С 1 января 2020 г․ в России введён институт электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, однако каждый работник имеет право выбрать форму ведения: электронную или традиционную бумажную․ Что происходит, если работник не подал заявление о выборе формы?
Правовая база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ (вводит электронную трудовую книжку)․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек» (п․ 10 Правил)․
- Инструкция Минтруда России от № 69 (п․ 3․1)․
- Статья 66․1 Трудового кодекса РФ – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронной форме․
Согласно этим нормативным актам, до 31 декабря 2020 г․ каждый работник обязан подать работодателю письменное заявление о желании вести трудовую книжку в бумажном или электронном виде․ После этой даты закон допускает «позднее» заявление, если у работника объективно не было возможности сделать его ранее․
Что считается «заявлением»?
Заявление – это письменный документ, подписанный работником, в котором он указывает:
- Выбор формы ведения трудовой книжки (бумажный или электронный вариант);
- Контактные данные (адрес электронной почты, ИНН, СНИЛС и др․ для ЭТК);
- Подтверждение согласия (или отказа) от передачи данных в электронный реестр․
Заявление может быть подано в любой момент, однако в случае отсутствия заявления работодатель обязан действовать в соответствии с «положением по умолчанию», которое закреплено в законодательстве․
Последствия отсутствия заявления
По умолчанию – продолжение ведения бумажной трудовой книжки
Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде․ Это положение подтверждается пунктом 4 ст․ 2 Федерального закона № 439‑ФЗ․
Сохранение права на выбор в дальнейшем
Работник сохраняет право изменить форму ведения в любой момент, подав новое заявление․ При этом работодатель обязан выполнить переход в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления․
Возможные риски для работодателя
- Если работодатель без оснований переводит запись в ЭТК, а работник не дал согласия, это может рассматриваться как нарушение прав работника․
- В случае проверки инспекцией труда работодатель должен предоставить доказательство наличия (или отсутствия) заявления о выборе формы․
- Неправильное оформление может привести к штрафам по статье 5․27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек)․
Как действовать работодателю, если заявление не получено
Уведомление работника
Согласно пункту 10 Правил, работодатель обязан уведомить нового сотрудника о возможности выбора формы трудовой книжки․ Уведомление может быть:
- в виде письма (бумажного или электронного);
- внутренней записки в личном деле;
- сообщения в корпоративном портале․
В уведомлении необходимо указать:
- Что работник может выбрать электронную или бумажную форму;
- Срок, в течение которого он может подать заявление (обычно 10 дней с даты уведомления);
- Последствия бездействия – продолжение ведения бумажной книжки;
Ожидание реакции
Если в течение установленного срока работник не подал заявление, работодатель фиксирует факт отсутствия заявления в личном деле и продолжает вести бумажную трудовую книжку․
Документирование действий
Для защиты от возможных претензий рекомендуется оформить следующий пакет документов:
- Копию уведомления (подписанную обеими сторонами);
- Запись в личном деле о том, что заявление не получено;
- Приказ о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (если требуется внутренними регламентами)․
Как работнику подать заявление после установленного срока
Если работник осознал, что не подал заявление, он может сделать это в любое время․ Процедура выглядит так:
- Составить письменное заявление (можно воспользоваться образцом из Гарант)․
- Подписать заявление и передать его в отдел кадров/бухгалтерию․
- Работодатель в течение 10 рабочих дней оформляет переход (если выбран электронный вариант) или подтверждает продолжение бумажного ведения․
Примеры типовых заявлений
Заявление о выборе бумажной трудовой книжки
Заявление Я, ______________________ (ФИО, должность, табельный номер), прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде;
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление Я, ______________________ (ФИО, должность, табельный номер), выбираю вести мою трудовую книжку в электронном виде․ Электронный адрес: ______________________ ИНН/СНИЛС: ______________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ЭТК после того, как уже начали вести электронную запись?
Да․ Работник в любой момент может подать заявление об отказе от электронного формата․ Работодатель обязан прекратить ведение ЭТК и вернуть бумажную трудовую книжку (если она была выдана)․
Что делать, если у работника нет электронного адреса?
Работодатель может предложить создать корпоративный e‑mail или использовать любой иной способ идентификации (например, через портал Госуслуг)․ Отсутствие адреса не является основанием для принудительного перехода․
Какие штрафы могут быть наложены на работодателя?
За нарушение порядка ведения трудовых книжек (невыдача, неверные сведения, отсутствие заявления) предусмотрены штрафы от 5 000 до 30 000 рублей в соответствии с КоАП РФ, статья 5․27․
Обязан ли работодатель хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Если работник выбрал электронный формат, бумажная книжка считается заменённой и хранится в архиве работодателя в течение 5 лет (срок хранения аналогичен сроку хранения бухгалтерской документации)․
- Отсутствие заявления о переходе на электронную трудовую книжку не считается отказом от бумажного варианта – по умолчанию сохраняется бумажный формат․
- Работодатель обязан уведомить работника о возможности выбора формы и зафиксировать отсутствие заявления․
- Работник может в любой момент подать заявление о желаемом формате; работодатель обязан выполнить переход в течение 10 рабочих дней․
- Корректное документирование процесса защищает обе стороны от претензий и возможных штрафов․
Соблюдая указанные рекомендации, вы сможете избежать юридических конфликтов и обеспечить прозрачное ведение трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством․