Обновлено: 23 мая 2026 года‚ 11:15

Трудовая книжка — один из самых важных документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. С 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ что существенно изменило порядок работы с этим документом как для работодателей‚ так и для сотрудников.

Новые правила регулируются Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1)‚ а также приказами и постановлениями Правительства и Министерства труда. В этой статье мы разберем все ключевые изменения‚ порядок оформления‚ заполнения‚ хранения и выдачи трудовых книжек в 2026 году.

Основные изменения в порядке работы с трудовыми книжками

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Это означает‚ что:

• Записи о трудовой деятельности вносятся в информационную систему СФР (Страховой фонд России);
• Работники могут получить доступ к своим данным через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Бумажные трудовые книжки продолжают действовать‚ но их ведение упрощено.

Новые бланки трудовых книжек

С 2023 года изменились требования к бланкам трудовых книжек:

• Печать трудовых книжек может осуществлять не только Гознак‚ но и любое предприятие‚ соответствующее установленным требованиям;
• Список изготовителей утвержден на сайте Гознака;
• Старые трудовые книжки не требуется менять на новые — они продолжают действовать;
• Введены новые формы для вкладышей и дубликатов.

Новый порядок заполнения трудовых книжек

Изменения коснулись не только формата‚ но и правил заполнения:

• Записи должны быть четкими‚ без помарок и исправлений;
• Исправления оформляются в установленном порядке с указанием причины;
• Не допускается внесение записей‚ не предусмотренных законодательством;
• При обнаружении ошибки необходимо оформить дубликат или внести исправление в установленном порядке.

Порядок работы с бумажными трудовыми книжками в 2026 году

Оформление при приеме на работу

При приеме на работу работодатель обязан:

1. Завести трудовую книжку‚ если она отсутствует у работника;
2. Внести первую запись о приеме на работу не позднее 7 дней со дня издания приказа о приеме;
3. Ознакомить работника с записью под подпись;
4. Сделать отметку в личной карточке работника (форма Т-2).

Заполнение трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• Использовать шариковую ручку темного цвета (чернила‚ гелевая ручка не допускаются);
• Записи вносятся без сокращений‚ разборчивым почерком;
• Не допускается проставление отметок‚ не предусмотренных законодательством;
• При увольнении вносится запись с указанием причины и ссылкой на статью ТК РФ;
• После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под подпись.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся:

• У работодателя — в сейфе или металлическом шкафу;
• Срок хранения — 50 лет после увольнения работника;
• Запрещается передача трудовых книжек третьим лицам;
• При ликвидации организации трудовые книжки передаются в архив.

Выдача копий трудовой книжки

Работник имеет право получить копию трудовой книжки. Для этого он должен:

1. Написать заявление на имя работодателя;
2. Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней;
3. Копия заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть);
4. Стоимость копии не может превышать стоимости изготовления.

Электронные трудовые книжки: что изменилось

Как оформить электронную трудовую книжку

Для оформления ЭТК работник должен:

• Написать заявление в свободной форме о переходе на электронный формат;
• Передать заявление работодателю;
• Работодатель направляет данные в СФР через форму ЕФС-1;
• Сведения о трудовой деятельности автоматически фиксируются в системе.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества:

• Удобство доступа — работник может получить данные в любое время через Госуслуги;
• Отсутствие риска потери — данные хранятся в электронном виде;
• Автоматическое обновление — записи вносятся оперативно;
• Сокращение бумажного документооборота.

Недостатки:

• Технические сбои — возможны проблемы с доступом к системе;
• Низкая информированность работников, не все знают‚ как пользоваться ЭТК;
• Ограниченный доступ — не у всех есть возможность пользоваться интернетом;
• Риск ошибок при переносе данных из бумажных книжек.

Проблемные ситуации с ЭТК

Наиболее частые проблемы:

• Несоответствие данных в бумажной и электронной трудовой;
• Ошибки при переносе записей;
• Невозможность получить данные при отсутствии доступа к интернету;
• Проблемы с подтверждением стажа для пенсии.

Для решения этих проблем рекомендуется:

• Регулярно сверять данные в бумажной и электронной трудовой;
• Проверять корректность внесенных записей;
• Обращаться в СФР при обнаружении ошибок;
• Своевременно информировать работников о новых правилах.

Ответственность за нарушение порядка работы с трудовыми книжками

За нарушение правил ведения‚ хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф до 50 000 рублей за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф до 200 000 рублей за нарушение порядка хранения;
• Штраф до 10 000 рублей за непредоставление копии трудовой книжки;
• Дисквалификация на срок до 3 лет за грубые нарушения;

Важно! Игнорирование новых правил может привести не только к штрафам‚ но и к судебным разбирательствам с работниками.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли менять старую трудовую книжку на новую?

Нет. Старые трудовые книжки продолжают действовать. Меняются только правила их ведения и хранения.

Можно ли оформить электронную трудовую книжку без согласия работника?

Нет. Переход на электронный формат возможен только при наличии письменного заявления работника.

Как получить сведения о трудовом стаже?

Сведения можно получить:

• У последнего работодателя в бумажном или электронном виде;
• Через личный кабинет на портале Госуслуг;
• В Пенсионном фонде РФ при оформлении пенсии.

Что делать‚ если в трудовой книжке ошибка?

При обнаружении ошибки необходимо:

1. Написать заявление об исправлении;
2. Работодатель вносит исправление с указанием причины;
3. При необходимости оформляется дубликат;
4. Работник должен быть ознакомлен с исправлением под подпись.

Рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей:

• Ознакомьтесь с новыми правилами ведения трудовых книжек;
• Обучите сотрудников кадровой службы новым требованиям;
• Регулярно сверяйте данные в бумажных и электронных трудовых;
• Своевременно информируйте работников о возможности перехода на ЭТК;
• Соблюдайте сроки выдачи копий трудовых книжек;
• Храните трудовые книжки в надлежащих условиях;
• Используйте только утвержденные бланки.

Для работников:

• Проверяйте корректность записей в трудовой книжке;
• Получайте копии при необходимости;
• Своевременно обращайтесь за исправлением ошибок;
• Получайте доступ к электронной трудовой через Госуслуги;
• Следите за изменениями в законодательстве.

Новый порядок работы с трудовыми книжками в России направлен на цифровизацию и упрощение процедур. Несмотря на переход на электронные форматы‚ бумажные трудовые книжки продолжают действовать‚ и важно соблюдать все требования законодательства.

Работодатели должны быть особенно внимательны к новым правилам‚ чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств. Работники‚ в свою очередь‚ должны следить за корректностью своих данных и своевременно обращаться за исправлением ошибок.

Следите за изменениями в законодательстве и своевременно обновляйте свои знания‚ чтобы быть в курсе всех нововведений!

Важно! Эта статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года. Рекомендуем сверяться с официальными источниками при возникновении спорных ситуаций.