Трудовая книжка является одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на активный переход на электронный документооборот, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, а правила их ведения строго регламентированы законодательством РФ. В данной статье мы подробно разберем основные аспекты порядка ведения, заполнения и хранения трудовых книжек.
Нормативно-правовая база
Порядок ведения трудовых книжек основывается на нескольких ключевых документах:
- Трудовой кодекс РФ — основной закон, регулирующий трудовые отношения.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает общие правила ведения и хранения.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальную форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (вступил в силу с 1 сентября 2021 года).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, детальный документ, описывающий, как именно вносить записи.
Общие правила ведения трудовой книжки
Ведение трудовой книжки — это обязанность работодателя. Основные требования включают:
Оформление первой трудовой книжки
Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Согласно современным правилам, запись о приеме на работу в первую книжку может быть сделана без обязательного присутствия работника, хотя традиционно это происходит при оформлении документов.
Порядок внесения записей
Все записи в трудовую книжку должны вноситься на основании соответствующих приказов или распоряжений работодателя. Важные требования к записям:
- Записи должны быть четкими, без исправлений и помарок.
- Каждая запись должна иметь порядковый номер.
- Указывается дата издания приказа, номер приказа и его краткое содержание.
- Записи заверяются печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Особенности заполнения и внесения изменений
При ведении документа следует помнить о следующих нюансах:
- Основания для записей: Прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, предоставление отпуска по уходу за ребенком и т.д.
- Исправления: Исправления в трудовой книжке не допускаются. В случае ошибки вносится отдельная запись об исправлении ошибки со ссылкой на документ-основание.
- Вкладыши: Если все страницы трудовой книжки заполнены, работодатель обязан оформить вкладыш. Вкладыш становится неотъемлемой частью книжки и нумеруется соответствующим образом.
Хранение и учет трудовых книжек
Работодатель несет полную ответственность за сохранность документов своих сотрудников.
Основные требования к хранению:
- Трудовые книжки должны храниться в сейфах или запираемых шкафах, исключающих доступ посторонних лиц.
- Ведется Книга учета движения трудовых книжек, где фиксируется выдача и прием документов.
- При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в последний рабочий день вместе с приказом об увольнении.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России введен механизм формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ФЗ № 439 и ФЗ № 436);
Что важно знать:
- Работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки: оставить бумажную или перейти на электронную.
- Если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка прекращает свою силу и остается на хранении у работодателя.
- Сведения в электронный реестр передаются работодателем через оператора Социального фонда России (СФР).
Соблюдение порядка ведения трудовых книжек позволяет избежать трудовых споров и штрафных санкций со стороны Государственной инспекции труда. Кадровым специалистам рекомендуется руководствоваться актуальным Приказом Минтруда № 320н и внимательно следить за корректностью каждой записи, так как этот документ является главным подтверждением профессионального стажа гражданина.