Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Для государственных служащих порядок её ведения регулируется как общими нормативными актами о трудовых книжках, так и специальными актами, касающимися государственной службы.

Исторический аспект

Первые нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек, появились в СССР:

• Постановление Госкомтруда СССР от 9 июля 1958 г. № 620.
• Постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 – утверждение Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
• Постановление Совмина СССР от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (с изменениями 15 августа 1990 г.).

С распадом СССР и переходом к российскому законодательству система была переоформлена, а в 2020 г. правительство РФ приняло решение о постепенном переходе к электронным трудовым книжкам.

Нормативно‑правовая база

Для государственных служащих актуальны следующие нормативные акты (по состоянию на 2026 год):

1. Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе».
2. Трудовой кодекс РФ (части, касающиеся трудовых книжек).
3. Приказ Минтруда России от 16 декабря 2020 г. № 1н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек» (включает электронный вариант).
4. Постановление Правительства РФ от 3 февраля 2020 г. № 80 – отмена обязательного применения бумажных трудовых книжек на территории РФ (за исключением отдельных категорий, в т.ч. государственных служащих, где переход к электронному формату осуществляется через систему «ЕМИАС»).
5. Региональные акты (например, Приказ Минсвязи РФ о работе с системой «Единый портал государственных услуг»).

Кто обязан вести трудовую книжку?

Трудовую книжку обязаны вести:

• Работодатели‑государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные).
• Организации, осуществляющие кадровое администрирование государственных служащих (центры кадровой политики, кадровые службы).

Кому выдается трудовая книжка?

Трудовая книжка (бумажный или электронный вариант) выдается каждому государственному служащему при поступлении на должность, если у него её ещё нет.

Основные этапы заполнения

1. Первичная запись – указание ФИО, даты рождения, гражданства, образования, даты начала работы в государственном органе.
2. Запись о приёме на работу – дата, название организации, должность, основание (приказ, распоряжение).
3. Записи о перемещениях – перевод, повышение, понижение, изменение условий труда.
4. Записи о приостановке – отпуск без сохранения зарплаты, командировка, отстранение от должности.
5. Записи о завершении трудовых отношений – увольнение, выход на пенсию, перевод в иной орган.
6. Записи о наградах и поощрениях – государственные награды, премии, особые отметки.

Электронный вариант

С 2021 года в системе ЕМИАС (Единая государственная информационная система кадрового администрирования) ведётся электронная трудовая книжка. Основные особенности:

• Запись вносится автоматически после подписания соответствующего приказа в системе.
• Сотрудник может просмотреть свою книжку через Личный кабинет на портале госуслуг.
• Подпись документа заверяется электронной подписью уполномоченного лица.
• Доступ к данным ограничен: только уполномоченные кадровики и сам сотрудник.

Особенности заполнения для государственных служащих

В отличие от частных предприятий, у государственных служащих есть ряд специфических пунктов:

• Основания назначения – указание номера и даты приказа о назначении, а также ссылки на нормативные акты (например, приказ о назначении на должность по результатам конкурса).
• Служебные командировки – фиксируются отдельными записями, если они влияют на стаж (например, командировки за границу).
• Период испытательного срока – отдельная запись с датой начала и окончания.
• Сведения о прохождении аттестаций – запись о результатах профессиональной аттестации, повышении квалификации.
• Награды государства – государственные медали, ордена, знаки отличия фиксируются в отдельном разделе.

Выдача, дубликаты и хранение

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка (бумажный вариант) выдается в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у сотрудника. При переходе на электронный формат – выдается только доступ к системе.

Дубликат

Дубликат может быть выдан в случае утраты, порчи или уничтожения оригинала. Процедура:

1. Сотрудник подаёт заявление в кадровую службу.
2. Кадровик проверяет отсутствие записей о потере в системе.
3. Оформляется приказ о выдаче дубликата и вносится запись о выдаче дубликата в электронную книжку.

Хранение

Для бумажных книг:

• Хранятся в кадровом отделе в условиях, защищающих от влаги, пыли и механических повреждений.
• Срок хранения – всё время трудовой деятельности и минимум 5 лет после увольнения.

Для электронных книг:

• Хранятся в базе данных ЕМИАС с резервным копированием на государственных серверах.
• Доступ к архиву сохраняется в течение всей трудовой жизни сотрудника и 5 лет после выхода на пенсию.

Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы

Ответственность работодателя и сотрудника

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону о государственной службе:

• Работодатель несёт административную ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек (штрафы от 5 000 до 30 000 рублей).
• В случае преднамеренного искажения сведений – уголовная ответственность (ст. 285.1 УК РФ).
• Сотрудник обязан своевременно предоставлять трудовую книжку (или её электронный эквивалент) при приёме на работу и при переводе в другой орган.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Регулярно проверяйте актуальность инструкций – в системе ЕМИАС обновляются нормативные ссылки автоматически, но бумажные формы требуют пересмотра.
2. Обучайте персонал – проводите семинары по работе с электронными трудовыми книжками.
3. Внедряйте контрольные листы – перед выдачей новой записи проверяйте наличие всех обязательных полей.
4. Обеспечьте резервное копирование – создавайте ежемесячные бэкапы базы данных ЕМИАС.
5. Контролируйте сроки выдачи дубликатов – установите максимальный срок (не более 10 рабочих дней) с момента подачи заявления.
6. Информируйте сотрудников – размещайте инструкции по самостоятельному просмотру электронной трудовой книжки на внутренних порталах.

Ведение трудовых книжек государственных служащих – важный элемент кадрового администрирования, который обеспечивает прозрачность трудовой истории, фиксирует профессиональный рост и служит основанием для начисления социального обеспечения. Переход к электронному формату значительно упрощает процесс, но требует строгого соблюдения требований к безопасности и квалификации кадрового персонала. Соблюдение нормативных актов, своевременное внесение записей и правильное хранение (в бумажном или электронном виде) гарантируют законность трудовых отношений и защищают интересы как государства, так и самого служащего.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.