Учет трудовых книжек – один из ключевых элементов кадрового документооборота любой организации. Правильное ведение книги учета позволяет контролировать движение бумажных и электронных трудовых книжек, предотвращать их утрату и избежать штрафов со стороны контролирующих органов. В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, актуальные формы, порядок заполнения, нововведения 2024‑2026 гг., а также практические рекомендации для работодателей.

Нормативно‑правовая база

Ведение книги учета трудовых книжек регулируется двумя основными нормативными актами:

1. Постановление Правительства РФ № 225 от  г. – устанавливает общие правила ведения кадровой документации, в т.ч. требований к журналам и книгам учета.
2. Постановление Минтруда РФ № 69 от  г. – детализирует порядок учёта, хранения и выдачи трудовых книжек работодателями.

С 2024 года в действие вступили дополнительные положения Трудового кодекса (ч. 3 ст. 50 ТК‑2024), которые регулируют использование индивидуального лицевого счёта (ИЛС) в системе государственного социального страхования для подтверждения трудовой истории при оформлении дубликатов.

Формы и образцы

На текущий момент в организации могут использоваться следующие формы:

• Книга учёта движения трудовых книжек (бумажный журнал). Оформляется в соответствии с образцом, размещённым на платформе «Альфа‑Курс».
• Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. С 2025 года её форма утратила юридическую силу, однако многие организации продолжают вести её в качестве вспомогательного инструмента.
• Электронный реестр – обязательный для организаций, использующих электронные трудовые книжки (ЭТК). Требования к структуре реестра определены приказом Минтруда № 320н.

Все формы должны быть:

• Пронумерованы последовательно;
• Прошнурованы (для бумажных журналов);
• Заверены подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при её наличии).

Порядок ведения книги учёта трудовых книжек

Основные реквизиты записи

Кто отвечает за ведение?

Согласно приказу Минтруда № 320н, в организации обязанно быть назначено лицо, ответственное за:

• Ведение книги учёта;
• Хранение бумажных трудовых книжек и их вкладышей;
• Контроль за выдачей и возвратом ТК;
• Обеспечение доступа к реестру для проверяющих органов.

В приказе о назначении ответственного необходимо указать его полномочия (право подписи, доступ к архиву, возможность принимать решения о выдаче дубликатов).

Хранение и архивирование

Трудовые книжки и их вкладыши хранятся в отдельном, закрытом помещении, обеспеченном:

• Ограниченным доступом (только уполномоченные лица);
• Защищённым от влаги и прямого солнечного света;
• Системой учёта (бумажной или электронной) с возможностью быстрого поиска.

По истечении срока хранения (5 лет после увольнения) документы могут быть переданы в архив организации в соответствии с ФЗ «Об архивном деле».

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2023 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. Основные особенности:

• Все записи вносятся в единую государственную информационную систему «Электронная трудовая книжка».
• Работодатель обязан вести электронный реестр движения ЭТК, который синхронизируется с центральным реестром.
• При оформлении дубликата бумажной ТК сведения о трудовой деятельности за период с подтверждаются данными из ИЛС застрахованного лица.

Для организаций, где у всех сотрудников уже есть ЭТК, книга учёта сохраняет роль «контрольного журнала» – фиксирует даты выдачи доступа к системе, а также случаи временного изъятия электронного доступа (например, при увольнении).

Дубликаты и вкладыши

С 2024 года порядок оформления дубликатов изменился:

1. Работодатель проверяет наличие записи о трудовой деятельности в ИЛС.
2. Если информация подтверждается, дубликат выдаётся без необходимости повторного заполнения всех записей.
3. В книгу учёта вносятся данные о выдаче дубликата (серия, номер, дата).

Вкладыши (страницы, в которые вносятся записи о стажировках, командировках и т.п.) оформляются аналогично основной ТК и также фиксируются в журнале.

Ответственность за нарушения

Отсутствие или неправильное ведение книги учёта трудовых книжек влечёт за собой административные штрафы:

• Для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 2.9 КоАП РФ, пункт «Отсутствие журнала учёта трудовых книжек»).
• Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 15 000 рублей.
• Ответственность может быть возложена на руководителя организации или на лицо, назначенное ответственным за учёт.

Кроме штрафов, инспектор может потребовать немедленного приведения учёта в соответствие с нормативами, что влечёт дополнительные затраты времени и ресурсов.

Практические рекомендации работодателям

1. Назначьте ответственного в письменной форме, укажите его полномочия в приказе.
2. Обеспечьте печатные формы книги учета и приходно‑расходной книги, подпишите и прошнуруйте их.
3. Если используется ЭТК – внедрите электронный реестр и настройте автоматическую синхронизацию с госуслугами.
4. Регулярно проводите внутренний аудит (раз в квартал) – проверяйте соответствие записей в журнале фактическому наличию ТК.
5. Обучайте персонал, отвечающий за кадровый документооборот, правилам заполнения и хранения.
6. Сохраняйте копии всех приказов о приёме, увольнении и выдаче дубликатов – они могут понадобиться при проверке.
7. В случае утери ТК – сразу оформляйте дубликат, фиксируя факт в журнале и подтверждая данные через ИЛС.

Учет трудовых книжек – обязательный процесс, который обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает интересы как работников, так и работодателей. Соблюдение требований Постановления Правительства РФ № 225, Постановления Минтруда РФ № 69 и новых положений ТК‑2024 позволяет избежать штрафов, упростить проверку инспекций и обеспечить надёжный контроль над движением как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Помните: правильный учёт – это не только формальность, но и важный элемент корпоративного управления персоналом.