]

Запись о награждении

2026 г. ноября 10 г. объявлена благодарность Ministerства труда и социальной защиты РФ за высокие показатели в выполнении проектов (приказ Минтруда № 150‑н от ).
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать организации]

Приведённые примеры иллюстрируют обязательные элементы: дата, формулировка события, номер и дата приказа, подпись ответственного лица и печать организации.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С введена возможность ведения трудовой книжки в электронном виде через портал «Госуслуги». Основные правила:

• ЭТК формируется работодателем и направляется в ПФР (Социальный фонд России) в электронном виде.
• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.
• При приёме на работу работодатель делает запись в ЭТК, распечатывая выписку при необходимости (например, для предоставления в банк).
• Все требования к содержанию записей (дата, формулировка, номер приказа) идентичны бумажной форме.
• Ответственность за достоверность сведений сохраняется за работодателем.

При переходе с бумажной на электронную форму необходимо:

1. Согласовать с сотрудником переход на ЭТК (письменное согласие).
2. Перенести все существующие записи из бумажной книжки в электронный формат (обычно делается через выгрузку в ПФР).
3. Хранить бумажную книжку в течение срока давности (50 лет) либо вернуть её сотруднику по его требованию.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера и даты приказа – всегда указывайте реквизиты документа, основывающегося на котором делается запись.
• Нечитаемый почерк или использование цветных чернил – используйте только чёрную пасту или печатный шрифт.
• Исправления без соответствующей оговорки – при ошибке аккуратно зачеркните неправильный текст, напишите правильный рядом и поставьте пометку «Исправлено доверенным лицом» с подписью и датой.
• Отсутствие печати – если в организации предусмотрено использование печати, её обязательно ставят после каждой записи.
• Смешивание разделов – записи о работе помещаются только в раздел «Сведения о работе»; награждения – в отдельный раздел.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Минтруда России – актуальные нормативные акты, формы и инструкции.
• Портал Госуслуг – личный кабинет для работы с ЭТК.
• Система закупок – образцы бланков трудовой книжки и вкладыша (можно скачать бесплатно).
• КонсультантПлюс – комментарии к ст. 66 ТК РФ и практические рекомендации.

Правильное заполнение трудовой книжки – залог законности кадрового документооборота и защиты прав работника. Следуя установленным порядкам, используя актуальные формы (бумажные или электронные) и избегая типичных ошибок, организация обеспечивает прозрачность трудовой деятельности своих сотрудников. Надеемся, представленные образцы и рекомендации помогут вам вести трудовые книжки безупречно в 2026 году и далее.