Правовая основа для изменений

Основным нормативным актом является ФЗ № 439-ФЗ. Он ввел новую статью 66.1 ТК РФ, регулирующую порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности. Важно помнить, что:

• Электронная трудовая книжка ведется в государственной информационной системе «Сведения о трудовой деятельности» (ГИС СТД).
• Работник вправе выбрать способ ведения: электронный (данные в ГИС СТД) или бумажный (традиционная трудовая книжка). Выбор делается путем подачи письменного заявления.
• Работодатель обязан уведомить каждого работника об этом праве и изменениях в законодательстве.

Шаг 1: Уведомление работников и получение заявлений

Это первый и обязательный этап, который должен быть отражен в ПВТР.

• Срок уведомления: до 30 июня 2020 года (для первого этапа перехода). В последующем уведомление новичков — при приеме на работу.
• Форма уведомления: письменная (разрабатывается как приложение к ПВТР или отдельный бланк). В уведомлении должны быть четко объяснены:
  • Суть изменений (появление ЭТК).
  • Право работника на выбор.
  • Срок подачи заявления (обычно 1 месяц со дня уведомления).
  • Последствия бездействия (по умолчанию считается, что работник согласен на ведение ЭТК).
• Форма заявления: также разрабатывается как приложение к ПВТР. Должны быть предусмотрены два варианта:
  1. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
  2. Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. (Образец часто приводится в рекомендациях Минтруда).

Шаг 2: Внесение прямых изменений в текст ПВТР

В сам текст ПВТР необходимо внести поправки в разделы, касающиеся кадрового документооборота и хранения документов.

Какие именно разделы и статьи ПВТР нужно изменить:

1. Раздел, регулирующий порядок приема и увольнения работников.
   • Добавить пункт о том, что при приеме на работу работнику разъясняется его право на выбор вида трудовой книжки.
   • Указать, что факт выбора фиксируется в заявлении, которое хранится в личном деле.
   • Уточнить, что при увольнении выдается не «трудовая книжка», а «сведения о трудовой деятельности» в установленном законом порядке (электронно или на бумаге по запросу).
2. Раздел об ответственности за ведение кадровых документов.
   • Четко прописать, что ответственным за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в ГИС СТД) является конкретный сотрудник (как правило, кадровик или бухгалтер);
   • Указать его обязанности: своевременная отправка сведений в ГИС СТД, проверка корректности данных, ответы на запросы работников и контролирующих органов.
3. Раздел о хранении документов.
   • Убрать упоминание об обязательном хранении в организации бумажных трудовых книжек у всех работников. Хранить нужно только те, по которым было подано заявление о сохранении бумажного вида.
   • Добавить норму об обязательном хранении заявлений работников о выборе вида учета в их личных делах в течение всего срока трудовых отношений и еще 75 лет после увольнения (как и другие кадровые документы).
   • Прописать порядок работы с электронными сведениями: обеспечение конфиденциальности, защита учетных записей доступа в ГИС СТД.

Шаг 3: Издание приказа об изменениях в ПВТР

Все внесенные изменения в ПВТР оформляются приказом работодателя (обычно по форме, утвержденной внутри компании). В приказе необходимо:

• Сослаться на ФЗ № 439-ФЗ и изменения в ТК РФ.
• Указать, что с какой-то даты (не ранее даты вступления закона в силу) в ПВТР действуют новые положения.
• Привести полный текст измененных и дополненных пунктов ПВТР в качестве приложения к приказу.
• Назначить ответственного за ведение ЭТК (если это не было сделано ранее).
• Обязать всех сотрудников ознакомиться с новым текстом ПВТР под роспись.

Шаг 4: Согласование с представительным органом (если есть)

Если в организации есть профсоюз или иной представительный орган работников, изменения в ПВТР, затрагивающие их права, подлежат обязательному согласованию с этим органом (ст. 372 ТК РФ). Процедура согласования должна быть отражена в самом ПВТР.

Что еще нужно изменить в локальных нормативных актах (ЛНА)?

Помимо ПВТР, переход на ЭТК затрагивает и другие документы:

• Коллективный договор: В разделы, касающиеся социальных гарантий, предоставления документов при увольнении, нужно внести формулировки о «сведениях о трудовой деятельности» вместо «трудовой книжки».
• Должностные инструкции: В инструкции главного бухгалтера, специалиста по кадрам, HR-менеджера необходимо добавить обязанности по работе с ГИС СТД: формирование и отправка сведений, контроль их полноты и достоверности.
• Положение об обработке персональных данных (ПОПДн): Уточнить, что сведения о трудовой деятельности, передаваемые в ГИС СТД, являются персональными данными. Описать порядок их передачи, меры защиты.
• Формы внутренних документов: Разработать и утвердить новые формы: «Уведомление о праве выбора вида трудовой книжки», «Заявление о выборе вида учета сведений о трудовой деятельности», «Отказ от получения сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе» и т.д.

Краткий чек-лист действий для работодателя

1. Подготовьте проект изменений в ПВТР. Сфокусируйтесь на разделах: прием/увольнение, хранение документов, ответственность.
2. Разработайте и утвердите формы: уведомление и два варианта заявления.
3. Проведите уведомление всех действующих работников в письменной форме и соберите их заявления.
4. Издайте приказ об изменениях в ПВТР и о назначении ответственного за ЭТК.
5. Ознакомьте весь персонал с новым текстом ПВТР под подпись.
6. Согласуйте изменения с представительным органом работников (при его наличии).
7. Обновите другие ЛНА (коллективный договор, должностные инструкции, ПОПДн).
8. Обеспечьте ответственного доступом к ГИС СТД и проведите для него обучение.

Внесение изменений в ПВТР в связи с электронными трудовыми книжками — это не формальность, а необходимость для правового оформления нового порядка работы с кадровыми данными. Грамотно доработанный ПВТР минимизирует риски споров с работниками, ошибок при увольнении и претензий трудовой инспекции. Ключевое — четко прописать процедуру выбора, порядок уведомления и обязанности ответственного лица. Помните, что даже если все сотрудники выбрали бумажный вариант, сам факт наличия процедуры выбора и уведомления должен быть отражен в вашем ПВТР.

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики 2020-2026 гг. Рекомендуется при внесении изменений консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве, с учетом актуальных редакций нормативных актов.