Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Ведение, учёт, хранение и оформление дубликатов регулируются специальной Инструкцией, утверждённой Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь. Ниже представлена подробная инструкция, отражающая действующее законодательство, а также нововведения, внесённые в 2023‑м году.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках».
• Постановление Министерства труда и социальной защиты от 30 ноября 2023 г. № 47 «Об изменении постановления от 16 июня 2014 г. № 40», вносящее изменения в Инструкцию.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (утверждена постановлением № 40, 2014 г.; актуализирована постановлением № 47, 2023 г.).

Все требования, изложенные в настоящей статье, основаны именно на этих нормативных актах.

Основные понятия

1. Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, его квалификации, повышении квалификации, стажировках, наградах и иных событиях, влияющих на трудовые права.
2. Вкладыш – отдельный лист, используемый при заполнении всех страниц основной части книжки; вставляется в конце книжки.
3. Дубликат трудовой книжки – документ, выдаваемый в случае утраты оригинала, оформляемый в соответствии с установленным порядком.

Порядок оформления и выдачи трудовой книжки

Приём на работу

При приёме на работу наниматель обязан:

• Завести трудовую книжку (или оформить её дубликат, если у работника уже есть книжка).
• Внести запись о приёме в раздел «Трудовая деятельность» в соответствии с пунктом 45 Инструкции.
• Подписать запись, указав должность нанимателя, ФИО, дату и поставить печать организации.

Заполнение разделов

Записи в трудовую книжку делаются строго в порядке, установленном Инструкцией:

1. Трудовая деятельность (приём, перевод, увольнение).
2. Образование, профессиональная подготовка, повышение квалификации, стажировки, переподготовка.
3. Награды, государственные знаки отличия и их лишение (пункт 45, 47 Инструкции, нововведение 2024 г.).
4. Сведения о командировках, отгулах, отпусках (по необходимости).

Вставка вкладыша

Если в основной части книжки заполнены все страницы отдельных разделов, в книжку вставляется вкладыш соответствующего образца. После вставки вкладыша в него вносятся дальнейшие записи.

Хранение и учёт трудовых книжек у нанимателя

• Трудовые книжки находятся в надёжном месте, защищённом от повреждения, утраты и несанкционированного доступа.
• Наниматель ведёт реестр всех выданных и полученных трудовых книжек (в т.ч. дубликатов). Реестр оформляется в двух экземплярах.
• При увольнении работника наниматель обязан выдать ему трудовую книжку (или её дубликат) в течение 3 рабочих дней.

Порядок замены (дубликата) трудовой книжки

Причины замены

• Утрата оригинала (включая вкладыш).
• Повреждение, делающие книжку непригодной для использования.
• Смена фамилии (по желанию работника).

Процедура оформления дубликата (по постановлению № 47 от )

1. Работник обращается к последнему месту работы в течение одного года со дня увольнения.
2. Работник запрашивает у прежних нанимателей сведения о своей трудовой деятельности (даты, названия организаций, должности).
3. Наниматель проверяет полученные сведения и вносит их в дубликат в соответствии с тем же порядком, что и в оригинал.
4. Работнику выдаётся дубликат, подписанный уполномоченным лицом и заверенный печатью организации.

Сроки

Согласно Инструкции, дубликат должен быть выдан работнику в течение 10 рабочих дней после получения всех необходимых сведений.

Порядок действий при потере трудовой книжки

Если трудовая книжка (включая вкладыш) утеряна, работник имеет право:

• Обратиться к последнему месту работы в течение года со дня увольнения.
• Подать письменное заявление о выдаче дубликата.
• Получить дубликат в порядке, описанном в пункте 5.

Наниматель обязан оформить заявление, проверить отсутствие дублей в реестре и выдать дубликат в установленный срок.

Нововведения, вступившие в силу с

• Введён порядок внесения записи о лишении государственных наград Республики Беларусь (п.п. 45, 47 Инструкции); Запись делается в разделе «Награды и поощрения» с указанием названия награды, даты её присвоения и даты лишения.
• Упразднено требование издавать отдельный приказ о прекращении заполнения трудовых книжек – запись об окончании трудовой деятельности делается непосредственно в книжке.
• Уточнены требования к оформлению вкладыша: теперь он обязателен, если в основной части заполнены все страницы разделов «Образование», «Повышение квалификации», «Стажировки».

Ответственность нанимателя и работника

Наниматель

• За несоблюдение сроков и порядка внесения записей – административная ответственность (штрафы в соответствии с Трудовым кодексом).
• За предоставление недостоверных сведений в трудовой книжке – уголовная ответственность (ст. 416 УК РБ).
• За утрату или повреждение трудовой книжки, находящейся в его хранении, – возмещение убытков работнику.

Работник

• Обязан своевременно сообщать нанимателю об изменениях, влияющих на запись в книжке (смена фамилии, получение/лишение наград).
• Не имеет права вносить исправления в книжку без подписи и печати нанимателя.
• При утрате обязан в течение года обратиться к последнему месту работы за дубликатом.

Пример заполнения записи в трудовую книжку

Практические рекомендации для нанимателя

1. Создайте внутренний регламент, основанный на Инструкции, и доведите его до всех ответственных лиц.
2. Обеспечьте наличие образцов вкладышей и форм дубликатов в архиве организации.
3. Ведите электронный реестр трудовых книжек (по согласованию с инспекцией труда) для ускорения поиска сведений.
4. Проводите периодический аудит записей в трудовых книжках, чтобы своевременно исправлять ошибки.
5. Обучайте персонал отдела кадров правилам заполнения, подписи и печати записей.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек в Республике Беларусь – ключевой документ, регулирующий процесс оформления, учёта и хранения трудовых книжек. Соблюдение её требований гарантирует защиту прав работников и предотвращает юридические риски для работодателей. Важно регулярно отслеживать изменения нормативных актов (например, поправки 2023‑го и нововведения 2024‑го годов) и адаптировать внутренние процедуры организации к актуальному законодательству;

Помните: правильное ведение трудовых книжек – это не только формальное требование, но и показатель профессионализма вашего предприятия.

Источник: Постановление Минтруда и соцзащиты РБ № 40 , № 47 , Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, официальные публикации Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.